五、系統(tǒng)維護(hù)管理

    系統(tǒng)維護(hù)管理包括硬件維護(hù)與軟件維護(hù)兩部分。硬件維護(hù)主要內(nèi)容是在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，出現(xiàn)硬件故障時，及時進(jìn)行故障分析，并做檢查記錄，在設(shè)備更新、擴(kuò)充、修復(fù)后，由系統(tǒng)維護(hù)人員安裝和調(diào)試。軟件維護(hù)主要包括正確性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)、完善性維護(hù)三種。正確性維護(hù)是指診斷和改正錯誤的過程；適應(yīng)性維護(hù)是指單位的會計(jì)工作發(fā)生變化時而進(jìn)行的修改活動；完善性維護(hù)是為了改善已有功能的需求而進(jìn)行的軟件修改活動。

    六、會計(jì)檔案管理

    電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的檔案管理主要是指打印出的各種賬簿、報(bào)表、憑證、存貯會計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會計(jì)資料。會計(jì)檔案管理是在會計(jì)電算化后會計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保障，是電算化會計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)的保證，是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

    （一）記賬憑證的生成與管理

    計(jì)算機(jī)替代手工記賬的記賬憑證生成有兩種方式：

    1.由原始憑證直接錄入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)打印輸出。在這種情況下，記賬憑證上應(yīng)有錄入人員的簽名或蓋章，稽核人員簽名或蓋章，會計(jì)主管人員的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章。打印輸出生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計(jì)人員工作規(guī)則》、《會計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。

    2.手工事先作好記賬憑證，計(jì)算機(jī)錄入記賬憑證然后進(jìn)行處理，在這種情況下，保存手工記賬憑證與機(jī)制憑證皆可。

    （二）會計(jì)賬簿、報(bào)表的生成管理

    1.日記賬每天打印，一般賬簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打印，發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬簿可滿頁打印。

    2.現(xiàn)金、銀行存款賬采用打印輸出的活頁賬裝訂。

    3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。

    4.在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出的憑證、賬簿中表格線可適當(dāng)減少。

    （三）關(guān)于磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)的管理

    存有會計(jì)信息的磁性介質(zhì)改其他介質(zhì)，在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并留有附本。為了便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠恢復(fù)，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會計(jì)資料或檔案進(jìn)行保存，直至?xí)��?jì)信息完全過時為止。因此應(yīng)根據(jù)自己的設(shè)備條件和管理要求，做好電算化會計(jì)檔案的管理工作，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

    1.建立數(shù)據(jù)資料備份制度。要有專人負(fù)責(zé)對計(jì)算機(jī)內(nèi)的會計(jì)信息進(jìn)行日備份、月備份、年備份，同時建立相應(yīng)的責(zé)任制，以便計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障或遭到病毒侵入時，能保證以最短的時間恢復(fù)系統(tǒng)的運(yùn)行。

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