制定采購計劃

（1）生產(chǎn)、倉庫等部門定期編制采購計劃

（2）經(jīng)部門負(fù)責(zé)人等適當(dāng)?shù)墓芾砣藛T審批后提交采購部門，具體安排商品及服務(wù)采購

供應(yīng)商認(rèn)證及信息維護(hù)（供應(yīng)商清單）

（1）通常對于合作的供應(yīng)商事先進(jìn)行資質(zhì)等審核、將通過審核的供應(yīng)商信息錄入系統(tǒng)，形成完整的供應(yīng)商清單

（2）及時對供應(yīng)商信息變更進(jìn)行更新

（3）采購部門只能向通過審核的供應(yīng)商進(jìn)行采購

請購商品和勞務(wù)（請購單）

（1）倉儲部門填寫請購單，通常由倉儲部門經(jīng)理在請購單上簽字審批

（2）生產(chǎn)部門填寫請購單，通常由生產(chǎn)部門經(jīng)理在請購單上簽字審批

（3）對于日常采購的請購，應(yīng)當(dāng)根據(jù)請購單進(jìn)行一般授權(quán)審批，每張請購單必須經(jīng)過對這類支出預(yù)算負(fù)責(zé)的主管人員簽字審批

編制訂購單（訂購單/合同）

（1）采購部門負(fù)責(zé)編制訂購單，發(fā)出訂購單

（2）采購部門對經(jīng)過恰當(dāng)批準(zhǔn)的請購單發(fā)出訂購單，詢價后確定最佳供應(yīng)商，但詢價與確定供應(yīng)商的職責(zé)應(yīng)當(dāng)分離；對于大額、重要的采購項目，應(yīng)采取競價方式來確定供應(yīng)商

（3）采購部門收到請購單后，對金額在人民幣××元以下的請購單由采購經(jīng)理負(fù)責(zé)審批；金額在人民幣××元至××元的請購單由總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批；金額超過人民幣××元的請購單需經(jīng)董事會審批

（4）采購信息管理員根據(jù)經(jīng)恰當(dāng)審批的請購單生成連續(xù)編號的訂購單

執(zhí)行采購

在采用自動化信息系統(tǒng)的被審計單位，將經(jīng)審批的請購單信息輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)將自動生成訂購單（此時系統(tǒng)顯示為“待處理”狀態(tài)）。每周，采購信息管理員核對本周內(nèi)生成的訂購單，將請購單和訂購單存檔管理，對任何不連續(xù)編號的情況進(jìn)行檢查

編制訂購單（采購信息報告）

（1）在采用自動化信息系統(tǒng)的被審計單位，采購業(yè)務(wù)員根據(jù)系統(tǒng)顯示的“待處理”的訂購單信息，安排供應(yīng)商發(fā)貨、收取采購發(fā)票以及倉儲驗收等事宜

（2）每周，財務(wù)部門應(yīng)付賬款記賬員匯總本周內(nèi)生成的所有訂購單并與請購單核對，編制采購信息報告

如訂購單與請購單核對相符，應(yīng)付賬款記賬員即在采購信息報告上簽字。如有不符，應(yīng)付賬款記賬員將通知采購信息管理員，與其共同調(diào)查該事項。應(yīng)付賬款記賬員還需在采購信息報告中注明不符事項及其調(diào)查結(jié)果

驗收商品（驗收單）

（1）驗收部門首先需要比較所驗收商品與訂購單上的要求是否相符，然后盤點商品并檢查商品有無損壞

（2）驗收部門對已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預(yù)先按順序編號的驗收單

（3）驗收人員將商品送交倉庫或其他請購部門時，應(yīng)取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，或要求其在驗收單的副聯(lián)上簽收

（4）驗收人員應(yīng)將驗收單其中的一聯(lián)送交應(yīng)付憑單部門

儲存已驗收的商品（職責(zé)分離控制）

（1）儲存崗位與驗收崗位應(yīng)當(dāng)職責(zé)分離

（2）限制無關(guān)人員接近儲存的商品存貨

編制付款憑單（授權(quán)審批控制、連續(xù)編號控制）

（1）確定供應(yīng)商發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)的驗收單、訂購單的一致性

