財務(wù)共享服務(wù)主要集中在財務(wù)核算業(yè)務(wù)中，并且是財務(wù)核算業(yè)務(wù)中重復(fù)性高、業(yè)務(wù)量大、標準化程度較高的業(yè)務(wù)。

財務(wù)核算業(yè)務(wù)是財務(wù)工作中最為基礎(chǔ)和核心的業(yè)務(wù)。它包括總賬和報表管理、采購和付款管理、銷售和收款管理、資產(chǎn)核算、成本管理和現(xiàn)金管理等。

根據(jù)中興新云服務(wù)有限公司、特許公認會計師公會（ ACCA ）、廈門國家會計學(xué)院發(fā)布的《2022年中國共享服務(wù)領(lǐng)域調(diào)研報告——邁向世界一流》 ，上述業(yè)務(wù)中，采購和付款、資金結(jié)算、總賬和報表、固定資產(chǎn)核算、銷售和收款是在財務(wù)共享服務(wù)中實施最多的業(yè)務(wù)。

本節(jié)僅介紹財務(wù)共享下采購和付款、費用報銷、銷售和收款三個主要流程的基本內(nèi)容。

（一）采購和付款流程

1.采購和付款業(yè)務(wù)通常要經(jīng)過請購、訂貨、驗收和付款程序，不同企業(yè)根據(jù)其具體業(yè)務(wù)情況和內(nèi)控要求不同，實際做法會有區(qū)別，但共同的特點是程序復(fù)雜，涉及的單據(jù)和記錄繁多。以一般制造企業(yè)為例，其采購涉及的主要業(yè)務(wù)活動（不同企業(yè)的具體活動名稱和單據(jù)名稱可能不同，下同）可能包括編制采購計劃、維護供應(yīng)商清單、請購商品或勞務(wù)、編制采購申請單、驗收商品、確認和記錄負債等。

采購和付款業(yè)務(wù)涉及的單據(jù)和會計記錄可能包括采購計劃、供應(yīng)商清單、采購申請單、采購合同、驗收單、 采購發(fā)票、轉(zhuǎn)賬憑證等；而付款涉及的主要業(yè)務(wù)活動則包括辦理付款和記錄現(xiàn)金、銀行存款支出等，涉及的單據(jù)和會計記錄可能包括付款憑證、應(yīng)付賬款明細賬、庫存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等。

采購和付款業(yè)務(wù)通常業(yè)務(wù)數(shù)量大、重復(fù)程度高，同時企業(yè)對采購和付款的內(nèi)控要求高，因此它適合在流程再造和標準化后在集團范圍內(nèi)采用財務(wù)共享服務(wù)模式實現(xiàn)，是能較好體現(xiàn)財務(wù)共享服務(wù)價值的業(yè)務(wù)領(lǐng)域。

2.一般企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中的采購和付款流程通常以采購申請為起點，具體流程可以根據(jù)企業(yè)的實際業(yè)務(wù)發(fā)生情況和內(nèi)控要求進行設(shè)計和個性化配置。

3.在采購和付款共享流程中，業(yè)務(wù)節(jié)點如下：

①業(yè)務(wù)審批。企業(yè)各分、子公司等提起采購計劃，并由相關(guān)歸口管理部門匯總以后報公司生產(chǎn)計劃部審批，審批通過以后組織遴選供應(yīng)商并簽訂采購合同， 物資入庫以后由庫存管理部門安排入庫驗收。

②填單/掃描。企業(yè)各分、子公司業(yè)務(wù)人員線上填寫付款申請單、報賬單據(jù)，并把附件整理好交給掃描員；掃描員核實附件是否完整準確后將附件掃描成電子影像。目前大部分企業(yè)憑證已經(jīng)實現(xiàn)電子化，需要人工掃描的業(yè)務(wù)量不斷降低。

③財務(wù)共享服務(wù)中心采購會計復(fù)核。業(yè)務(wù)審批完成后的單據(jù)流入財務(wù)共享服務(wù)中心，由財務(wù)共享服務(wù)中心費用會計或采購會計初核，生成暫存記賬憑證；初核后再經(jīng)會計復(fù)核，然后自動生成正式記賬憑證進入會計核算系統(tǒng)。

④財務(wù)共享服務(wù)中心出納付款。采購物資記賬成功后，出納根據(jù)資金計劃進行付款，付款后由往來會計生成付款憑證。

⑤財務(wù)共享服務(wù)中心歸檔。企業(yè)各分、子公司掃描員定期把紙質(zhì)資料郵寄到財務(wù)共享服務(wù)中心，財務(wù)共享服務(wù)中心歸檔員將電子影像與紙質(zhì)資料進行稽核匹配并歸檔。

（二）費用報銷流程

1.企業(yè)費用報銷的主要內(nèi)容通常為企業(yè)經(jīng)辦人員先墊付后報銷的業(yè)務(wù)。企業(yè)的費用報銷業(yè)務(wù)具有數(shù)量龐大、程序煩瑣、重復(fù)率高、金額小、單據(jù)格式不一致等特點。由于費用報銷業(yè)務(wù)比較容易標準化，適合采用財務(wù)共享服務(wù)模式實現(xiàn)高效處理，因此大部分公司在建設(shè)財務(wù)共享時會優(yōu)先將費用業(yè)務(wù)納入共享服務(wù)范圍，大幅度提升財務(wù)工作的效率，提升員工的體驗。

