2015《公司戰(zhàn)略》基礎(chǔ)考點：信息系統(tǒng)與組織管理

　　【東奧小編】現(xiàn)階段進入2015年注會基礎(chǔ)備考期，是全面梳理考點的寶貴時期，我們一起來學(xué)習(xí)2015《公司戰(zhàn)略》基礎(chǔ)考點：信息系統(tǒng)與組織管理。

　　【內(nèi)容導(dǎo)航】：

　　(一)組織管理層次及其信息特點

　　(二)層次信息系統(tǒng)應(yīng)用概述

　　(三)基層的信息系統(tǒng)應(yīng)用

　　(四)中層的信息系統(tǒng)應(yīng)用

　　(五)高層的信息系統(tǒng)應(yīng)用

　　【所屬章節(jié)】：

　　本知識點屬于《公司戰(zhàn)略與風(fēng)險管理》科目第八章管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用與管理第二節(jié)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用的內(nèi)容。

　　【知識點】：信息系統(tǒng)與組織管理

　　(一)組織管理層次及其信息特點

　　1.組織管理的層次。

　　通常，一個組織的管理層次可以分為三個層次，即高層、中層和基層。

　　(1)高層位于組織最高層，需要對整個組織負(fù)責(zé)，通常包括總經(jīng)理、總裁、副總裁等，其主要任務(wù)是從組織整體利益出發(fā)，制定組織目標(biāo)及戰(zhàn)略，對組織實行統(tǒng)一指揮和綜合管理。高層管理屬于戰(zhàn)略級管理。

　　(2)中層是介于高層和基層之間的中間層次，主要任務(wù)是根據(jù)高層所確定的目標(biāo)和戰(zhàn)略，制定資源分配計劃和進度表，協(xié)調(diào)所屬部門的資源及活動，組織基層單位來實現(xiàn)總體目標(biāo)。中層管理屬于戰(zhàn)術(shù)級管理。

　　(3)基層的主要任務(wù)是按照中高層制定的計劃，具體去執(zhí)行和完成計劃�；鶎庸芾韰^(qū)別于中層管理和高層管理的特點是以執(zhí)行為主�；鶎庸芾韺儆谧鳂I(yè)級管理。

　　2.不同管理層次的信息需求特點。

　　由于管理層次的構(gòu)成和目的不同，每個層次的信息需求也不同。

　　高層關(guān)注組織的全局性、方向性以及涉及與目標(biāo)有關(guān)的大政方針和戰(zhàn)略問題。組織的高層管理者在戰(zhàn)略制定過程中不僅需要使用組織內(nèi)部的數(shù)據(jù)，還需要了解組織的外部數(shù)據(jù)和競爭情報，需要了解宏觀環(huán)境、市場、競爭對手、顧客和行業(yè)發(fā)展、政府政策傾向等方面的信息，以決定未來的發(fā)展方向。其信息需求具有以外部信息為主、概括性高、面向預(yù)測和未來、不確定程度高等特點。

　　中層主要關(guān)注在既定組織戰(zhàn)略方針下如何進行組織和安排。中層由組織的中層管理者構(gòu)成，如財務(wù)、營銷、生產(chǎn)、人力資源、研發(fā)等部門的主管等，他們需要對職能部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行概括、綜合和分析，以確保對組織資源進行有效利用，計劃并控制相關(guān)業(yè)務(wù)活動，確保組織總目標(biāo)和部門分目標(biāo)的實現(xiàn)。其信息需求具有以內(nèi)部信息為主、概括性較高、面向階段性綜合、中等程度不確定性等特點。

　　基層關(guān)注怎樣執(zhí)行，如具體實行計劃、進行生產(chǎn)等�；鶎佑山M織的基層管理者組成，如車間主任、財務(wù)會計、生產(chǎn)調(diào)度員等。他們收集、驗證和記錄事務(wù)處理數(shù)據(jù)，以監(jiān)督日常業(yè)務(wù)活動，對其負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)活動進行指導(dǎo)以保證組織的正常運轉(zhuǎn)。其信息需求具有來源于組織內(nèi)部、詳細(xì)程度高、重復(fù)性和可預(yù)見性程度高、精確性高等特點。下表描述了不同管理層次間信息需求特點的差別。

