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    第一章  總則

    第二章  公文主要種類

    第三章  公文格式

    第四章  行文規(guī)則

    第五章  公文辦理

    第六章  公文立卷、歸檔和銷毀

    第七章  附則

    機關務部門、各附屬機構，中保財產(chǎn)保險有限公司、中保人壽保險有限公司、中保再保險有限公司：現(xiàn)將《中國人民保險（集團）公司公文處理辦法》印發(fā)給你們，望遵照執(zhí)行。

    中國人民保險（集團）公司公文處理辦法

    第一章  總則

    第一條  為使中國人民保險（集團）公司（以下簡稱中保集團）系統(tǒng)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，根據(jù)國務院辦公廳1993年11月21日修訂的《國家行政機關公文處理辦法》（國辦發(fā)〔1993〕81號），結合全系統(tǒng)的實際情況，制定本辦法。

    第二條  中保集團的公文是在經(jīng)營管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達、貫徹黨和國家的方針、政策，頒布規(guī)章制度，施行行政措施，請示和答復問題，聯(lián)系商洽工作，開展業(yè)務，制定計劃，報告情況，總結經(jīng)驗，記載活動的重要工具，是各級機構進行正常工作和活動的有效手段。

    第三條  各級公司的辦公室是公文處理的管理機構，主管本單位的公文處理工作。

    第四條  辦公室和各部門應根據(jù)工作需要配備專職或兼職人員負責公文處理工作。專職或兼職人員要樹立為機關服務、為基層服務、為業(yè)務發(fā)展服務的思想，具有較好的文字水平和一定的專業(yè)知識，以認真負責的工作的態(tài)度，一絲不茍的工作作風和堅持原則、嚴守紀律的組織觀念，努力做好公文處理工作。

    第五條  各級公司要端正對公文處理工作的認識，努力提高公文處理工作的效率和質(zhì)量。

    第六條  公文處理工作應貫徹黨政分開的原則。凡屬業(yè)務性和行政性工作不要以黨組（委）名義行文；凡黨內(nèi)事務不以行政公文形式行文。

    第七條  公文處理要做到及時、準確、安全、保密。公文由文秘人員統(tǒng)一收發(fā)，傳遞，催辦、打印、用印、立卷、歸檔和銷毀。

    第八條  中保集團系統(tǒng)的公文處理辦法由集團公司統(tǒng)一制定。子公司可根據(jù)中保集團的公文處理辦法，并結合自身的實際情況制定實施細則。駐外機構的公文處理辦法暫按現(xiàn)行辦法執(zhí)行。

    第二章  公文主要種類

    第九條  中保集團公文種類主要有：

    （一）命令（令）

    適用于依照有關法律規(guī)定發(fā)布行政或業(yè)務的規(guī)章制度；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機構不適當?shù)臎Q定。

    （二）決定

    適用于對重要事項或者重大行動做出安排。

    （三）指示

    適用于對下級機構布置工作，闡明工作活動的指導原則。

    （四）通知

    適用于批轉下級機構的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機構辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。

    （五）公告、通告

    公告適用于向國內(nèi)外宣告重要事項或者法定事項。

    通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。

    （六）通報

    適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

    （七）報告

    運用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。

    （八）請示

    適用于向上級機構請求指示、批準。

    （九）批復

    適用于答復下級機構請示事項。

    （十）函

    適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題；向有關主管部門請求批準等。

    （十一）會議紀要

    適用于記載和傳達會議情況和議定事項。

    第三章  公文格式

    第十條  中保集團的公文一般由發(fā)文單位、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和時間等部分組成。

    （一）發(fā)文單位應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位應當排列在前。

    （二）秘密公文應當由辦文單位根據(jù)秘密程度分別標明絕密、機密、秘密，并按規(guī)定限定秘密期限，絕密、機密公文應當標明份數(shù)序號。

    （三）緊急文件應根據(jù)緊急程度分別標明特急、急件；緊急電報應當分別標明特急、加急、平急.

