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原始憑證

1.原始憑證的種類

原始憑證可以按照取得來源、格式、填制的手續(xù)和內(nèi)容進(jìn)行分類。

(1)按取得來源分類

原始憑證按照取得來源，可分為自制原始憑證和外來原始憑證。

自制原始憑證

自制原始憑證，是指由本單位有關(guān)部門和人員，在執(zhí)行或完成某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)填制僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證。如收料單、領(lǐng)料單、限額領(lǐng)料單、產(chǎn)品入庫單、產(chǎn)品出庫單、借款單、職工薪酬表、折舊計(jì)算表等。

外來原始憑證

外來原始憑證，是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，從其他單位或個(gè)人直接取得的原始憑證。如購買原材料取得的增值稅專用發(fā)票、銀行轉(zhuǎn)來的各種結(jié)算憑證、對(duì)外支付款項(xiàng)時(shí)取得的收據(jù)、職工出差報(bào)銷的飛機(jī)票、車船票等。

(2)按照格式分類

原始憑證按照格式的不同可分為通用憑證和專用憑證。

通用憑證

通用憑證，是指由有關(guān)部門統(tǒng)一印制、在一定范圍內(nèi)使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證。

通用憑證的使用范圍因制作部門的不同而有所差異，可以是分地區(qū)、分行業(yè)使用，也可以全國(guó)通用，如某省(市)印制的在該省(市)通用的發(fā)票、收據(jù)等;由中國(guó)人民銀行制作的在全國(guó)通用的銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算憑證、由國(guó)家稅務(wù)總局統(tǒng)一印制的全國(guó)通用的增值稅專用發(fā)票等。

專用憑證

專用憑證，是指由單位自行印制、僅在本單位內(nèi)部使用的原始憑證。常見的專用憑證有收料單、領(lǐng)料單、工資費(fèi)用分配表、折舊計(jì)算表等。

(3)按填制的手續(xù)和內(nèi)容分類

原始憑證按照填制的手續(xù)和內(nèi)容，可分為一次憑證、累計(jì)憑證和匯總憑證。

一次憑證

一次憑證，是指一次填制完成，只記錄一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)且僅一次有效的原始憑證。我們平時(shí)所涉及到的大部分原始憑證都是一次憑證，比如發(fā)票、收據(jù)、收料單、發(fā)貨票、銀行結(jié)算憑證、支票存根、出庫單等。發(fā)貨票的格式。

累計(jì)憑證

累計(jì)憑證，是指在一定時(shí)期內(nèi)多次記錄發(fā)生的同類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)且多次有效的原始憑證，如限額領(lǐng)料單。累計(jì)憑證的特點(diǎn)是在一張憑證內(nèi)可以連續(xù)登記相同性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，隨時(shí)結(jié)出累計(jì)數(shù)和結(jié)余數(shù)，并按照費(fèi)用限額進(jìn)行費(fèi)用控制，期末按實(shí)際發(fā)生額記賬。最具有代表性的累計(jì)憑證是“限額領(lǐng)料單”。

匯總憑證

匯總憑證是指對(duì)一定時(shí)期內(nèi)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容相同的若干張?jiān)紤{證，按照一定標(biāo)準(zhǔn)綜合填制的原始憑證。

匯總原始憑證合并了同類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，可以集中反映某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的總括情況，簡(jiǎn)化記賬憑證的編制工作。常見的匯總憑證有：發(fā)出材料匯總表、工資結(jié)算匯總表、差旅費(fèi)報(bào)銷單等。

2.原始憑證的填制要求

(1)原始憑證填制的基本要求

原始憑證的填制必須符合下列要求：

①記錄真實(shí)。原始憑證所填列經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和數(shù)字，必須真實(shí)可靠，符合實(shí)際情況。

②內(nèi)容完整。原始憑證所要求填列的項(xiàng)目必須逐項(xiàng)填列齊全，不得遺漏或省略。原始憑證中的年、月、日要按照填制原始憑證的實(shí)際日期填寫;名稱要齊全，不能簡(jiǎn)化：品名或用途要填寫明確，不能含糊不清;有關(guān)人員的簽章必須齊全。

③手續(xù)完備。單位自制的原始憑證必須有經(jīng)辦單位相關(guān)負(fù)責(zé)人的簽名蓋章;對(duì)外開出的原始憑證必須加蓋本單位公章或者財(cái)務(wù)專用章;從外部取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章或者財(cái)務(wù)專用章;從個(gè)人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或蓋章。

