備用金是指付給單位內部各部門或工作人員用作零星開支、零星采購、售貨找零或差旅費等用的款項。實行備用金制度，有利于單位內部各部門或工作人員積極、靈活地開展業(yè)務，從而提高工作效率;同時也可以防止現(xiàn)金過多地占用在個人手上，有效地控制資金占用。各單位應建立和健全備用金的領用和報銷制度，加強對備用金的撥付和使用情況的管理。

　　單位內部各部門或工作人員因零星開支、零星采購等需要預借備用金時，一般應由經辦人填寫借款憑證。借款憑證一式三聯(lián)，第一聯(lián)為付款憑證，財務部門作為記賬依據;第二聯(lián)為結算憑證，借款期間由出納員留存，報銷時作為核對依據，報銷后隨同報銷單據作為記賬憑證的附件;第三聯(lián)交借款人保存，報銷時由出納員簽字后作為借款結算及交回借款的收據。經辦人在填寫借款憑證時，應當如實認真地填寫借款事由、金額和借款日期并簽名，送有關領導審批后根據借款憑證編制現(xiàn)金付款記賬憑證。對于借用的備用金，會計上可以通過“其他應收款-一備用金”賬戶來核算。

　　【例】大圣公司銷售科12月31日領取備用金1000元，作零星采購和開支使用，經辦人為王剛。王剛在領用備用金時，應按規(guī)定填制借款憑證，有關人員編制現(xiàn)金付款記賬憑證，出納員根據現(xiàn)金付款憑證支付現(xiàn)金(或現(xiàn)金支票)，其會計分錄為：

　　借：其他應收款——備用金 　　　　　　1000

　　　　貸：庫存現(xiàn)金　　　　　　　　　　　　 1000