2017高級會計實務(wù)基礎(chǔ)知識:采購業(yè)務(wù)控制
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【內(nèi)容導(dǎo)航】:
1.采購活動中的主要風(fēng)險
2.購買環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點及控制措施
3.付款環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點及控制措施
【所屬章節(jié)】:
本知識點屬于《高級會計實務(wù)》科目第六章企業(yè)內(nèi)部控制 第二節(jié)企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)
【知識點】:采購業(yè)務(wù)控制
采購,是指購買物資(或接受勞務(wù))及支付款項等相關(guān)活動。
按照請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等規(guī)定的程序辦理采購業(yè)務(wù),并在采購與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證,建立完整的采購登記制度,加強請購手續(xù)、采購訂單或采購合同協(xié)議、驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。
建立采購業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制,明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限,確保辦理采購業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。
為實現(xiàn)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會計控制目標,建立以請購單、合同、驗收單、入庫單等結(jié)算憑證為載體的業(yè)務(wù)記錄控制系統(tǒng)。憑證要連續(xù)編號、記錄,簽字蓋章,做到賬證、賬賬、賬表、賬實相符,并且檢查有編號簽字的憑證與記錄是否按程序要求處理。
1.采購活動中的主要風(fēng)險
(1)采購計劃安排不合理,市場變化趨勢預(yù)測不準確,造成庫存短缺或積壓,可能導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費。
(2)供應(yīng)商選擇不當,采購方式不合理,招投標或定價機制不科學(xué),授權(quán)審批不規(guī)范,可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高,出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐。
(3)采購驗收不規(guī)范,付款審核不嚴,可能導(dǎo)致采購物資、資金損失或信用受損。
2.購買環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點及控制措施
(1)建立采購申請制度,明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購和審批程序。
(2)按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目,應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序,由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后,再行辦理請購手續(xù)。
(3)建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準入制度,確定合格供應(yīng)商清單,與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。
(4)根據(jù)市場情況和采購計劃,采取招標采購、詢價或定向采購、直接購買等方式,合理選擇采購方式。
(5)合理確定采購價格。建立采購定價機制,采取協(xié)議采購、招標采購、談判采購、詢比價采購等多種方式。
(6)按照規(guī)定權(quán)限簽訂采購合同。根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價格等情況擬訂采購合同,明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任。
(7)建立嚴格的采購驗收制度,確定檢驗方式,由專門的驗收機構(gòu)或驗收人員對購買物資(勞務(wù))進行驗收,出具驗收證明。發(fā)現(xiàn)異常情況,及時報告,及時處理。
(8)加強物資采購供應(yīng)過程的管理,做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄,確保采購業(yè)務(wù)的可追溯性。及時跟蹤合同履行情況,對異常情況,出具書面報告并及時提出解決方案。
3.付款環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點及控制措施
(1)票據(jù)、單證與合同審核。
(2)加強預(yù)付賬款和定金的管理,定期追蹤核查大額或長期的預(yù)付款項,發(fā)現(xiàn)有疑問的及時采取措施。
(3)加強對采購活動的會計系統(tǒng)控制,詳細記錄供應(yīng)商情況、請購申請、采購合同、采購?fù)ㄖⅡ炇兆C明、入庫憑證、商業(yè)票據(jù)、款項支付等情況,確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。企業(yè)應(yīng)當指定專人函證往來款項。
(4)建立退貨管理制度,對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定,并在與供應(yīng)商的合同中明確退貨事宜,及時收回退貨貨款。
采購業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括:
(1)請購與審批。使用部門根據(jù)其需要提出申請,分管采購工作的負責(zé)人進行審批。
(2)供應(yīng)商的選擇與審批。采購部門和相關(guān)部門共同參與詢價程序并確定供應(yīng)商,決定供應(yīng)商的人員不能同時負責(zé)審批。
(3)采購合同協(xié)議的擬訂、審核與審批。采購部門下訂單或起草購貨合同并經(jīng)授權(quán)部門或人員審核、審批。
(4)采購、驗收與相關(guān)記錄。企業(yè)采購、驗收與會計記錄工作職務(wù)應(yīng)當分離。
(5)付款的申請、審批與執(zhí)行。企業(yè)付款的審批人與付款的執(zhí)行人職務(wù)應(yīng)當分離。
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