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Excel表格如何解決數(shù)據(jù)重復(fù)錄入問題

2015-7-17 15:47:39東奧會計在線字體:

  在往Excel電子表格軟件錄入數(shù)據(jù)時,有時會因為疏忽重復(fù)錄入某些數(shù)據(jù)信息,但工作要求有的數(shù)據(jù)只能錄入一次,檢查那些重復(fù)錄入的數(shù)據(jù)時就會很麻煩,增加額外工作量。如何解決數(shù)據(jù)重復(fù)錄入的問題呢?下面為大家支招!

  其實Excel軟件中可以自定義公式,遇到重復(fù)數(shù)據(jù)時可以自動彈出警告信息。下面以Excel 2007為例做詳細介紹。

  Step1:運行Excel 2007程序并新建一個工作表格,然后按下“Ctrl+A”組合鍵全選該表格。

  Step2:單擊“數(shù)據(jù)”菜單,然后在“數(shù)據(jù)工具”功能區(qū)域中選擇“數(shù)據(jù)有效性”選項,接下來在隨即彈出的“數(shù)據(jù)有效性”對話框中選擇“設(shè)置”選項卡,在“允許”下拉列表框中選擇“自定義”標(biāo)簽,在“公式”下面的文本框中輸入 “=COUNTIF($1:$65535,A1)=1”(不含雙引號)。

  注意:這里的“$1:$65535”表示對全工作表范圍進行重復(fù)檢查。 如果你需要檢查的只是某一特定的單元格范圍,可以根據(jù)實際情況重新進行調(diào)整,但必須使用絕對方式。

  Step3:切換到“出錯警告”選項卡,在這里程序已經(jīng)自動勾選了“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示出錯警告”的復(fù)選框,接下來將“樣式”設(shè)置為“停止”選項,然后在右側(cè)的“標(biāo)題”和“錯誤信息”兩個文本框中可以自行輸入相關(guān)的內(nèi)容、具體的警告信息等等,然后單擊“確定”按鈕即可。

  經(jīng)過設(shè)置之后,今后重復(fù)輸入相關(guān)數(shù)據(jù)時,程序會自動彈出一個對話框,提示“有重復(fù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)”,提供“重試”、“取消”、“幫助”三個選項。 選擇“重試”,則對現(xiàn)有數(shù)據(jù)進行檢查校核;選擇“取消”可以重新輸入。

責(zé)任編輯:初曉微茫

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