財(cái)務(wù)共享服務(wù)主要集中在財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)中，并且是財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)中重復(fù)性高、業(yè)務(wù)量大、標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的業(yè)務(wù)。

財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)是財(cái)務(wù)工作中最為基礎(chǔ)和核心的業(yè)務(wù)。它包括總賬和報(bào)表管理、采購(gòu)和付款管理、銷售和收款管理、資產(chǎn)核算、成本管理和現(xiàn)金管理等。

根據(jù)中興新云服務(wù)有限公司、特許公認(rèn)會(huì)計(jì)師公會(huì)（ ACCA ）、廈門國(guó)家會(huì)計(jì)學(xué)院發(fā)布的《2022年中國(guó)共享服務(wù)領(lǐng)域調(diào)研報(bào)告——邁向世界一流》 ，上述業(yè)務(wù)中，采購(gòu)和付款、資金結(jié)算、總賬和報(bào)表、固定資產(chǎn)核算、銷售和收款是在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中實(shí)施最多的業(yè)務(wù)。

本節(jié)僅介紹財(cái)務(wù)共享下采購(gòu)和付款、費(fèi)用報(bào)銷、銷售和收款三個(gè)主要流程的基本內(nèi)容。

（一）采購(gòu)和付款流程

1.采購(gòu)和付款業(yè)務(wù)通常要經(jīng)過(guò)請(qǐng)購(gòu)、訂貨、驗(yàn)收和付款程序，不同企業(yè)根據(jù)其具體業(yè)務(wù)情況和內(nèi)控要求不同，實(shí)際做法會(huì)有區(qū)別，但共同的特點(diǎn)是程序復(fù)雜，涉及的單據(jù)和記錄繁多。以一般制造企業(yè)為例，其采購(gòu)涉及的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)（不同企業(yè)的具體活動(dòng)名稱和單據(jù)名稱可能不同，下同）可能包括編制采購(gòu)計(jì)劃、維護(hù)供應(yīng)商清單、請(qǐng)購(gòu)商品或勞務(wù)、編制采購(gòu)申請(qǐng)單、驗(yàn)收商品、確認(rèn)和記錄負(fù)債等。

采購(gòu)和付款業(yè)務(wù)涉及的單據(jù)和會(huì)計(jì)記錄可能包括采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商清單、采購(gòu)申請(qǐng)單、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、 采購(gòu)發(fā)票、轉(zhuǎn)賬憑證等；而付款涉及的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)則包括辦理付款和記錄現(xiàn)金、銀行存款支出等，涉及的單據(jù)和會(huì)計(jì)記錄可能包括付款憑證、應(yīng)付賬款明細(xì)賬、庫(kù)存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等。

采購(gòu)和付款業(yè)務(wù)通常業(yè)務(wù)數(shù)量大、重復(fù)程度高，同時(shí)企業(yè)對(duì)采購(gòu)和付款的內(nèi)控要求高，因此它適合在流程再造和標(biāo)準(zhǔn)化后在集團(tuán)范圍內(nèi)采用財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式實(shí)現(xiàn)，是能較好體現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)價(jià)值的業(yè)務(wù)領(lǐng)域。

2.一般企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中的采購(gòu)和付款流程通常以采購(gòu)申請(qǐng)為起點(diǎn)，具體流程可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生情況和內(nèi)控要求進(jìn)行設(shè)計(jì)和個(gè)性化配置。

3.在采購(gòu)和付款共享流程中，業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)如下：

①業(yè)務(wù)審批。企業(yè)各分、子公司等提起采購(gòu)計(jì)劃，并由相關(guān)歸口管理部門匯總以后報(bào)公司生產(chǎn)計(jì)劃部審批，審批通過(guò)以后組織遴選供應(yīng)商并簽訂采購(gòu)合同， 物資入庫(kù)以后由庫(kù)存管理部門安排入庫(kù)驗(yàn)收。

②填單/掃描。企業(yè)各分、子公司業(yè)務(wù)人員線上填寫(xiě)付款申請(qǐng)單、報(bào)賬單據(jù)，并把附件整理好交給掃描員；掃描員核實(shí)附件是否完整準(zhǔn)確后將附件掃描成電子影像。目前大部分企業(yè)憑證已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電子化，需要人工掃描的業(yè)務(wù)量不斷降低。

