淺談對(duì)辦公用品及辦公費(fèi)的內(nèi)控
辦公用品是企業(yè)開門經(jīng)營(yíng)的日常用品，所產(chǎn)生的辦公費(fèi)在企業(yè)的整體成本費(fèi)用中占比很小。但辦公用品及辦公費(fèi)的內(nèi)控對(duì)整個(gè)企業(yè)來說體現(xiàn)的是企業(yè)文化、企業(yè)治理和員工素養(yǎng)。如紙張的重復(fù)利用，不僅能反映出員工勤儉愛企的優(yōu)秀品質(zhì)，也能反映出企業(yè)文化的積淀與企業(yè)治理水平。那么如何做好內(nèi)控工作呢，一起看看吧。
一是要做好辦公費(fèi)的年度預(yù)算。在上年度末就要結(jié)合下年的企業(yè)目標(biāo)和業(yè)務(wù)分布，由下而上的做好年度預(yù)算，并結(jié)合每季度的實(shí)際對(duì)年度預(yù)算進(jìn)行微調(diào)。半年、年終要對(duì)年度預(yù)算分單位(部門)進(jìn)行績(jī)效考核，看執(zhí)行年度預(yù)算是否堅(jiān)決;執(zhí)行年度預(yù)算是否能反映出勤儉節(jié)約、資源再利用和推動(dòng)實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。
二是根據(jù)企業(yè)實(shí)際，指定某一部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一(集中)采購(gòu)。優(yōu)點(diǎn)在于能形成買方議價(jià)優(yōu)勢(shì)，買到價(jià)低質(zhì)高的物品。并且能督促各單位按預(yù)算采購(gòu)(使用)辦公用品。
三是建立并嚴(yán)格執(zhí)行請(qǐng)購(gòu)制度。各單位要按照年度預(yù)算，合理安排采購(gòu)，并統(tǒng)一采用先申請(qǐng)后采購(gòu)的程序。在預(yù)算內(nèi)的采購(gòu)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，超預(yù)算的采購(gòu)要按規(guī)定程序，進(jìn)行報(bào)批。申請(qǐng)獲批后，將申請(qǐng)采購(gòu)單送交集中采購(gòu)部門統(tǒng)一采購(gòu)。
四是建立并嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收和入庫(kù)登記制度。企業(yè)應(yīng)成立驗(yàn)收小組，由采購(gòu)(使用)單位、集中采購(gòu)部門、企業(yè)監(jiān)管部門組成驗(yàn)收小組，對(duì)采購(gòu)物品的數(shù)量、質(zhì)量、實(shí)用性等方面進(jìn)行驗(yàn)收，并在辦公用品采購(gòu)單上或驗(yàn)收單上簽字。集中采購(gòu)部門根據(jù)驗(yàn)收單登記采購(gòu)物品并向申請(qǐng)采購(gòu)(使用)單位移交所采購(gòu)的物品。采購(gòu)(使用)單位應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收單入庫(kù)。
五是建立出庫(kù)領(lǐng)用登記制度。采購(gòu)(使用)單位應(yīng)指定專人保管辦公用品并建立辦公用品臺(tái)賬，按照物品類別進(jìn)行領(lǐng)用登記或出庫(kù)。臺(tái)帳上要記載物品名、物品規(guī)格型號(hào)、采購(gòu)(回收)日期、采購(gòu)(回收)數(shù)量、物品保管人、領(lǐng)用審批人、領(lǐng)用人(使用人)、領(lǐng)用數(shù)量、領(lǐng)用日期、結(jié)余數(shù)量等。
六是對(duì)“耐用(貴重)辦公用品”要建立“使用(移交)備查帳”。要明確耐用(貴重)辦公用品的使用人是誰、在那使用和物品現(xiàn)狀;在使用人調(diào)離崗位時(shí)要有交接手續(xù)。并且企業(yè)人力資源部門要將該交接手續(xù)作為辦理調(diào)離手續(xù)的主要依據(jù)。
七是建立并執(zhí)行績(jī)效考核制度。由企業(yè)內(nèi)審部或其他職能部門在年終時(shí)分單位(部門)對(duì)辦公用品的集中采購(gòu)和申請(qǐng)、采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、出庫(kù)、領(lǐng)用、使用(管理)、移交及回收等進(jìn)行績(jī)效考核，評(píng)價(jià)現(xiàn)在的程序是充完善是否實(shí)用、是否達(dá)到崗位監(jiān)督，采購(gòu)到的物品是否價(jià)低質(zhì)高，是否存在人為丟失、損壞，是否充分利用現(xiàn)有辦公用品等。
企業(yè)對(duì)辦公用品及辦公費(fèi)的內(nèi)控是勤儉愛企和企業(yè)文化的表現(xiàn)與積淀，也是企業(yè)治理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。企業(yè)應(yīng)建立有目標(biāo)、有預(yù)算、有報(bào)告、有審計(jì)、有考核、有評(píng)價(jià)的以提升企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)效率和經(jīng)營(yíng)效益為目標(biāo)的現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)控
注：本文轉(zhuǎn)載于中國(guó)審計(jì)網(wǎng)
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