2.財務(wù)共享服務(wù)中的費用報銷流程，可以根據(jù)企業(yè)的實際情況和內(nèi)控要求進行設(shè)計。通常，企業(yè)的費用報銷流程可分為先申請再報銷和直接報銷兩種。如果想達到事前控制的目的，就需要要求員工在業(yè)務(wù)實際發(fā)生之前先申請，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)審批后才能開展該項業(yè)務(wù)活動，完成業(yè)務(wù)活動后再就該項業(yè)務(wù)活動發(fā)生的費用進行報銷。而報銷又可以按照員工是否墊款分為先墊款再報銷和先借款再報銷兩種形式。

先墊款再報銷，是指員工在發(fā)生業(yè)務(wù)活動時沒有提前借款，而是自己墊款開展業(yè)務(wù)活動，之后再憑相關(guān)票據(jù)進行報銷。

先借款再報銷，是指員工在業(yè)務(wù)活動發(fā)生之前，先申請了借款或者備用金，自己不墊款，待業(yè)務(wù)活動發(fā)生之后再憑相關(guān)票據(jù)進行報銷，并根據(jù)實際業(yè)務(wù)發(fā)生金額對借款金額多退少補。

也有企業(yè)員工辦理了信用卡性質(zhì)的公務(wù)卡。這種新型模式是利用員工的公務(wù)信用卡額度，既不需要提前辦理借款手續(xù)，又不實際占用員工資金，更加具有優(yōu)勢。

3.在費用報銷共享流程中，業(yè)務(wù)節(jié)點如下：

①填單/掃描。業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)活動完成后開始報銷，員工填寫報銷單，并將發(fā)票等實物票據(jù)提交至本部門/單位掃描員，掃描員首先檢查實物票據(jù)是否正確、合規(guī)，是否齊全。如果不齊全，需要補充欠缺資料；如果齊全，掃描員掃描實物票據(jù)作為單據(jù)附件，點擊通過后進入后續(xù)審批節(jié)點。主管部門領(lǐng)導(dǎo)對事項的真實性進行把關(guān)，審批通過后方可進行后續(xù)流程。

②財務(wù)共享服務(wù)中心費用會計審核。報銷單線上流轉(zhuǎn)到會計初審崗，會計初審崗對單據(jù)及票據(jù)影像進行二次審核，主要確認票據(jù)合法、合規(guī)、達到結(jié)算條件，審核通過后進入財務(wù)共享服務(wù)中心。財務(wù)共享服務(wù)中心費用會計對申請單及票據(jù)影像進行審核，審核通過后復(fù)審崗進行復(fù)審，并生成憑證。

③財務(wù)共享服務(wù)中心出納付款。費用報賬成功后，出納根據(jù)資金計劃進行付款，付款后由往來會計生成付款憑證。

④財務(wù)共享服務(wù)中心歸檔。掃描員定期把紙質(zhì)資料郵寄到財務(wù)共享服務(wù)中心，財務(wù)共享服務(wù)中心歸檔員將電子影像與實物進行稽核匹配并歸檔。

（三）銷售和收款流程

1.不同的企業(yè)根據(jù)其具體情況和內(nèi)控要求不同，銷售和收款業(yè)務(wù)的具體處理流程也有差異，但總體來講都是程序復(fù)雜，涉及的單據(jù)和記錄繁多，工作量大且容易出錯。

以一般制造業(yè)為例，銷售涉及的主要業(yè)務(wù)活動通常包括接受客戶訂單、批準賒銷信用、開出發(fā)運憑證并發(fā)貨、為客戶開具發(fā)票、記錄銷售、辦理和記錄銷售退回、銷售折扣和折讓等。

銷售和收款業(yè)務(wù)涉及的主要單據(jù)和會計記錄可能包括客戶訂單、銷售單、發(fā)運憑證、銷售發(fā)票、記賬憑證、匯款通知書、營業(yè)收入明細賬、折扣折讓明細賬等；

而收款涉及的主要業(yè)務(wù)活動通常包括辦理和記錄現(xiàn)金、銀行存款收入，壞賬核銷等，涉及的主要單據(jù)和會計記錄則包括收款憑證、應(yīng)收賬款明細賬、庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、壞賬審批表等。

2.企業(yè)對銷售和收款業(yè)務(wù)實施財務(wù)共享時，需要進行全集團范圍的流程梳理和標準化。

財務(wù)共享服務(wù)中的銷售與收款流程，可以根據(jù)企業(yè)的實際情況和內(nèi)控要求進行設(shè)計。

對于一般制造業(yè)，財務(wù)共享服務(wù)中的銷售和收款流程通常以銷售合同的錄入為起點展開， 核心是銷售子流程。

3.在銷售和收款共享流程中，業(yè)務(wù)節(jié)點如下：

①業(yè)務(wù)審批。這部分包括分、子公司前期銷售業(yè)務(wù)的開展，包括客戶的評估、 銷售業(yè)務(wù)的洽談和合同的簽訂，合同簽訂為業(yè)務(wù)的起點，同時也開始數(shù)據(jù)的建立。

②業(yè)務(wù)人員填單。從提起開票到收入確認需要遵循業(yè)務(wù)流程，分、子公司業(yè)務(wù)人員在報賬系統(tǒng)中先后提交開票申請與收入確認單，填寫相關(guān)內(nèi)容并提交后由主管領(lǐng)導(dǎo)對真實性、 合理性進行審批確認。

③財務(wù)共享服務(wù)中心收入會計復(fù)核。收入會計對財務(wù)共享服務(wù)中心的開票與收入確認進行審核，審核項目實際情況，核對表格信息的真實性和計算過程的正確性，通過審核的單據(jù)由系統(tǒng)生成相應(yīng)記賬憑證傳遞至核算系統(tǒng)。

④財務(wù)共享服務(wù)中心歸檔。打印的記賬憑證、收入與費用確認表、整理成冊的會計檔案等實物資料按照歸檔流程及時進行歸檔。