淺談對辦公用品及辦公費的內(nèi)控
辦公用品是企業(yè)開門經(jīng)營的日常用品，所產(chǎn)生的辦公費在企業(yè)的整體成本費用中占比很小。但辦公用品及辦公費的內(nèi)控對整個企業(yè)來說體現(xiàn)的是企業(yè)文化、企業(yè)治理和員工素養(yǎng)。如紙張的重復利用，不僅能反映出員工勤儉愛企的優(yōu)秀品質(zhì)，也能反映出企業(yè)文化的積淀與企業(yè)治理水平。那么如何做好內(nèi)控工作呢，一起看看吧。
一是要做好辦公費的年度預算。在上年度末就要結(jié)合下年的企業(yè)目標和業(yè)務分布，由下而上的做好年度預算，并結(jié)合每季度的實際對年度預算進行微調(diào)。半年、年終要對年度預算分單位(部門)進行績效考核，看執(zhí)行年度預算是否堅決;執(zhí)行年度預算是否能反映出勤儉節(jié)約、資源再利用和推動實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標。
二是根據(jù)企業(yè)實際，指定某一部門負責統(tǒng)一(集中)采購。優(yōu)點在于能形成買方議價優(yōu)勢，買到價低質(zhì)高的物品。并且能督促各單位按預算采購(使用)辦公用品。
三是建立并嚴格執(zhí)行請購制度。各單位要按照年度預算，合理安排采購，并統(tǒng)一采用先申請后采購的程序。在預算內(nèi)的采購報分管領導審批，超預算的采購要按規(guī)定程序，進行報批。申請獲批后，將申請采購單送交集中采購部門統(tǒng)一采購。
四是建立并嚴格執(zhí)行驗收和入庫登記制度。企業(yè)應成立驗收小組，由采購(使用)單位、集中采購部門、企業(yè)監(jiān)管部門組成驗收小組，對采購物品的數(shù)量、質(zhì)量、實用性等方面進行驗收，并在辦公用品采購單上或驗收單上簽字。集中采購部門根據(jù)驗收單登記采購物品并向申請采購(使用)單位移交所采購的物品。采購(使用)單位應根據(jù)驗收單入庫。
五是建立出庫領用登記制度。采購(使用)單位應指定專人保管辦公用品并建立辦公用品臺賬，按照物品類別進行領用登記或出庫。臺帳上要記載物品名、物品規(guī)格型號、采購(回收)日期、采購(回收)數(shù)量、物品保管人、領用審批人、領用人(使用人)、領用數(shù)量、領用日期、結(jié)余數(shù)量等。
六是對“耐用(貴重)辦公用品”要建立“使用(移交)備查帳”。要明確耐用(貴重)辦公用品的使用人是誰、在那使用和物品現(xiàn)狀;在使用人調(diào)離崗位時要有交接手續(xù)。并且企業(yè)人力資源部門要將該交接手續(xù)作為辦理調(diào)離手續(xù)的主要依據(jù)。
七是建立并執(zhí)行績效考核制度。由企業(yè)內(nèi)審部或其他職能部門在年終時分單位(部門)對辦公用品的集中采購和申請、采購、驗收、入庫、出庫、領用、使用(管理)、移交及回收等進行績效考核，評價現(xiàn)在的程序是充完善是否實用、是否達到崗位監(jiān)督，采購到的物品是否價低質(zhì)高，是否存在人為丟失、損壞，是否充分利用現(xiàn)有辦公用品等。
企業(yè)對辦公用品及辦公費的內(nèi)控是勤儉愛企和企業(yè)文化的表現(xiàn)與積淀，也是企業(yè)治理的一項重要內(nèi)容。企業(yè)應建立有目標、有預算、有報告、有審計、有考核、有評價的以提升企業(yè)整體經(jīng)營效率和經(jīng)營效益為目標的現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)控
注：本文轉(zhuǎn)載于中國審計網(wǎng)
相關文章
財經(jīng)新聞導航
-
財經(jīng)資訊
-
財會職場
津公網(wǎng)安備12010202000755號