　　(二)層次信息系統(tǒng)應(yīng)用概述

　　—般來說，組織的3種管理層次對應(yīng)著4種不同類型的信息系統(tǒng)。

　　1.經(jīng)理信息系統(tǒng)(executive information system，EIS)：支持組織的戰(zhàn)略層，幫助高層管理者進行長期戰(zhàn)略計劃活動的信息系統(tǒng)。

　　2.決策支持系統(tǒng)(decision support system，DSS)，和管理信息系統(tǒng)(management information system，狹義MIS)：支持組織中層管理者進行監(jiān)督、控制、管理和決策的信息系統(tǒng)。

　　3.業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)(transaction processing system，TPS)：處理和記錄企業(yè)經(jīng)營運作所必需的組織基本活動和作業(yè)信息的計算機系統(tǒng)，服務(wù)于組織的作業(yè)層。

　　下表顯示了上述4種不同類型信息系統(tǒng)的主要特性。

　　(三)基層的信息系統(tǒng)應(yīng)用

　　基層的信息系統(tǒng)主要是指業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。

　　1.TPS的定義。

　　業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)(TPS)是負(fù)責(zé)記錄、處理并報告組織中重復(fù)性的日�；顒�，記錄和更新企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的信息系統(tǒng)。TPS是為組織作業(yè)層服務(wù)的基本信息系統(tǒng)，它是信息系統(tǒng)在組織中早期的應(yīng)用形式，也是最基本的信息系統(tǒng)形式，主要作用是運用信息技術(shù)手段加工和處理業(yè)務(wù)信息，如財務(wù)上的應(yīng)收應(yīng)付、庫存的進出、銷售情況記錄、生產(chǎn)情況記錄等。

　　2.TPS的功能。

　　(1)及時收集、保存、傳遞、處理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù);

　　(2)為標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程提供數(shù)據(jù)處理手段;

　　(3)建立并維持龐大的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫;

　　(4)信息檢索包括例行的報告與查詢服務(wù);

　　(5)監(jiān)控功能包括維持系統(tǒng)的正常運作。

　　3.TPS的處理過程。

　　這個過程叫做業(yè)務(wù)處理周期，通常包括數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務(wù)處理、數(shù)據(jù)庫維護、文件和報告生成、查詢處理五個基本活動。

　　(1)數(shù)據(jù)輸入。

　　數(shù)據(jù)輸入是指收集數(shù)據(jù)，然后記錄、編碼和編輯，輸入到計算機的過程。數(shù)據(jù)應(yīng)盡量從源處獲得，以保證其正確性。

　　(2)業(yè)務(wù)處理。

　　業(yè)務(wù)處理是指對輸入的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)按照業(yè)務(wù)邏輯和數(shù)據(jù)流程進行處理。

　　業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理方式可分為批處理和實時處理。

　　批處理是定期地周期性地收集源文件，然后進行成批處理。

　　如財務(wù)部門將每天發(fā)生的所有發(fā)票集中在下午5點一次性地錄入計算機，更新應(yīng)收款數(shù)據(jù)庫。

　　實時處理是在處理業(yè)務(wù)時即進行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)或文件的更新，因而這時的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)就能即時反映業(yè)務(wù)執(zhí)行的真實情況。

　　實時處理也叫做聯(lián)機處理，這時數(shù)據(jù)更新是即時的，響應(yīng)查詢也是即時的。例如，每到一批貨物，就立即更新庫存，這時庫存查詢就可立刻了解最新的庫存貨物情況。

　　(3)數(shù)據(jù)庫維護。

　　數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)必須反映企業(yè)的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀。每筆業(yè)務(wù)處理均是對企業(yè)現(xiàn)狀的改變，因此數(shù)據(jù)的編輯、修改和更新都應(yīng)該經(jīng)過嚴(yán)格的控制，避免業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錯誤和修改不一致。