    （四）發(fā)文字號，包括單位代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標明主辦單位發(fā)文字號。公司發(fā)文由辦公室統(tǒng)一編號、用印，部門發(fā)文由本部門綜合處或文書工作人員統(tǒng)一編號、用印。

    （五）中保集團上報黨中央、國務院的公文，應在首頁注明簽發(fā)人姓名；子公司上報集團公司的重要公文也應注明簽發(fā)人姓名。

    （六）公文標題，應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，包括公文主題和文種。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

    （七）公文如有附件，應當在正文之后，成文時間之前注明附件順序和名稱。如果公文本身是專門頒發(fā)或轉發(fā)某一文件的，則文末不必再寫附件.

    （八）公文除會議紀要外，應當加蓋印章。聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由主辦單位加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文單位都應當加蓋印章。

    （九）成文時間，以領導人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領導人的簽發(fā)日期為準，特殊情況以印發(fā)日期為準，電報，以發(fā)出日期為準。

    （十）文件應根據(jù)文件內(nèi)容標注主題詞。

    （十一）文字從左至右橫寫、橫排。少數(shù)民族文字按其習慣書寫、排版。在民族自治地方，可并用漢字和通用的少數(shù)民族文字。

    第十一條  公文用紙一般采用國際標準A4 型（長297毫米、寬210毫米），也可用16開型作為過渡（長260毫米、寬184毫米）。左側裝訂。

    第十二條  主題詞、抄送單份、印發(fā)單位和時間打印在公文最后一頁底端。

    第四章  行文規(guī)則

    第十三條  各級公司可以根據(jù)各自的隸屬關系和職權范圍行文，可以與當?shù)卣挠嘘P部門互相行文。

    第十四條  同級機構可聯(lián)合發(fā)文。上級公司的部門可以和下級公司聯(lián)合行文。

    第十五條  根據(jù)國務院的有關規(guī)定，中保集團在中央、國務院和各部委及直屬機構開立公文戶頭，子公司一般不直接對中央、國務院行文。

    第十六條  以中保集團名義上報下發(fā)的文件應由中保集團總經(jīng)理或授權的副總經(jīng)理簽發(fā)。

    第十七條  原則上實行逐級行文，但根據(jù)職責和工作需要，集團公司及其各部門可與子公司所轄分公司相互行文，并同時抄送有關子公司。

    第十八條  集團公司、子公司的各部門均可對下行文。機關各處室不得對下行文。要建立核稿制度，并按公文的簽發(fā)權限簽發(fā)文件。

    第十九條  子公司下發(fā)的重要文件應抄報中保集團。

    第二十條  子公司各部門可就本部門職責范圍內(nèi)的工作向集團有關部門行文，何不能直接對集團公司報送文件。

    第二十一條  請示應當一文一事，一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機構。除特殊情況外，請示不得直接送個人。報告中不得夾帶請示事項。

    第二十二條  下級機構向上級機構報送請示時，涉及幾個部門的，應當寫明主送單位和抄送單位，由主送單位負責答復。上級機構在批復下級機構的請示時，必要時應當抄送其他上級機構。

    第二十三條  經(jīng)批準在報刊上全文刊發(fā)的行政法規(guī)和規(guī)章，應當視為正式公文依照執(zhí)行，可不再行文。同時，由發(fā)文單位印制少量文本，供存檔備查。

    第五章  公文辦理

    第二十四條  公文處理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

    第二十五條  公司收到的文件（署名部門的除外）統(tǒng)一由辦公室辦理。需要辦理的公文，辦公室應當及時提出擬辦意見送有關領導批示，或送有關部門辦理。緊急公文，應當提出辦理時限。

    第二十六條  承辦單位應當抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本單位職責范圍或者不適宜由本單位辦理的，應當迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。

    第二十七條  凡涉及其他部門的問題，主辦單位應主動與有關部門協(xié)商、會簽。上報的公文，如經(jīng)協(xié)商，有關方面意見仍不一致時，要如實反映情況，并附上不同意見。

