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　　各省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市財政廳(局)會計處，新疆生產建設兵團財務局會計處，中共中央直屬機關事務管理局會計處，國家機關事務管理局財務司會計處，解放軍總后勤部財務部會計局、武警部隊后勤部財務部會計處，部內有關單位：

　　為適應經濟社會發(fā)展和會計信息化建設需要，規(guī)范會計檔案，特別是電子會計檔案，提升會計檔案管理工作水平，我們對《會計檔案管理辦法》進行了修訂，并起草了有關說明。請認真組織征求意見，并于2014年12月31日前將意見反饋至財政部會計司。

　　征求意見稿及說明全文可在財政部網站(www.mof.gov.cn)會計司子頻道“工作通知”欄目下載。歡迎社會各界提出修改意見。

　　聯(lián)系人：財政部會計司綜合處李靜

　　聯(lián)系電話：010-68552550(傳真)、68553032

　　通信地址：北京市西城區(qū)三里河南三巷3號財政部會計司綜合處

　　郵政編碼：100820

　　電子郵箱：li-jing@mof.gov.cn

　　附件：

　　1.會計檔案管理辦法(征求意見稿)

　　2.關于《會計檔案管理辦法(征求意見稿)》的說明

　　3.《會計檔案管理辦法(征求意見稿)》與現(xiàn)行《會計檔案管理辦法》對照表

　　財政部會計司

　　2014年12月1日

　　附件1

　　會計檔案管理辦法(征求意見稿)

　　第一條 為了加強會計檔案管理，有效保護和利用會計檔案，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》等有關法律、行政法規(guī)，制定本辦法。

　　第二條 國家機關、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)，應當依照本辦法管理會計檔案。

　　第三條 國務院財政部門和國家檔案行政管理部門主管全國會計檔案工作，共同制定全國統(tǒng)一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監(jiān)督和指導。

　　縣級以上人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內的會計檔案工作，并對本行政區(qū)域內會計檔案工作實行監(jiān)督和指導。

　　第四條 各單位應當加強會計檔案管理工作，設立檔案機構或配備檔案工作人員，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

　　第五條 本辦法所稱會計檔案是指各單位在進行會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料。

　　以下會計資料應納入歸檔范圍：

　　(一)會計憑證：原始憑證，記賬憑證。

　　(二)會計賬簿：總賬，明細賬，日記賬，其他輔助性賬簿。

　　(三)財務會計報告：月度、季度、半年度、年度財務會計報告。

　　(四)其他會計資料：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，會計檔案銷毀鑒定意見書，其他具有保存價值的會計資料。

　　第六條 單位可以利用計算機、網絡通信等現(xiàn)代信息技術手段管理會計檔案。

　　第七條 單位內部形成的電子會計資料，同時滿足下列條件的，可僅以電子形式歸檔保存：

　　(一)電子會計資料來源真實有效，由相應的信息系統(tǒng)生成和傳輸。

　　(二)使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料數(shù)據(jù);能夠輸出符合歸檔格式的會計憑證、賬簿、報表等會計資料;設定并履行了經辦、審核、審批等必要的電子簽證程序。

　　(三)使用的檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案數(shù)據(jù)，符合電子數(shù)據(jù)長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相應紙質會計檔案的索引關系。

　　(四)采取有效措施，防止電子會計檔案數(shù)據(jù)被篡改。

　　(五)建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響。

　　(六)不屬于永久保存的會計檔案。

　　第八條 單位從外部接收的原始憑證，附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的第三方認證的電子簽名，且同時滿足第七條規(guī)定條件的，可僅以電子形式歸檔保存。

　　第九條 單位會計機構按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

　　第十條 屬于當年歸檔范圍的會計資料，一般應當在會計年度終了后半年內，由單位會計機構向檔案機構或檔案工作人員進行移交。

　　因工作需要確需推遲移交、由會計機構臨時保管的，應當經檔案機構或檔案工作人員所屬機構同意，且最多不超過三年。

　　臨時保管期間，會計資料的保管應當符合國家有關規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。

　　第十一條 單位會計機構在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，并按國家有關規(guī)定辦理移交手續(xù)。