　　通常商用數(shù)據(jù)庫會包含保證數(shù)據(jù)完整性和一致性的一些功能，業(yè)務(wù)處理信息系統(tǒng)要包含專門的數(shù)據(jù)庫維護程序，以盡量保證數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)能準(zhǔn)確反映企業(yè)現(xiàn)狀。此外，還需要業(yè)務(wù)處理人員具備良好的信息處理技能和信息系統(tǒng)素養(yǎng)，才能保證數(shù)據(jù)庫發(fā)揮作用。

　　(4)文件和報告生成。

　　最后一個處理階段是產(chǎn)生信息產(chǎn)品，也就是報告和文件。如用來啟動接受行動的文件——采購單、支票等，確認(rèn)業(yè)務(wù)已發(fā)生的文件——銷售收據(jù)、發(fā)票等。此外，還可以產(chǎn)生各種明細(xì)表和匯總報告等。

　　(5)查詢處理。

　　查詢處理是指提供查詢響應(yīng)功能。一般響應(yīng)是以事先設(shè)計好的輸出格式，如表單等，在終端屏幕上顯示，也可將其打印出來。

　　4.TPS處理業(yè)務(wù)信息帶來的好處。

　　通過TPS處理業(yè)務(wù)信息可帶來如下好處：

　　(1)有利于提高信息處理的準(zhǔn)確度;

　　(2)有助于提高信息處理速度;

　　(3)節(jié)省人力，提高勞動生產(chǎn)率;

　　(4)改善服務(wù)水平，能更好地滿足客戶對產(chǎn)品和服務(wù)的要求。

　　(四)中層的信息系統(tǒng)應(yīng)用

　　中層的信息系統(tǒng)主要是指管理信息系統(tǒng)(狹義)和決策支持系統(tǒng)。

　　1.管理信息系統(tǒng)(狹義)。

　　(1)管理信息系統(tǒng)(狹義)的概念。

　　對于管理信息系統(tǒng)(MIS)，廣義的理解是凡是用于管理的信息系統(tǒng)都可以叫做管理信息系統(tǒng)。

　　狹義的理解則是指那些能從內(nèi)部和外部收集數(shù)據(jù)，經(jīng)過加工處理，形成有用的信息，以預(yù)定的形式提供給以中層為主的各管理層使用的信息系統(tǒng)。

　　這里的管理信息系統(tǒng)是指狹義的管理信息系統(tǒng)。

　　(2)管理信息系統(tǒng)(狹義)在組織信息系統(tǒng)中的角色。

　　在組織信息系統(tǒng)中，MIS(狹義)起著承上啟下的連接作用。

　　一方面，MIS(狹義)的運行很大程度上依賴于業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)(TPS)所提供的數(shù)據(jù)，它通過對業(yè)務(wù)信息的匯總和分析，向管理者提供定期和預(yù)定的報告、報表和查詢，支持管理層(主要是中層)高效地組織、計劃和控制企業(yè)的運行。

　　另一方面，MIS也為DSS和EIS提供數(shù)據(jù)支持。

　　MIS的組成粗略地可分為輸入、處理及輸出三部分。輸入數(shù)據(jù)源來自組織內(nèi)外兩方面，最主要的是通過TPS獲取的內(nèi)部數(shù)據(jù)。MIS的處理和輸出是運用獲取的數(shù)據(jù)，按照預(yù)先設(shè)定的數(shù)據(jù)處理要求，通過分類、匯總、排序和計算及數(shù)據(jù)的提取等工作，輸出規(guī)定格式的報表，滿足管理人員(以中層管理人員為主)的查詢要求。MIS輸出各式報表，通常包括按周期生成的周期報表、按管理者要求提供的定制報表、報告異常情況的異常報表、提供詳細(xì)數(shù)據(jù)的明細(xì)表和提供縱向/橫向?qū)Ρ鹊膮R總對比報表等。

