付款單位審查有關(guān)單證后，認(rèn)為所發(fā)貨物的品種、規(guī)格、質(zhì)量等與雙方簽定的合同不符或者因其他原因?qū)κ湛顔挝晃�托收取的款�?xiàng)需要全部或部分拒絕付款的，應(yīng)在付款期內(nèi)出具“委托收款結(jié)算全部或都分拒絕付款理由書”（以下簡(jiǎn)稱“拒絕付款理由書”），連同開戶銀行轉(zhuǎn)來的有關(guān)單證送開戶銀行。

    “拒絕付款理由書”一式四聯(lián)，第一聯(lián)（回單或支款通知）作付款單位的支款通知；第二聯(lián)（支款憑證）作銀行付出傳票或存查；第三聯(lián)（收款憑證）作銀行收入傳票或存查；第四聯(lián)（代通知或收帳通知）作收款單位收帳通知或全部拒付通知書。

    付款單位出納員在填寫“拒絕付款理由書”時(shí)，除認(rèn)真填寫收款單位的名稱、賬號(hào)、開戶銀行，付款單位的名稱、賬號(hào)、開戶銀行，委托收款金額，附寄單證張數(shù)等外，對(duì)于全部拒付的，“拒付金額”欄填寫委托收款金額，“部分付款金額”欄的大小寫都為零，并具體說明全部拒絕付款的理由；若部分拒付的，“拒付金額”欄填寫實(shí)際拒絕付款金額，“部分付款金額”欄填寫委托收款金額減去拒絕付款金額后的余額，即付款單位實(shí)際支付的款項(xiàng)金額，并具體說明部分拒付的理由，并出具拒絕付款部分商品清單。填完后，在“付款人蓋章”處加蓋本單位公章，并注明拒付日期。

    按照規(guī)定，銀行對(duì)收到的付款單位的“拒絕付款理由書”連同委托收款憑證第五聯(lián)及所附有關(guān)單證，不審查拒絕付款理由，只對(duì)有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤即辦理有關(guān)手續(xù)，實(shí)行部分拒付的，將部分付款款項(xiàng)劃給收款單位，“在拒絕付款理由書”第一聯(lián)上加蓋業(yè)務(wù)專用章退還給付款單位，將“拒絕付款理由書”第四聯(lián)寄給收款單位開戶銀行由其轉(zhuǎn)交收款單位。

    付款單位收到銀行蓋章退回的“拒絕付款理由書”第一聯(lián)后，全部拒絕付款的，由于未引起資金增減變動(dòng)，因而不必編制會(huì)計(jì)憑證和登記賬簿，只需將“拒絕付款理由書”妥善保管以備查，并在“委托收款登記簿”上登記全部拒付的情況。如果拒絕付款時(shí)，對(duì)方發(fā)出的貨物已到收到，則應(yīng)在“代管物資登記簿”中詳細(xì)登記拒絕付款物資的有關(guān)情況。對(duì)于部分拒絕付款的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)銀行蓋章退回的“拒絕付款理由書”第一聯(lián)，按照實(shí)際部分付款金額編制銀行存款付款憑證，其會(huì)計(jì)分錄和全部付款會(huì)計(jì)分錄相同。