④書寫清楚、規(guī)范。原始憑證要按規(guī)定填寫，文字要簡(jiǎn)明，字跡要清楚，易于辨認(rèn)，不得使用未經(jīng)國(guó)務(wù)院公布的簡(jiǎn)化漢字。大小寫金額必須符合填寫規(guī)范，小寫金額用阿拉伯?dāng)?shù)字逐個(gè)書寫，不得寫連筆字。在金額前要填寫人民幣符號(hào)“￥”，且與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不得留有空白。

金額數(shù)字一律填寫到角、分，無角無分的，寫“00”或符號(hào)“-”;有角無分的，分位寫0，不得用符號(hào)“-”。大寫金額用漢字壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行書字書寫。大寫金額前未印有“人民幣”字樣的，應(yīng)加寫“人民幣”三個(gè)字且和大寫金額之間不得留有空白。大寫金額到元或角為止的，后面要寫“整“或”正“字，有分的，不寫”整“或”正”字，如小寫金額為￥1007.00，大寫金額應(yīng)寫成”壹仟零柒元整”。

⑤連續(xù)編號(hào)。各種憑證要連續(xù)編號(hào)，以便檢查。如果憑證已預(yù)先印定編號(hào)，如發(fā)票、支票等重要憑證，在因錯(cuò)作廢時(shí)，應(yīng)加蓋“作廢”戳記，妥善保管，不得撕毀。

⑥不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。

原始憑證金額有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。原始憑證有其他錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開或更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。

⑦填制及時(shí)。

各種原始憑證一定要及時(shí)填寫，并按規(guī)定的程序及時(shí)送交會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員進(jìn)行審核。

(2)自制原始憑證填制的基本要求

一次憑證的填制

一次憑證，應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員一次填制完成。該憑證往往只能反映一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，或者同時(shí)反映若干項(xiàng)同一性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。

一次憑證有些是自制的原始憑證，如收料單、領(lǐng)料單、工資結(jié)算表、制造費(fèi)用分配表等;有些是外來的原始憑證，如增值稅專用發(fā)票、稅收繳款書、各種銀行結(jié)算憑證等。

累計(jì)憑證的填制

累計(jì)憑證，應(yīng)在每次經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完成后，由相關(guān)人員在同一張憑證上重復(fù)填制完成。該憑證能在一定時(shí)期內(nèi)不斷重復(fù)地反映同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的完成情況。典型的累計(jì)憑證是限額領(lǐng)料單。

匯總憑證的填制

匯總憑證，應(yīng)由相關(guān)人員在匯總一定時(shí)期內(nèi)反映同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證后填制完成。該憑證只能將類型相同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行匯總，不能匯總兩類或兩類以上的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。

3.原始憑證的審核

為了如實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)的監(jiān)督職能，保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、完整，會(huì)計(jì)人員必須對(duì)原始憑證進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核后的原始憑證，才能作為填制記賬憑證和記賬的依據(jù)。

審核的內(nèi)容主要包括：

(1)審核原始憑證的真實(shí)性;其真實(shí)性的審核包括憑證日期的真實(shí)性、業(yè)務(wù)內(nèi)容的真實(shí)性、數(shù)據(jù)的真實(shí)性等。對(duì)外來原始憑證，必須有填制單位公章或財(cái)務(wù)專用章和填制人員簽章;對(duì)自制原始憑證，必須有經(jīng)辦部門和經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章。此外，對(duì)于通用原始憑證，還應(yīng)審核憑證本身的真實(shí)性，防止以假冒的原始憑證記賬。

(2)審核原始憑證的合法性、合理性;審核原始憑證所記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合國(guó)家法律法規(guī)，是否履行了規(guī)定的憑證傳遞和審核程序：審核原始憑證所記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的需要、是否符合有關(guān)的計(jì)劃和預(yù)算等。

(3)審核原始憑證的完整性;審核原始憑證各項(xiàng)要素是否填寫齊全，是否有漏項(xiàng)情況，日期是否完整、數(shù)字是否清晰、文字是否工整、有關(guān)簽名或蓋章是否齊全、憑證聯(lián)次是否正確。

(4)審核原始憑證的正確性;

審核原始憑證記載的各項(xiàng)內(nèi)容是否正確，包括：

①接受原始憑證單位的名稱是否正確。

②金額的填寫和計(jì)算是否正確。阿拉伯?dāng)?shù)字分位填寫，不得連寫。小寫金額前要標(biāo)明“￥”字樣，中間不能留有空位。大寫金額前要加“人民幣”字樣，大寫金額與小寫金額要相符。

③更正是否正確。原始憑證記載的各項(xiàng)內(nèi)容均不得涂改;原始憑證金額有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。原始憑證有其他錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開或者更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位公章或財(cái)務(wù)專用章。

注：以上內(nèi)容選自王穎老師《初級(jí)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)》授課講義

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