　　管理者(以中層管理者為主)借助MIS(狹義)，可以了解企業(yè)在成本、利潤、客戶服務(wù)、產(chǎn)品銷售等方面的執(zhí)行情況，輔助完成如訂貨決策等一些高度結(jié)構(gòu)化的決策活動，實現(xiàn)資源的調(diào)度和計劃的制定、執(zhí)行、控制和調(diào)整，及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)運營中存在的問題，尋求改善和提高，從而有效地控制企業(yè)的運行，以確保組織的戰(zhàn)略目標(biāo)通過管理層的戰(zhàn)術(shù)運作得以實現(xiàn)。

　　2.決策支持系統(tǒng)。

　　(1)決策支持系統(tǒng)的概念。

　　決策支持系統(tǒng)(DSS)也是服務(wù)于管理層(主要是中層管理者)的信息系統(tǒng)。

　　傳統(tǒng)的MIS主要服務(wù)于企業(yè)的日常管理，發(fā)展到一定階段，決策支持系統(tǒng)隨之產(chǎn)生。

　　決策支持系統(tǒng)的定義為：以信息技術(shù)為手段，應(yīng)用決策科學(xué)及有關(guān)學(xué)科的理論與方法，以人機交互方式輔助決策者解決半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化決策問題的信息系統(tǒng)。

　　DSS側(cè)重于幫助管理人員解決一些無法預(yù)先設(shè)定、不能用已知方法求解的非結(jié)構(gòu)化問題以及介于兩者之間的半結(jié)構(gòu)化問題，如產(chǎn)品的銷售價格定為多少合適?如何確定明年的投資與預(yù)算?是否應(yīng)該開發(fā)某一新產(chǎn)品?

　　(2)DSS的基本特征。

　　DSS具有如下一些基本特征：

　�、貲SS主要用來解決半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的決策問題，分析能力強;

　　②DSS主要面向決策者，特別是中高層的管理人員;

　�、跠SS用于提供決策支持，而不能代替決策者決策，人仍然是決策的主體;

　�、蹹SS易于為非計算機專業(yè)人員(管理者)以交互會話的方式方便地使用;

　�、軩SS引入了模型和分析技術(shù)，把模型或分析技術(shù)與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取技術(shù)及檢索技術(shù)結(jié)合起來;

　�、轉(zhuǎn)SS強調(diào)對環(huán)境及決策問題變化的適應(yīng)性和快速響應(yīng)能力。

　　(3)DSS與MIS(狹義)的區(qū)別。

　　雖然同樣服務(wù)于管理層，但DSS與MIS(狹義)的出發(fā)點不同，因而有著較明顯的區(qū)別。下表列舉了DSS與MIS(狹義)的主要區(qū)別。

　　(五)高層的信息系統(tǒng)應(yīng)用

　　高層的管理信息系統(tǒng)主要是指經(jīng)理信息系統(tǒng)。

　　1.經(jīng)理信息系統(tǒng)的定義。

　　經(jīng)理信息系統(tǒng)(EIS)是服務(wù)于組織的戰(zhàn)略層，通過先進的圖形技術(shù)和通信技術(shù)幫助高層管理人員解決非結(jié)構(gòu)化決策問題，并由高層管理人員親自使用的計算機信息系統(tǒng)。

　　2.EIS的特征。

　　(1)高層管理者一般關(guān)注以下類型的信息：

　�、訇P(guān)于產(chǎn)業(yè)的關(guān)鍵成功因素的有關(guān)信息;

　　②計劃與實際的比較信息;

　�、蹅�體思維偏好所要求的信息。

　　盡管都用于提供決策支持，但EIS和DSS仍有一些本質(zhì)的區(qū)別：

　　(1)所解決問題的特點不同。

　　高層管理要應(yīng)對企業(yè)面臨的各種環(huán)境挑戰(zhàn)，EIS的目標(biāo)是用來幫助高層經(jīng)理解決他們所面臨的不斷變化的各種管理和決策問題;DSS則用來輔助一個或一群決策者解決一類特定的，往往是重復(fù)出現(xiàn)的半結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化問題。

