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實務操作

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出納員如何編制記賬憑證

2007-11-14 16:34:56不詳字體:

  出納員編制填寫的記賬憑證通常有兩類:一類是通用憑證,即不分收款憑證、付款憑證、轉賬憑證,只用統(tǒng)一格式的“記賬憑證”來處理所有的會計業(yè)務;一類是分錄憑證,即由收款憑證、付款憑證、轉賬憑證共同組成一套記賬憑證,分別處理貨幣資金收付業(yè)務與轉賬業(yè)務。其中收款憑證與付款憑證是出納使用的專用憑證。以分錄憑證為例,出納員在編制記賬憑證時,應在以下三個方面特別注意。

  首先,應當明確“收款憑證”和“付款憑證”的使用范圍。所謂收款和付款,是指單位收進的貨幣資金,包括現(xiàn)金和銀行存款,絕不是單指現(xiàn)金的收付。某些單位在自行設計印制的記賬憑證中,將收款憑證印制成“現(xiàn)金收入憑證”,將付款憑證印制成“現(xiàn)金付出憑證”,用來專門處理現(xiàn)金收付業(yè)務,而把銀行存款的收付業(yè)務用“轉賬憑證”處理,這就更不規(guī)范了。

  其次,要正確填寫有關內容。記賬憑證一般有七個要素,應按順序填寫有關欄目。

  一是要按記賬日期填寫年、月、日,且年份要寫全稱;

  二是按貨幣資金的收付事項分別編制“字號”,“總字號”一般留給會計員填寫;

  三是按業(yè)務內容簡潔而清楚地填寫摘要,不僅自己記的賬能看清發(fā)生了什么業(yè)務,讓會計員也能從記賬憑證上看清發(fā)生了什么業(yè)務;

  四是依據(jù)收付款憑證分別填寫有關貨幣資金科目,以及與之相聯(lián)系的對應科目。一般來講,收款憑證上“借方科目”在憑證上方,可按業(yè)務內容分別填寫“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目名稱,其對應科目位置在憑證欄目內;反之,付款憑證上“貸方科目”印制在憑證上方,可按業(yè)務內容分別填寫“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目名稱,其對應科目位置在憑證欄目內;

  五是將發(fā)生額清晰地填入同行對應科目的金額欄;六是按原始憑證的自然張數(shù)填寫附件張數(shù)。注意:(1)用購買的膠水粘附件,不要用大頭針別上,也不要用面糊做成的糨糊粘貼,以防鐵針氧化后脫落或遭鼠咬憑證。(2)粘貼附件時留下憑證裝訂線,以供日后翻閱。(3)附件粘貼要整齊,一般是將上邊對齊。大于記賬憑證的原始憑證要正確折疊,不能裝訂后打不開;七是在憑證下方的“出納”或“制單”處簽章。

  再次,要注意幾個事項:一是書寫要認真,字跡要清晰,數(shù)碼要規(guī)范;二是按規(guī)定使用筆墨,不能隨便使用紅筆,不準用圓珠筆、鉛筆填寫;三是正確改錯,不要隨意涂抹;四是提現(xiàn)業(yè)務與存現(xiàn)業(yè)務統(tǒng)一用“付款憑證”,提現(xiàn)時以“銀行存款”科目減少為主,對應科目即是“現(xiàn)金”;存現(xiàn)時反之,以“現(xiàn)金”科目增加為主,對應科目即是“銀行存款”。通用憑證的使用方法與分錄憑證使用大同小異,只是在編寫字號時注意不要混淆,因為憑證格式一樣,顏色一樣,容易出錯。 
 
 

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