采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的內(nèi)容？
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職場陪伴【問題】采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的內(nèi)容？
【答案】
（一）采購業(yè)務(wù)職責(zé)分工
采購業(yè)務(wù)涉及采購、驗收、保管、付款、記錄等多個環(huán)節(jié)，涉及企業(yè)內(nèi)部部門較多，為保證采購的商品、物資安全完整，價款及時與客戶正確結(jié)算，采購和付款要有明確的分工，特別是采購、驗收、付款和記錄要由不同的職能部門或人員負(fù)責(zé)。大宗采購要有競爭性報價，并將采購人員在各個業(yè)務(wù)口之間進行輪換。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購業(yè)務(wù)的不相容職務(wù)相互分離、制約和監(jiān)督。
請購與審批崗位應(yīng)相互分離，提出采購申請與批準(zhǔn)采購申請相互獨立，以便加強對采購的控制。企業(yè)物品采購應(yīng)由使用部門根據(jù)其需要提出申請，并經(jīng)分管采購工作的負(fù)責(zé)人審批。
詢價與確定供應(yīng)商崗位應(yīng)相互分離（供應(yīng)商的選擇與審批）企業(yè)應(yīng)由采購部門和相關(guān)部門共同參與詢價程序及確定供應(yīng)商，但是決定供應(yīng)商的人員不能同時負(fù)責(zé)審批。
采購合同的審批、訂立與審核崗位應(yīng)相互分離（采購合同的擬訂、審核與審批）采購審批、合同簽訂、合同審核相互獨立，防止虛列支出。企業(yè)應(yīng)由采購部門下訂單或起草購貨合同并經(jīng)授權(quán)部門或人員審核、審批。
批準(zhǔn)請購與采購崗位應(yīng)相互分離。批準(zhǔn)請購與采購部門相互獨立，以防止采購部門購入過量或不必要物資而對企業(yè)整體利益產(chǎn)生損害。
采購、驗收與相關(guān)會計記錄崗位應(yīng)相互分離（采購、驗收與相關(guān)記錄）驗收部門與財會部門相互獨立，保證按真實收到的商品、物資數(shù)額登記入賬。
企業(yè)采購、驗收與會計記錄工作職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，以保證采購數(shù)量的真實性，采購價格、質(zhì)量的合規(guī)性，采購記錄和會計核算的正確性。
付款的申請、審批與執(zhí)行崗位應(yīng)相互分離付款的申請、審批與執(zhí)行的崗位要分離，應(yīng)付款項記賬員不能接觸現(xiàn)金、有價證券和其他資產(chǎn)，以保證應(yīng)付款項記錄的真實性、正確性。
企業(yè)付款的審批人與付款的執(zhí)行人職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，付款方式不恰當(dāng)、執(zhí)行有偏差，可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。
內(nèi)部檢查與相關(guān)的執(zhí)行、記錄崗位應(yīng)相互分離，以保證內(nèi)部檢查的獨立性和有效性。
（二）采購與付款的授權(quán)和審批制度
企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)制度和審核批準(zhǔn)制度，并按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理采購與付款業(yè)務(wù)。有資源整合條件的企業(yè)或企業(yè)集團，業(yè)務(wù)采購權(quán)應(yīng)當(dāng)盡量集中，實施集中或相對集中采購，或采取集中招標(biāo)形式，以提高采購效率，堵塞管理漏洞，降低成本和費用。企業(yè)可以根據(jù)具體情況對辦理采購業(yè)務(wù)的人員進行定期崗位輪換，防范采購人員利用職權(quán)和工作便利收受商業(yè)賄賂、損害企業(yè)利益。企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定的程序辦理采購與付款業(yè)務(wù)，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購手續(xù)、采購訂單（或采購合同，下同）、驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。企業(yè)的生產(chǎn)計劃部門一般會根據(jù)銷售訂單或?qū)︿N售預(yù)測及存貨要求的分析來決定生產(chǎn)授權(quán)。企業(yè)對資本支出和租賃合同通常會特別授權(quán)，只容許特定人員提出請購。企業(yè)對于重要和技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。采購合同的簽訂、采購款項的支付需經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批。
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