　　移交的會計檔案為紙質會計檔案的，應當保持原卷的封裝;移交的會計檔案為電子會計檔案的，應當將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應當符合國家有關規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

　　第十二條 各單位應當嚴格按照有關制度利用會計檔案。利用會計檔案的過程中，嚴禁篡改和損壞會計檔案。

　　單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關規(guī)定必須借出的，應當嚴格按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。

　　第十三條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為5年、10年、15年、25年四類。

　　會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　第十四條 本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

　　單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。

　　第十五條 各單位應當成立檔案鑒定委員會(或小組)，定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定銷毀意見書。經鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應重新劃定保管期限;對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以進行銷毀。

　　第十六條 單位確定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序進行銷毀：

　　(一)單位檔案機構編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

　　(二)單位負責人、檔案機構負責人、會計機構負責人、檔案機構經辦人、會計機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　(三)單位檔案機構、會計機構、審計機構共同負責組織銷毀工作，并共同派員監(jiān)銷。電子會計檔案銷毀時，還應當由信息系統(tǒng)管理機構派員監(jiān)銷。

　　(四)監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

　　電子會計檔案的鑒定銷毀應當符合國家有關規(guī)定。

　　第十七條 保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　第十八條 單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當按照國家有關規(guī)定處置。

　　第十九條 單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案;單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家有關規(guī)定處置，各方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務單位可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業(yè)務承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　第二十條 單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應當由原各單位保管。

　　第二十一條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　第二十二條 單位之間交接會計檔案時，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。

　　移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。

　　交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位有關負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

　　電子會計檔案應當與元數(shù)據(jù)、相關軟件一起移交，電子會計檔案有相應紙質載體的，應在相應的元數(shù)據(jù)中著錄相關信息，建立關聯(lián)關系。檔案接受單位應對保存電子會計檔案的載體及其技術環(huán)境進行檢驗，確保所接受電子會計檔案的完整、可讀。

　　第二十三條 關系國家安全的會計檔案，未經有關業(yè)務主管部門及國家保密主管部門批準，不得以任何形式將其攜帶、寄運或傳輸至境外。

　　第二十四條 預算、計劃、制度、審計等文件材料，應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。

　　第二十五條 各省、自治區(qū)、直轄市人民政府財政部門、檔案行政管理部門，國務院各業(yè)務主管部門，中國人民解放軍總后勤部，可以根據(jù)本辦法制定具體實施辦法。

　　第二十六條 單位委托中介機構代理記賬的，應當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的保管要求及相應責任。

　　第二十七條 駐外機構和境內單位在境外設立企業(yè)的會計檔案應當按照本辦法和國家有關規(guī)定進行管理。

　　第二十八條 本辦法由財政部負責解釋，自2015年7月1日起執(zhí)行。1998年8月21日財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》自本辦法執(zhí)行之日起廢止。

　　附件2

　　關于《會計檔案管理辦法(征求意見稿)》的說明

　　為加強我國會計檔案管理工作，提升會計檔案管理工作水平，針對目前我國會計檔案工作的技術手段、管理方法、管理流程等的新變化，我們對財政部于1998年印發(fā)的《會計檔案管理辦法》(財會字 [1998] 32號)(以下簡稱現(xiàn)行《管理辦法》)中有關內容進行了修訂，形成了《會計檔案管理辦法(征求意見稿)》(以下簡稱《管理辦法(征求意見稿)》)?，F(xiàn)對《管理辦法(征求意見稿)》作出如下說明：

