采購與付款審計主要發(fā)現(xiàn)與思路？
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職場陪伴【問題】采購與付款審計主要發(fā)現(xiàn)與思路？
【答案】
審計人員執(zhí)行了以下的采購環(huán)節(jié)審計程序與步聚：
1、 與采購人員交流，供應(yīng)商的確定需經(jīng)過什么流程與程序，并提供相關(guān)的表單或郵件審批證據(jù)，確定供應(yīng)商的引進是否經(jīng)過授權(quán)審批，如果有采購制度，先拿到制度，經(jīng)過穿行測試看是否與制度不相符。同時記錄相關(guān)流程進行現(xiàn)場驗證，記得對關(guān)鍵表單或?qū)徟鷨芜M行拍照，進行了抽樣審查。
2、取得采購部門的詢價報價資料，看重要的物料是否經(jīng)過恰當(dāng)詢價后確定供應(yīng)商，主要為同一種物料報價資料供應(yīng)商數(shù)量，采購周期與采購價格差異分析，供應(yīng)商提供的報價單(注意蓋章，不蓋章簽字的無效，易作假)，最重要的是詢比價最終的結(jié)果是否經(jīng)過層級審批后通過的。
3、對供應(yīng)商的清單進行：“天眼查”或“企查查”，查詢供應(yīng)商是否為貿(mào)易商或經(jīng)銷商(中間商)，如果為貿(mào)易商類，還要核實是否在國內(nèi)存在生產(chǎn)廠家，及廠家采購是否有數(shù)量限制等。核實后，即可得出貿(mào)易商的采購價格一般遠高于廠家采購價，舞弊可能性較大，注意這種審計注意不要打草驚蛇，先小心確定審計結(jié)果，得出重大采購損失結(jié)論后，并注意了匯報對象與時間的恰當(dāng)性。
4、在企業(yè)授權(quán)審批清單中，采購訂單金額的大小，審批權(quán)限是不同的，超過一定限額的采購訂單，一般要經(jīng)過更高級一級的職位來審批，查閱公司的《授權(quán)審批表》，發(fā)現(xiàn)了超額未執(zhí)行審批現(xiàn)象。
5、檢查供應(yīng)商采購檔案是否完整保留，不保留采購檔案危害很大，一是采購員采購后沒有留下證據(jù)，進一步給采購員留下舞弊的空間，二是會造成采購行為不公開透明，失去監(jiān)控。所以正常情況下，采購訂單、報價決策資料、供應(yīng)商評估資料、采購合同等都必須裝訂成冊進行保管。
6、要對預(yù)付貨款進行控制，預(yù)付貨款一般只針對特定供應(yīng)商，如難于采購的物品或是供應(yīng)商要先款后貨的商品，確定預(yù)付之前，還要對供應(yīng)商進行資質(zhì)調(diào)查，預(yù)付也不是完全100%預(yù)付，一般先預(yù)付30%左右較恰當(dāng)。最后是必須有更高等級的審批。
7、大宗商品，如銅、鋁、合金類物料，由于市價在不停地變動，可以參考專業(yè)市場價格，這在網(wǎng)上隨處可以查詢，如長江金屬網(wǎng)、上海有色金屬網(wǎng)等，采購員需隨時調(diào)整采購價格，并與市價相符。作為審計人員，可以對比市價趨勢線與企業(yè)采購價趨勢線是否一致，以得出審計結(jié)論
采購主要的業(yè)務(wù)活動及其中的關(guān)鍵審核點：
1、年度或月度采購計劃通常采購是必須提前做計劃的，采購計劃一般通常是依據(jù)上年度的實際情況與本年度銷售計劃、再減去相應(yīng)的庫存來推定，如果無采購計劃，或采購計劃沒有恰當(dāng)走審批流程，則可能造成采購量過大造成呆滯損失，或采購量不足造成生產(chǎn)嚴(yán)重受到影響;
2、供應(yīng)商的評估與維護企業(yè)需定期對供應(yīng)商進行維護與評估，主要評估采購質(zhì)量、采購交貨及時性以及是否存在停供風(fēng)險，有時需要備用多個供應(yīng)商，評估時各部門需參與進來，不能單純由個別人或部門決定。
3、采購下單這個環(huán)節(jié)主要審計采購商品的依據(jù)是否準(zhǔn)確合理，有無計劃外采購，或人為擴大采購量行為。
4、驗收入庫這個環(huán)節(jié)關(guān)鍵是要職責(zé)分離，一般由檢驗員檢驗質(zhì)量，倉庫清點數(shù)量，不合格物品需及時退回供應(yīng)商，以免產(chǎn)生糾紛，同時驗收單據(jù)等需要簽字確認或在系統(tǒng)中標(biāo)識責(zé)任人，手工單據(jù)需一式幾份分別備至于財務(wù)、采購、倉庫等。
5、采購對賬并填制付款請求單，由財務(wù)審核，核對無誤后計入“應(yīng)付賬款”或現(xiàn)金支付這個環(huán)節(jié)注意采購必須在請款前對賬，收集相關(guān)的發(fā)票、驗收單據(jù)及入庫記錄，財務(wù)必須審核并簽字，在ERP系統(tǒng)的，在ERP系統(tǒng)中產(chǎn)生“對賬單”。
6、結(jié)算清理貨款這個環(huán)節(jié)主要審計付款是否經(jīng)過恰當(dāng)審批，是否存在現(xiàn)金支付供應(yīng)商貨款情況，一般企業(yè)是禁止大額現(xiàn)金支付貨款的，因為這是最容易產(chǎn)生舞弊行為的。
說明：因政策不斷變化，以上會計實操相關(guān)內(nèi)容僅供參考，如有異議請以官方更新內(nèi)容為準(zhǔn)。
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