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Excel會計實用操作匯總,看完秒變會計達(dá)人!

來源:東奧會計在線責(zé)編:2017-01-03 14:12:12

  東奧會計在線高級會計師頻道提供:Excel會計實用操作匯總,看完秒變會計達(dá)人!。


  會計工作中離不開excel電子表格軟件,它不僅具有數(shù)據(jù)輸入、輸出、顯示、分類、統(tǒng)計、查詢等數(shù)據(jù)處理的基本功能,還具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能與程序執(zhí)行自動化功能,為會計人員的工作提供了許多便利。

  數(shù)據(jù)透視表是Excel眾多重要功能中非常實用的一項高級數(shù)據(jù)處理功能,可以說是Excel的精髓之一。下面詳解在數(shù)據(jù)透視表中的計算方法。


  一、多種匯總方式--有11種匯總方式

  1.透視表中我們可以對字段進(jìn)行多種匯總方式?比如:求和、計數(shù)、平均值、最大值、最小值乘積、數(shù)值計數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)偏差、總體標(biāo)準(zhǔn)方差、方差、總體方差。

  具體操作如下:

  選中相關(guān)字段名--單擊右鍵--“字段設(shè)置”--“數(shù)據(jù)透視表字段”對話框--“匯總方式”下拉列表選某種匯總方式》確定。

  2.要對同一字段使用N種匯總方式,需要將此字段拖動N次到數(shù)據(jù)區(qū)(即同一字段可以多次使用)。再將此字段拖動到列字段。并選擇不同的匯總方式即可。

  3.如何更改數(shù)據(jù)透視表默認(rèn)的匯總方式:

  a.手動:右鍵一個個更改;

  b.如數(shù)據(jù)透視表因為空格的原因而對數(shù)字使用計數(shù)匯總方式,則需將數(shù)據(jù)源中的空格填充為0;

  如果“數(shù)據(jù)透視表字段”中的匯總方式還不能滿足要求,則需要使用自定義顯示方式來選擇更多的計算方式。


  二、自定義顯示方式--有9種顯示方式

  在數(shù)據(jù)透視表內(nèi)有9種顯示方式。它們是:普通、差異、百分比、差異百分比、按某一字段匯總、占同行數(shù)據(jù)總和的百分比、占同列數(shù)據(jù)總和的百分比、占總和的百分比、指數(shù)

  a.普通:數(shù)據(jù)區(qū)域字段按默認(rèn)的方式計算;

  b.差異:數(shù)據(jù)區(qū)域字段與指定的基本字段和基本項的差值;

  c.百分比:數(shù)據(jù)區(qū)域顯示為基本字段和基本項的百分比;

  d.差異百分比:數(shù)據(jù)區(qū)域字段顯示為與基本字段性的差異百分比;

  e.按某一字段匯總:數(shù)據(jù)區(qū)域字段顯示為基本字段項的匯總。利用插入字段排名,公式=1,字段選項—數(shù)值顯示方式—按某一字段匯總—按員工姓名,可達(dá)到排名效果。也可以利用此字段,顯示會計帳簿的余額欄

  f.占同行數(shù)據(jù)總和的百分比:數(shù)據(jù)區(qū)域字段顯示為每個數(shù)據(jù)項占該行所有項總和的百分比;

  g.占同列數(shù)據(jù)總和的百分比:數(shù)據(jù)區(qū)域字段顯示為每個數(shù)據(jù)項占該列所有項總和的百分比;

  h.占總和的百分比:數(shù)據(jù)區(qū)域字段顯示為每個數(shù)據(jù)項占所有項總和的百分比;

  i.指數(shù):使用公式:((單元格的值)*(總體匯總之和))/((行匯總)*(列匯總))。

  如何修改或刪除自定義數(shù)據(jù)顯示方式,修改:在“數(shù)據(jù)顯示方式”下拉列表中選擇其他的數(shù)據(jù)顯示方式。刪除:在“數(shù)據(jù)顯示方式”下拉列表中選擇“普通”,就回到原始數(shù)據(jù)的顯示狀態(tài)。


  三、添加計算字段或計算項進(jìn)行數(shù)據(jù)分析

  添加計算字段:通過對已有的字段進(jìn)行計算得到新的字段;添加名次字段,設(shè)置“公式=1”。然后通過自定義顯示方式的調(diào)整:字段設(shè)置—按某一字段匯總,基本字段選“員工姓名”,從而列出要求的排序。

  添加計算項:在某一個字段下進(jìn)行不同項之間的運算來得到新的數(shù)據(jù)項。

  添加計算項時,“在”費用屬性“中插入計算字段”,翻譯得不夠準(zhǔn)確,應(yīng)是“在”費用屬性“中插入計算項”。


  四、對數(shù)據(jù)透視表中進(jìn)行計算時經(jīng)常遇到的3個問題進(jìn)行分析

  1.為什么在計算字段中使用了match等函數(shù)卻得不到計算結(jié)果呢?

  原因:在數(shù)據(jù)透視表計算字段中只能使用簡單的函數(shù)運算(如:SUM,IF,TEXT? AND? NOT? OR? COUNT? AVERAGE)? 這是因為數(shù)據(jù)透視表的計算是在透視表的緩存中進(jìn)行的,因此不能使用函數(shù)對單元格引用或定義名稱等。

  2.為什么添加了由“單價”*“數(shù)量”得到總金額字段后?其合計數(shù)計算不正確呢?

  原因:在數(shù)據(jù)透視表總計結(jié)果總是先進(jìn)行求和再進(jìn)行其他運算,因此在計算總金額時,是先將“單價”和“數(shù)量”分別求和(即使字段的匯總方式選擇為平均值也是一樣以求和結(jié)果來進(jìn)行計算)再進(jìn)行乘積的運算,因此計算結(jié)果就會產(chǎn)生錯誤。

  3.為什么我的數(shù)據(jù)透視表不能進(jìn)行行總計呢?

  原因:數(shù)據(jù)透視表的行總計只能計算由一維表數(shù)據(jù)項形成的列字段的數(shù)據(jù),而對于二維表創(chuàng)建的多列字段形成的列字段數(shù)據(jù)則需要通過添加計算字段進(jìn)行求和或其他方式來實現(xiàn)。二維表的數(shù)據(jù)源產(chǎn)生的透視表默認(rèn)沒有行總計的計算結(jié)果。如果要得到此計算結(jié)果,有幾種方法:

  a.添加計算字段

  b.其它方式(利用多重合并計算數(shù)據(jù)區(qū)域

  

  ??忌鷤?/span>高級會計職稱考試輕松過關(guān)!


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