　　一、修訂背景

　　財政部、國家檔案局于1984年聯(lián)合發(fā)布了《會計檔案管理辦法》，并于1998年對該辦法進行了第一次修訂。現(xiàn)行《管理辦法》實施10多年以來，對于規(guī)范和加強單位會計檔案管理、促進會計工作更好地為經濟建設服務等發(fā)揮了積極作用。近年來，隨著我國市場經濟體制的不斷健全、經濟社會的快速發(fā)展以及信息技術的廣泛應用，會計檔案的范圍內容、承載形式、管理方式、應用程度等均發(fā)生了較大的變化，現(xiàn)行《管理辦法》的有關條款已經無法適應新情況和新變化，突出表現(xiàn)在：(一)隨著各單位信息化水平和精細化管理程度的日益提升，越來越多的會計憑證、賬簿、報表等會計資料以電子形式產生和傳遞，并形成大量的電子會計檔案，需要予以規(guī)范。(二)隨著經營管理對會計核算多維信息需求的增加，會計檔案數(shù)量大幅上升，檔案管理工作面臨著成本效率問題，會計檔案的保管形式需要進行變革。(三)隨著我國會計法律法規(guī)的不斷完善，以及國家有關檔案管理標準的出臺或修訂，會計檔案的范圍、保管、利用、銷毀、交接等方面的規(guī)定，相應需要進行調整。

　　二、修訂的主要內容

　　(一)明確會計檔案的定義和范圍

　　現(xiàn)行《管理辦法》采用列舉的方式，提出了四類應當歸檔的會計資料，但未對會計檔案的內涵進行界定。列舉之外的其他會計資料是否應當歸檔，缺少相應的判斷標準，導致各單位在實際工作中的做法存在較大差異或者出現(xiàn)一些爭議。因此，根據(jù)《檔案法》以及相關制度辦法關于檔案的表述，《管理辦法(征求意見稿)》對會計檔案進行了定義，規(guī)定“本辦法所稱會計檔案是指各單位在進行會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料”。

　　同時，根據(jù)《會計法》，《管理辦法(征求意見稿)》對會計檔案的范圍進行了適當調整，規(guī)定會計檔案應該包括(1)會計憑證：原始憑證，記賬憑證。(2)會計賬簿：總賬，明細賬，日記賬，其他輔助性賬簿。(3)財務會計報告：月度、季度、半年度、年度財務會計報告。(4)其他會計資料：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，會計檔案銷毀鑒定意見書，其他具有保存價值的會計資料。

　　(二)明確電子會計檔案的管理要求

　　隨著互聯(lián)網的飛速發(fā)展，云計算時代的來臨，會計信息化步伐不斷加快，電子會計資料正逐步取代紙質會計資料，在會計核算和財務管理中發(fā)揮著日益重要的作用?，F(xiàn)行《管理辦法》規(guī)定“采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并財政部、國家檔案局備案”。在信息化時代，電子檔案管理的法律規(guī)范和技術手段已經較為成熟，要求同時保存紙質和電子的會計檔案意義不大，也大大增加了檔案的管理成本。此外，所提的備案要求既有悖于國務院關于轉變政府職能、簡政放權的精神，也并不符合目前實際的做法。

　　為此，《管理辦法(征求意見稿)》刪除了備案的規(guī)定，并進一步肯定了電子會計檔案的有效性和可替代性(對紙質會計檔案的替代)，規(guī)定“單位內部形成的電子會計資料，同時滿足下列條件的，可僅以電子形式歸檔保存：(1)電子會計資料來源真實有效，由相應的信息系統(tǒng)生成和傳輸。(2)使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料數(shù)據(jù);能夠輸出符合歸檔格式的會計憑證、賬簿、報表等會計資料;設定并履行了經辦、審核、審批等必要的電子簽證程序。(3)使用的檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案數(shù)據(jù)，符合電子數(shù)據(jù)長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相應紙質會計檔案的索引關系。(4)采取有效措施，防止電子會計檔案數(shù)據(jù)被篡改。(5)建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響。(6)不屬于永久保存的會計檔案。”、“單位從外部接收的原始憑證，附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的第三方認證的電子簽名，且同時滿足第七條規(guī)定條件的，可僅以電子形式歸檔保存?！?