③財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心采購(gòu)會(huì)計(jì)復(fù)核。業(yè)務(wù)審批完成后的單據(jù)流入財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用會(huì)計(jì)或采購(gòu)會(huì)計(jì)初核，生成暫存記賬憑證；初核后再經(jīng)會(huì)計(jì)復(fù)核，然后自動(dòng)生成正式記賬憑證進(jìn)入會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)。

④財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心出納付款。采購(gòu)物資記賬成功后，出納根據(jù)資金計(jì)劃進(jìn)行付款，付款后由往來(lái)會(huì)計(jì)生成付款憑證。

⑤財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心歸檔。企業(yè)各分、子公司掃描員定期把紙質(zhì)資料郵寄到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心歸檔員將電子影像與紙質(zhì)資料進(jìn)行稽核匹配并歸檔。

（二）費(fèi)用報(bào)銷流程

1.企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷的主要內(nèi)容通常為企業(yè)經(jīng)辦人員先墊付后報(bào)銷的業(yè)務(wù)。企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)具有數(shù)量龐大、程序煩瑣、重復(fù)率高、金額小、單據(jù)格式不一致等特點(diǎn)。由于費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)比較容易標(biāo)準(zhǔn)化，適合采用財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式實(shí)現(xiàn)高效處理，因此大部分公司在建設(shè)財(cái)務(wù)共享時(shí)會(huì)優(yōu)先將費(fèi)用業(yè)務(wù)納入共享服務(wù)范圍，大幅度提升財(cái)務(wù)工作的效率，提升員工的體驗(yàn)。

2.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中的費(fèi)用報(bào)銷流程，可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況和內(nèi)控要求進(jìn)行設(shè)計(jì)。通常，企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷流程可分為先申請(qǐng)?jiān)賵?bào)銷和直接報(bào)銷兩種。如果想達(dá)到事前控制的目的，就需要要求員工在業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生之前先申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后才能開(kāi)展該項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，完成業(yè)務(wù)活動(dòng)后再就該項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷。而報(bào)銷又可以按照員工是否墊款分為先墊款再報(bào)銷和先借款再報(bào)銷兩種形式。

先墊款再報(bào)銷，是指員工在發(fā)生業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)沒(méi)有提前借款，而是自己墊款開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)，之后再憑相關(guān)票據(jù)進(jìn)行報(bào)銷。

先借款再報(bào)銷，是指員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生之前，先申請(qǐng)了借款或者備用金，自己不墊款，待業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生之后再憑相關(guān)票據(jù)進(jìn)行報(bào)銷，并根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生金額對(duì)借款金額多退少補(bǔ)。

也有企業(yè)員工辦理了信用卡性質(zhì)的公務(wù)卡。這種新型模式是利用員工的公務(wù)信用卡額度，既不需要提前辦理借款手續(xù)，又不實(shí)際占用員工資金，更加具有優(yōu)勢(shì)。

3.在費(fèi)用報(bào)銷共享流程中，業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)如下：

①填單/掃描。業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)活動(dòng)完成后開(kāi)始報(bào)銷，員工填寫(xiě)報(bào)銷單，并將發(fā)票等實(shí)物票據(jù)提交至本部門/單位掃描員，掃描員首先檢查實(shí)物票據(jù)是否正確、合規(guī)，是否齊全。如果不齊全，需要補(bǔ)充欠缺資料；如果齊全，掃描員掃描實(shí)物票據(jù)作為單據(jù)附件，點(diǎn)擊通過(guò)后進(jìn)入后續(xù)審批節(jié)點(diǎn)。主管部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)事項(xiàng)的真實(shí)性進(jìn)行把關(guān)，審批通過(guò)后方可進(jìn)行后續(xù)流程。

