采購內(nèi)部控制的具體程序?
【問題】采購內(nèi)部控制的具體程序?
【答案】
采購前先填寫“物資采購計劃單”,辦理申請手續(xù)。公司各部門所需要的材料、商品和其他物質(zhì),或者倉庫認為某種貨物的儲備量已達到最低儲備限額而需要補充時,應(yīng)當通過填“采購計劃單”的方式,申請購貨?!吧曩弳巍庇韶撠?zé)這類支出預(yù)算的主管人員簽字后,送交采購部門負責(zé)人審批,并授權(quán)采購人員辦理購貨手續(xù)。采用這種方式,能使每一次采購業(yè)務(wù)都有相應(yīng)的依據(jù),這對于提高采購的計劃性,節(jié)約使用資金,分清各有關(guān)部門和個人的責(zé)任都有較好的作用。
“采購計劃單”一般采用一式兩份的方式,詳細注明:申購部門、申購物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、到貨日期及用途等內(nèi)容,一并交采購部。采購部據(jù)此辦理訂貨手續(xù)后,其中一份退回申購部門或人員,以示答復(fù)。
采購時要簽訂“采購訂貨單”,規(guī)范采購業(yè)務(wù)。公司除零星物品的采購可隨時辦理外,大量采購業(yè)務(wù)應(yīng)盡可能簽訂采購合同并采用訂貨單制度,以保證采購業(yè)務(wù)規(guī)范化。“采購訂貨單”是采購部進行采購業(yè)務(wù)的一種業(yè)務(wù)執(zhí)行憑證,也是購銷雙方應(yīng)當共同遵守的一種契約,它不僅使采購業(yè)務(wù)在開始時就置于計劃控制之下,而且便于在任何時候、任何環(huán)節(jié)下對整個采購業(yè)務(wù)進行查詢。
“采購訂貨單”可根據(jù)實際情況,采用數(shù)張復(fù)寫的方式,其中一張送交銷貨單位,請求發(fā)貨;一張交倉管部門,作為核收物品時與到貨票據(jù)核對的依據(jù),即驗收貨物的依據(jù);一張由采購部作為存根歸檔保存,以便對所有的訂貨與到貨情況進行查對、分析。
采購物資到達時應(yīng)填寫“入庫單”,嚴格驗收之后方可入庫。采購部門購回的各種原材料,都應(yīng)及時送交倉庫驗收。驗收人員應(yīng)對照銷貨單位的發(fā)貨票和購貨訂單等,對每一種貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等嚴格查驗,在保證貨、單相符的基礎(chǔ)上填寫“入庫單”。
“入庫單”是證明原材料或商品已經(jīng)驗收入庫的會計憑證?!叭霂靻巍庇袀}庫驗收人員填制,取得采購人員的簽字后,一張留存,登記倉庫臺帳或明細賬;一張退給采購部門進行業(yè)務(wù)核算;一張送交財務(wù)部。嚴格的驗收制度,有利于考核采購人員的工作質(zhì)量,劃清采購部人員與倉管人員之間的經(jīng)濟責(zé)任,確保物資入庫的準確、安全。
規(guī)范審查制度、嚴格審查采購業(yè)務(wù)的各種憑證。財務(wù)部門在正式記錄采購業(yè)務(wù)、支付貨款之前,應(yīng)對各有關(guān)部門送來的各種原始憑證,包括發(fā)貨票、運費收據(jù)、入庫單以及訂貨單等進行認真的審查、核對。審查的內(nèi)容包括每一張憑證的購貨數(shù)量、金額計算是否準確,各關(guān)聯(lián)憑證之間是否內(nèi)容一致、時間統(tǒng)一、責(zé)任明確、手續(xù)清楚等。如果審核中發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)及時查明原因,分清責(zé)任,并合理解決,如有需要可以請公司領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)解決。會計人員在此基礎(chǔ)之上編制付款憑證,由出納支付貨款,使財務(wù)核算與采購兩種業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制統(tǒng)一起來。
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