　　(2)設(shè)計導(dǎo)向不同。

　　DSS是以問題為導(dǎo)向的，設(shè)計目標(biāo)是為了解決重復(fù)出現(xiàn)的某一類決策問題，一般需借助模型進行問題的解決;EIS則是以決策者為導(dǎo)向，必須充分考慮決策者的個體特點偏好及其所面臨的不斷變化的環(huán)境，系統(tǒng)更多以圖形的方式來表示各類信息，且應(yīng)集成通訊功能和日程安排功能。

　　(3)系統(tǒng)的復(fù)雜性不同。

　　DSS將數(shù)據(jù)處理和復(fù)雜的分析模型結(jié)合起來進行半結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化問題的解決，必須具有較強的適應(yīng)性，因此一般來說DSS比較復(fù)雜;而高層經(jīng)理不可能有太多時間花費在這么復(fù)雜系統(tǒng)的使用上，因此EIS相對簡單。

　　因此，EIS—般具有如下特征：

　　(1)專門用于支持高層管理決策;

　　(2)操作簡便，使用前不需要培訓(xùn);

　　(3)一般為個體決策者量身定做;

　　(4)數(shù)據(jù)來源于組織內(nèi)部和外部的各種信息源;

　　(5)采用圖、表、文字等形式輸出信息，內(nèi)容直觀、簡明、一目了然;

　　(6)為決策者提供選擇、析取、分離、追蹤、鉆取信息的功能;

　　(7)可提供決策者需要的各種報告，如狀態(tài)報告、異常情況報告、趨勢分析報告、數(shù)據(jù)挖掘報告等;

　　(8)為決策者提供各種方便的通信工具。

　　3.EIS的結(jié)構(gòu)和功能。

　　由于高層的經(jīng)理、總裁等沒有太多的時間接受培訓(xùn)，因此EIS界面應(yīng)該圖文并茂、層次清晰，使用戶可以在很短的時間內(nèi)掌握使用方法。EIS提供的信息是關(guān)系到組織生存發(fā)展的關(guān)鍵信息，但又需要對其追根問底、提供細(xì)化的信息，因此系統(tǒng)要設(shè)置包含內(nèi)、外部信息的綜合信息庫，外部數(shù)據(jù)庫也比內(nèi)部數(shù)據(jù)庫的地位更重要。由于高層經(jīng)理面對的問題多是典型的非結(jié)構(gòu)化決策問題，與DSS要解決的問題相比，分析與求解的難度更大。

　　因此EIS必須基于人工智能技術(shù)，集成必要的案例、模型、知識庫等。EIS還需具有豐富的經(jīng)理辦公支持功能，輔助高層經(jīng)理完成通信溝通、日程安排、公文處理等工作，因此需要集成辦公文檔庫。

　　通常，EIS的基本功能包括：

　　(1)辦公支持功能：提供如文字處理、日程安排、地址簿、待處理事務(wù)清單、電子郵件服務(wù)等辦公自動化功能以及公司內(nèi)外的產(chǎn)業(yè)新聞等。

　　(2)分析支持功能：提供非結(jié)構(gòu)化問題的決策查詢功能;調(diào)用DSS的功能;關(guān)于趨勢、關(guān)鍵指標(biāo)、異常報告等的圖形分析輸出功能;關(guān)鍵詞查詢、數(shù)據(jù)挖掘功能;幫助和解釋文檔的功能。

　　(3)個性化定制功能：允許對報告的形式、圖表的類型和菜單的內(nèi)容進行方便的修改。

　　(4)圖示功能：能生成多種圖形并可選擇各種類型的顯示。

　　(5)規(guī)劃功能：項目管理、日程安排。

　　(6)數(shù)據(jù)集成功能：與組織中的計算機資源和其他類型的信息系統(tǒng)進行高效的集成和整合，具有遠(yuǎn)程訪問功能和數(shù)據(jù)安全功能。