例:xx公司對行政科采用非定額備用金制度,行政科為購買辦公用品預(yù)借備用金1600元,預(yù)借時,財務(wù)部門根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款憑證,其會計分錄為:
借:其他應(yīng)收款——備用金(行政科) 1600 (借出去的現(xiàn)金)
貸:現(xiàn)金 1600(現(xiàn)金借出,現(xiàn)金減少)
行政科購買辦公用品1520元后憑發(fā)票和驗收入庫單到財務(wù)部門報銷,交回多余現(xiàn)金80元,財務(wù)部門編制轉(zhuǎn)帳憑證一張,其會計分錄為:
借:管理費(fèi)用 1520 (購買的辦公用品為管理費(fèi)用)
現(xiàn)金 80 (借出去的現(xiàn)金未用完部分收回)
貸:其他應(yīng)收款——備用金(行政科) 1600 (沖借方,結(jié)轉(zhuǎn)掉,借出去的現(xiàn)金收回,
出納員收回多借的未用現(xiàn)金80元。)
如果行政科實際購買辦公用品1780元,自己墊付了180元,則在報銷時除按規(guī)定編制轉(zhuǎn)帳憑證一張,其會計分錄為:
借:管理費(fèi)用 1780 (購買的辦公用品為管理費(fèi)用)
貸:其他應(yīng)收款——備用金(行政科) 1600(借出去的現(xiàn)金沖銷)
現(xiàn)金 180 (還要付180元)
出納員付給行政科現(xiàn)金180元,退還行政科經(jīng)辦人員其墊付的現(xiàn)金180元。
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