②財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用會(huì)計(jì)審核。報(bào)銷單線上流轉(zhuǎn)到會(huì)計(jì)初審崗，會(huì)計(jì)初審崗對(duì)單據(jù)及票據(jù)影像進(jìn)行二次審核，主要確認(rèn)票據(jù)合法、合規(guī)、達(dá)到結(jié)算條件，審核通過(guò)后進(jìn)入財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用會(huì)計(jì)對(duì)申請(qǐng)單及票據(jù)影像進(jìn)行審核，審核通過(guò)后復(fù)審崗進(jìn)行復(fù)審，并生成憑證。

③財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心出納付款。費(fèi)用報(bào)賬成功后，出納根據(jù)資金計(jì)劃進(jìn)行付款，付款后由往來(lái)會(huì)計(jì)生成付款憑證。

④財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心歸檔。掃描員定期把紙質(zhì)資料郵寄到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心歸檔員將電子影像與實(shí)物進(jìn)行稽核匹配并歸檔。

（三）銷售和收款流程

1.不同的企業(yè)根據(jù)其具體情況和內(nèi)控要求不同，銷售和收款業(yè)務(wù)的具體處理流程也有差異，但總體來(lái)講都是程序復(fù)雜，涉及的單據(jù)和記錄繁多，工作量大且容易出錯(cuò)。

以一般制造業(yè)為例，銷售涉及的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)通常包括接受客戶訂單、批準(zhǔn)賒銷信用、開(kāi)出發(fā)運(yùn)憑證并發(fā)貨、為客戶開(kāi)具發(fā)票、記錄銷售、辦理和記錄銷售退回、銷售折扣和折讓等。

銷售和收款業(yè)務(wù)涉及的主要單據(jù)和會(huì)計(jì)記錄可能包括客戶訂單、銷售單、發(fā)運(yùn)憑證、銷售發(fā)票、記賬憑證、匯款通知書(shū)、營(yíng)業(yè)收入明細(xì)賬、折扣折讓明細(xì)賬等；

而收款涉及的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)通常包括辦理和記錄現(xiàn)金、銀行存款收入，壞賬核銷等，涉及的主要單據(jù)和會(huì)計(jì)記錄則包括收款憑證、應(yīng)收賬款明細(xì)賬、庫(kù)存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、壞賬審批表等。

2.企業(yè)對(duì)銷售和收款業(yè)務(wù)實(shí)施財(cái)務(wù)共享時(shí)，需要進(jìn)行全集團(tuán)范圍的流程梳理和標(biāo)準(zhǔn)化。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中的銷售與收款流程，可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況和內(nèi)控要求進(jìn)行設(shè)計(jì)。

對(duì)于一般制造業(yè)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中的銷售和收款流程通常以銷售合同的錄入為起點(diǎn)展開(kāi)， 核心是銷售子流程。

3.在銷售和收款共享流程中，業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)如下：

①業(yè)務(wù)審批。這部分包括分、子公司前期銷售業(yè)務(wù)的開(kāi)展，包括客戶的評(píng)估、 銷售業(yè)務(wù)的洽談和合同的簽訂，合同簽訂為業(yè)務(wù)的起點(diǎn)，同時(shí)也開(kāi)始數(shù)據(jù)的建立。

②業(yè)務(wù)人員填單。從提起開(kāi)票到收入確認(rèn)需要遵循業(yè)務(wù)流程，分、子公司業(yè)務(wù)人員在報(bào)賬系統(tǒng)中先后提交開(kāi)票申請(qǐng)與收入確認(rèn)單，填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容并提交后由主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)真實(shí)性、 合理性進(jìn)行審批確認(rèn)。

③財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心收入會(huì)計(jì)復(fù)核。收入會(huì)計(jì)對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的開(kāi)票與收入確認(rèn)進(jìn)行審核，審核項(xiàng)目實(shí)際情況，核對(duì)表格信息的真實(shí)性和計(jì)算過(guò)程的正確性，通過(guò)審核的單據(jù)由系統(tǒng)生成相應(yīng)記賬憑證傳遞至核算系統(tǒng)。

④財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心歸檔。打印的記賬憑證、收入與費(fèi)用確認(rèn)表、整理成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案等實(shí)物資料按照歸檔流程及時(shí)進(jìn)行歸檔。