    第二十八條  公文催辦、查辦應做到：

    （一）送領導人批示或者交有關部門辦理的公文，由辦公室負責催辦、查辦。力求做到不積壓、不誤傳，防止漏辦和延誤。

    （二）承辦人員對承辦的文件必須認真抓緊處理。特急件應隨到隨辦。對不能及時處理或答復的文電，應先以電報、便函或聯(lián)系單答復對方；需延時處理的應經(jīng)有關領導批準，不得無故拖延。

    （三）對重要文件，應當及時了解和反饋執(zhí)行情況。

    第二十九條  草擬公文應當做到：

    （一）符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定。

    （二）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。

    （三）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。日期應當寫具體的年、月、日。不要寫去年、上月、昨天，或不寫年只寫月、日。年份要完整表述，如1996不能寫成96.

    （四）結構層次序數(shù)，第一層為一，第二層為（一），第三層  為1，第四層為（1）.

    （五）必須使用國家法定計量單位。

    （六）用詞用字準確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。

    （七）草擬公文，要按規(guī)定填寫發(fā)文專用紙，審批公文，主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應當視為同意。

    （八）草擬電報應堅持一事一電、明來明復、密來密復的原則，要注明發(fā)往地點、接收單位，文末要寫明落款和日期，外文字母要大寫。

    （九）草擬、修改、審批和簽發(fā)公文，一律用鋼筆或毛筆，禁止用鉛筆或圓珠筆等容易褪色、涂改的書寫工具。書寫要工整易認。不得在文稿裝訂線外書寫。

    第三十條  公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。

    第三十一條  關于報送文件的要求如下：

    （一）明確公司和部門的工作職責，凡屬職責范圍內(nèi)的事情，一律自行解決，不必向上級公司請示；凡可自行下達或與有關部門聯(lián)合下達的文件，不要報請上級公司批轉。

    （二）以公司部門名義召開會議所形成的文件，上級公司一般不予批轉，其中如有請示內(nèi)容，應單獨辦理。

    （三）中保集團報送文件的具體要求如下：

    1.請示：中保集團向黨中央、國務院的請示報送15份，接見外賓的請示報送5份。子公司向集團公司的請示報送3份，凡需集團公司有關部門批復或答復的，送有關部門辦理；凡需集團公司批復或答復的，送集團公司辦公室辦理。

    2.報告：中保集團向黨中央、國務院的報告報送15份；子公司向集團公司的報告報送3份（總結性的和綜合性的工作報告送集團公司辦公室；單項報告送有關部門，重要的、涉及面大的同時抄送集團公司辦公室）。

    3.簡報類：中保集團報送黨中央、國務院30份；抄送有關部門1至2份；子公司報送集團公司5份（統(tǒng)一送集團公司辦公室）。

    4.條款、規(guī)章：中保集團報送國務院25份（規(guī)章）；子公司報送集團公司5份（送有關部門的由有關業(yè)務部門分送辦公室2份）。

    5.子公司抄送集團公司的文件，抄送辦公室2份，由辦公室分送有關部門1份。

    第三十二條  公文應該由本單位領導簽發(fā)。

    （一）以中保集團名義發(fā)出的文件由總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽發(fā)。報送黨中央、國務院以及發(fā)往系統(tǒng)的涉及全局性工作的文件由黨組書記、總經(jīng)理簽發(fā)。

    （二）公司黨組文件，由黨組書記、副書記或分管該項工作的黨組成員簽發(fā)，黨組重要文件由書記簽發(fā)。

    （三）各部門的文件由部門總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽發(fā)，其中重要文件由總經(jīng)理簽發(fā)。

    （四）擬稿人不能簽發(fā)自己起草的文件。

    第三十三條  公文送領導人簽發(fā)之前，應當由辦公室進行審核。以部門名義發(fā)文也應建立核稿制度。審核的重點是：

    （一）是否需要行文，以及用哪級機構名義行文。

    （二）是否符合黨和國家的法律、法令、方針、政策和有關規(guī)定，同當前工作中心和其他有關文件有無矛盾、脫節(jié)，同公司已發(fā)布的文件有無矛盾和重復。