　　相應地，根據(jù)國家有關規(guī)定，《管理辦法(征求意見稿)》對電子會計檔案的移交、銷毀、利用等也提出了有關要求。

　　(三)完善會計檔案的銷毀程序和要求

　　會計檔案的銷毀是會計檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，其中，銷毀鑒定是銷毀的前提和基礎?，F(xiàn)行《管理辦法》第十條規(guī)定了會計檔案銷毀的具體程序，但未明確銷毀前的鑒定工作和有關責任，同時要求“單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”，這在一定程度上將銷毀的最主要責任歸于單位負責人。在實際工作中，為避免可能發(fā)生的風險和承擔的責任，對于已超過最低保管期限且符合銷毀條件的會計檔案，單位負責人一般也不愿輕易銷毀，會計檔案銷毀工作很難有效實施。因此，《管理辦法(征求意見稿)》增加了銷毀鑒定的程序和要求，規(guī)定“各單位應當成立檔案鑒定委員會(或小組)，定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定銷毀意見書。經鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應重新劃定保管期限;對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以進行銷毀?！?

　　監(jiān)銷是保證銷毀工作按照規(guī)定程序和要求進行的一項制度安排。現(xiàn)行《管理辦法》規(guī)定，“銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監(jiān)銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷”。會計檔案銷毀屬于單位的內部管理事務，由內部相關部門進行監(jiān)銷已經能夠起到應有的監(jiān)督作用，國家機關銷毀會計檔案再由財政部門、審計部門派員監(jiān)銷，實際意義不大，也增加了行政管理成本。為此，《管理辦法(征求意見稿)》刪除了財政部門、審計部門派員監(jiān)銷的規(guī)定，同時進一步明確單位內部組織監(jiān)銷的有關要求，規(guī)定“單位檔案機構、會計機構、審計機構共同負責組織銷毀工作，并共同派員監(jiān)銷。電子會計檔案銷毀時，還應當由信息系統(tǒng)管理機構派員監(jiān)銷?！薄ⅰ氨O(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章?！?

　　(四)結合實際需要完善或修改相關內容

　　一是延長會計檔案移交檔案機構(檔案工作人員)的期限?，F(xiàn)行《管理辦法》要求會計年度終了后，會計檔案可暫由會計機構保管一年，一年后應當移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管。實際工作中，很多單位會計機構的需要應對會計師事務所的審計以及業(yè)務主管部門、審計部門、稅務部門等的檢查，通常近三年的會計憑證、賬簿、報表需要隨時查閱。為減少審批手續(xù)，提高工作效率，會計機構往往申請推遲檔案移交的時間。為此，《管理辦法(征求意見稿)》規(guī)定，“屬于當年歸檔范圍的會計資料，一般應當在會計年度終了后半年內，由單位會計機構向檔案機構或檔案工作人員進行移交。因工作需要確需推遲移交、由會計機構臨時保管的，應當經檔案機構或檔案工作人員所屬機構同意，且最多不超過三年。”

　　二是完善會計檔案利用的有關要求?，F(xiàn)行《管理辦法》規(guī)定，“各單位保存的會計檔案不得借出”。實際工作中，在業(yè)務主管部門的檢查、國家審計部門的審計中或者出于司法需要，會計檔案會被借出。因此《管理辦法(征求意見稿)》規(guī)定，“單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關規(guī)定必須借出的，應當嚴格按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。”

　　三是明確代理記賬中涉及的會計檔案管理問題。近年來，我國會計服務外包發(fā)展迅速，很多小企業(yè)委托中介機構代理記賬。因此，《管理辦法(征求意見稿)》規(guī)定“單位委托中介機構代理記賬的，應在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的保管要求及相應責任”。

　　四是根據(jù)會計檔案的實際利用情況，將會計檔案的定期保管期限由五類改為四類，刪除了三年的定期保管期限類別，并相應調整了附表中的保管期限。

　　相關附件：

　　會計檔案管理辦法(征求意見稿).doc

　　關于《會計檔案管理辦法(征求意見稿)》的說明.doc

　　《會計檔案管理辦法(征求意見稿)》與現(xiàn)行《會計檔案管理辦法》對照表.docx