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巧用Excel編報表(十六)

2008-3-27 17:13:01不詳字體:

    十七、控制特定單元格輸入文本的長度

    你能想象當你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù),或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候,Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告,那該多好!要實現(xiàn)這一功能,對Excel來說,也并不難。

    例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中,為了輸入的統(tǒng)一和計算的方便,我們希望“年份”都用一個四位數(shù)來表示。所以,我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”,且“長度”為“4”。同時,我們再來到“出錯警告”卡片中,將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告”設為“停止”,并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數(shù)年份!弊謽。

    很顯然,當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時,Excel就會彈出示的警告對話框,告訴你出錯原因,并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實,在Excel的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中,還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選,比如“文本類型”啊,“序列大小”啊,“時間遠近”啊,如你有興趣,何不自作主張,自己設計一種檢測標準,讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。

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