（2）確定供應(yīng)商發(fā)票計算的正確性

（3）編制有預(yù)先順序編號的付款憑單，并附上支持性憑證（如訂購單、驗收單和供應(yīng)商發(fā)票等）

（4）獨立檢查付款憑單計算的正確性

（5）在付款憑單上填入應(yīng)借記的資產(chǎn)或費用賬戶名稱

（6）由被授權(quán)人員在憑單上簽字，以示批準(zhǔn)照此憑單要求付款

確認(rèn)與記錄負(fù)債（職責(zé)分離控制）

（1）與應(yīng)付賬款確認(rèn)和記錄相關(guān)的部門一般有責(zé)任核查購置的財產(chǎn)，并在應(yīng)付憑單登記簿或應(yīng)付賬款明細(xì)賬中加以記錄；在收到供應(yīng)商發(fā)票時，應(yīng)付賬款部門應(yīng)將發(fā)票上所記載的品名、規(guī)格、價格、數(shù)量、條件及運費與訂購單上的有關(guān)資料核對，如有可能，還應(yīng)與驗收單上的資料進(jìn)行比較

（2）記錄現(xiàn)金支出的人員不得經(jīng)手現(xiàn)金、有價證券和其他資產(chǎn)

確認(rèn)與記錄負(fù)債（職責(zé)分離控制）

（3）在手工系統(tǒng)下，應(yīng)將已批準(zhǔn)的未付款憑單送達(dá)會計部門，據(jù)以編制有關(guān)記賬憑證和登記有關(guān)賬簿。會計主管應(yīng)監(jiān)督為采購交易而編制的記賬憑證中賬戶分類的適當(dāng)性；通過定期核對編制記賬憑證的日期與憑單副聯(lián)的日期，監(jiān)督入賬的及時性。而獨立檢查會計人員則應(yīng)核對所記錄的憑單總數(shù)與應(yīng)付憑單部門送來的每日憑單匯總表是否一致，并定期獨立檢查應(yīng)付賬款總賬余額與應(yīng)付憑單部門未付款憑單檔案中的總金額是否一致

（4）對于每月末尚未收到供應(yīng)商發(fā)票的情況，則需根據(jù)驗收單和訂購單暫估相關(guān)的負(fù)債

辦理付款（授權(quán)審批控制）

（1）獨立檢查已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額的一致性

（2）應(yīng)由被授權(quán)的財務(wù)部門的人員負(fù)責(zé)簽署支票

（3）被授權(quán)簽署支票的人員應(yīng)確定每張支票都附有一張已經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)的未付款憑單，并確定支票收款人姓名和金額與憑單內(nèi)容的一致

（4）支票一經(jīng)簽署就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以免重復(fù)付款

（5）支票簽署人不應(yīng)簽發(fā)無記名甚至空白的支票

（6）支票應(yīng)預(yù)先順序編號，保證支出支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當(dāng)性

（7）應(yīng)確保只有被授權(quán)的人員才能接近未經(jīng)使用的空白支票

記錄現(xiàn)金、銀行存款支出（銀行存款余額調(diào)節(jié)表）

以記錄銀行存款支出為例，有關(guān)控制包括：

（1）會計主管應(yīng)獨立檢查記入銀行存款日記賬和應(yīng)付賬款明細(xì)賬的金額的一致性，以及與支票匯總記錄的一致性

（2）通過定期比較銀行存款日記賬記錄的日期與支票副本的日期，獨立檢查入賬的及時性

（3）獨立編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表

適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離

采購與付款交易不相容崗位至少包括：

請購與審批；詢價與確定供應(yīng)商；采購合同的訂立與審批；采購與驗收；采購、驗收與相關(guān)會計記錄；付款審批與付款執(zhí)行

恰當(dāng)?shù)氖跈?quán)審批

付款需要由經(jīng)授權(quán)的人員審批，審批人員在審批前需檢查相關(guān)支持文件，并對其發(fā)現(xiàn)的例外事項進(jìn)行跟進(jìn)處理

憑證的預(yù)先編號及對例外報告的跟進(jìn)處理

（1）通過對入庫單的預(yù)先編號以及對例外情況的匯總處理，被審計單位可以應(yīng)對存貨和負(fù)債記錄方面的完整性風(fēng)險

（2）如果該控制是人工執(zhí)行的，被審計單位可以安排入庫單編制人員以外的獨立復(fù)核人員定期檢查已經(jīng)進(jìn)行會計處理的入庫單記錄，確認(rèn)是否存在遺漏或重復(fù)記錄的入庫單，并對例外情況予以跟進(jìn)

（3）如果在IT環(huán)境下，則系統(tǒng)可以定期生成列明跳號或重號的入庫單統(tǒng)計例外報告，由經(jīng)授權(quán)的人員對例外報告進(jìn)行復(fù)核和跟進(jìn)，可以確認(rèn)所有入庫單都進(jìn)行了處理，且沒有重復(fù)處理

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