1、替代手工核算的基本條件

    當(dāng)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)經(jīng)過(guò)一定時(shí)期的試運(yùn)行，達(dá)到有關(guān)要求規(guī)定，就應(yīng)甩掉手工，由計(jì)算機(jī)完成會(huì)計(jì)核算工作。會(huì)計(jì)電算化的首要目的，就是要使財(cái)會(huì)人員擺脫繁瑣的記帳、算帳、報(bào)帳工作。但是對(duì)通過(guò)試運(yùn)行沒(méi)有發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)得到改進(jìn)的會(huì)計(jì)軟件，不能保證在正式運(yùn)行中不出問(wèn)題。要保證正常運(yùn)轉(zhuǎn)，還需要具備相應(yīng)的條件，因此，財(cái)政部在"會(huì)計(jì)核算軟件管理的幾項(xiàng)規(guī)定中規(guī)定，替代手工記帳必須具備以下條件：

    （1）單位獲得"會(huì)計(jì)工作達(dá)標(biāo)單位"證書(shū)。

    （2）采用的會(huì)計(jì)核算軟件已通過(guò)評(píng)審。

    （3）與手工并行運(yùn)行三個(gè)月以上，保存有完整的與手工核算相一致的數(shù)據(jù)。

    （4）  配有專門(mén)或主要用于會(huì)計(jì)核算工作的計(jì)算機(jī)可計(jì)算機(jī)終端，并配有指定的專職或兼職的上機(jī)操作人員。

    （5）  有嚴(yán)格的操作管理制度，包括操作人員工作職責(zé)和工作權(quán)限；預(yù)防記帳憑證等

    數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計(jì)算機(jī)的措施；預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的記帳憑證未經(jīng)復(fù)核而登帳的措施；必要的上機(jī)操作記錄制度。

    （6）  有嚴(yán)格的硬件、軟件管理制度，包括保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的措施；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件安全保密的措施；修改會(huì)計(jì)核算軟件的審批、監(jiān)督制度。

    （7）有嚴(yán)格的電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度。

    2、替代手工核算的審批程序和要求

    各單位替代手工記帳的審批，分別由以下單位辦理：

    （1）  地方各單位由同級(jí)財(cái)政部門(mén)或其授權(quán)單位審批。

    （2）國(guó)務(wù)院直屬單位由國(guó)務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門(mén)批準(zhǔn)，年末一次匯總，報(bào)財(cái)政部備案。

    （3）軍隊(duì)各單位的審批權(quán)限由總后勤部財(cái)務(wù)部規(guī)定。

    申請(qǐng)單位應(yīng)提交以下資料：有關(guān)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部管理資料；計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)科目代碼

    和其它有關(guān)代碼及編制說(shuō)明；試運(yùn)行簡(jiǎn)況及輸出的帳、證、表樣本。

    3、替代手工核算的二種方式

    從試運(yùn)行向計(jì)算機(jī)系統(tǒng)轉(zhuǎn)換，  替代手工核算，一般有兩種方式：一種方式是全部核算業(yè)務(wù)一次性完成轉(zhuǎn)換；  另一種方式是分階段逐步轉(zhuǎn)換，以保證系統(tǒng)可靠，平衡過(guò)度。對(duì)于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量大，處理復(fù)雜的系統(tǒng)，宜采用分階段轉(zhuǎn)換方式，先易后難。對(duì)于那些業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單或單項(xiàng)應(yīng)用的核算業(yè)務(wù)，可用一次性轉(zhuǎn)換方式。