    （三）解決問題的意見、辦法、措施是否可行，涉及其他部門的問題，是否與有關部門、地區(qū)協(xié)商、會簽。

    （四）文字表達、文種使用、公文格式應符合本辦法的有關規(guī)定，內(nèi)容雜亂，文字過長的應進行加工修改；涂改勾劃較亂的，應由經(jīng)辦人員清稿后再送領導審批。

    第三十四條  上級單位的秘密公文，除絕密和注明不準翻印的以外，經(jīng)下一級機構負責人或辦公室主任批準，可以翻印，翻印時，應當注明翻印的單位、時間、份數(shù)和印發(fā)范圍。密碼電報不得翻印、復制。

    第三十五條  秘密公文收發(fā)和處理要做到：

    （一）秘密文件按照保密要求傳遞、收發(fā)和處理，絕密文件必須由機要室統(tǒng)一收發(fā)和處理。

    （二）傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保秘密安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密公文不得利用計算機、傳真機傳輸。

    （三）轉發(fā)秘密文件應注明相應的密級和期限，不得以文件形式回復或轉發(fā)密碼電報。

    （四）嚴格管理密碼電報，不準擅自抄錄、復制。確因工作需要，經(jīng)批準可將重點抄錄在秘密記錄本上，使用完畢立即上交。

    第三十六條  印章使用應遵守以下規(guī)定：

    （一）印章要確定專職部門和專職人員管理，使用印章要嚴格執(zhí)行審批和登記制度。公司印章，必須由正、副總經(jīng)理或辦公室主任簽字后方可使用；公司黨組印章，必須由黨組（委）成員簽字后方可使用。例行報表加蓋主管業(yè)務部門公章。

    （二）公文蓋章時必須檢查原稿是否經(jīng)過領導核簽，聯(lián)合發(fā)文的文頭上，簽發(fā)人署名是否標明等。印章要蓋得清晰端正，嚴防錯蓋、漏蓋，嚴禁在空白介紹信、空白獎狀及空白紙上蓋章。

    第三十七條  打印、校對應做到：

    （一）繕印的文件，必須符合公文規(guī)定格式，排列整齊，清晰美觀，份數(shù)準確。

    （二）繕印文件，一般應根據(jù)先急后平，先公文后資料的原則予以安排。如緩急程度相等，應按照先上報后下發(fā)，先公司發(fā)文后部門發(fā)文的順序安排繕印。

    （三）校對要準確無誤，一般文件校對1至2次；重要文件應校對3次；上報文件和重要報表應由經(jīng)辦人親自校對。校對中發(fā)現(xiàn)原稿有問題時，應及時同有關人員聯(lián)系，未經(jīng)簽發(fā)人同意不得隨意改動（不涉及內(nèi)容的技術性問題除外）。

    第三十八條  公文傳遞要準確、迅速、安全、保密，并要有嚴格縝密的登記手續(xù)。發(fā)出的公文要根據(jù)內(nèi)容需要注明密級和緩急程度，帶密級的文件通過機要通信傳遞，絕密件要在封皮上加蓋密封戳。

    第六章  公文立卷、歸檔和銷毀

    第三十九條  各級公司應根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中國人民保險公司檔案管理辦法》的規(guī)定，建立、健全立卷歸檔制度。各部門的綜合部門負責做好并督促本部門各處、室的立卷歸檔工作。

    第四十條  為確保檔案資料的齊全、完整，應將處理完畢的公文（包括公文定稿、正本和有關材料）及時收集、整理、分類、立卷。

    第四十一條  公文立卷，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理，要正確反映公司主要政務、業(yè)務狀況，有利于保管和利用。

    第四十二條  聯(lián)合辦理的公文，主辦單位將定稿和正本立卷歸檔，其他單位只保存正本。

    第四十三條  案卷應準確確定保管期限，按照《中國人民保險公司檔案管理辦法》第三章第十五條規(guī)定，定期向檔案部門移交，個人不得保存應當歸檔的公文。

    第四十四條  沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領導人批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

    第七章  附則

    第四十五條  本辦法自1996年11月1日起施行，過去有關公文處理的規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準。本辦法由中保集團辦公室負責解釋。