采購(gòu)內(nèi)部控制的具體程序？
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職場(chǎng)陪伴【問(wèn)題】采購(gòu)內(nèi)部控制的具體程序？
【答案】
采購(gòu)前先填寫“物資采購(gòu)計(jì)劃單”，辦理申請(qǐng)手續(xù)。公司各部門所需要的材料、商品和其他物質(zhì)，或者倉(cāng)庫(kù)認(rèn)為某種貨物的儲(chǔ)備量已達(dá)到最低儲(chǔ)備限額而需要補(bǔ)充時(shí)，應(yīng)當(dāng)通過(guò)填“采購(gòu)計(jì)劃單”的方式，申請(qǐng)購(gòu)貨?！吧曩?gòu)單”由負(fù)責(zé)這類支出預(yù)算的主管人員簽字后，送交采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批，并授權(quán)采購(gòu)人員辦理購(gòu)貨手續(xù)。采用這種方式，能使每一次采購(gòu)業(yè)務(wù)都有相應(yīng)的依據(jù)，這對(duì)于提高采購(gòu)的計(jì)劃性，節(jié)約使用資金，分清各有關(guān)部門和個(gè)人的責(zé)任都有較好的作用。
“采購(gòu)計(jì)劃單”一般采用一式兩份的方式，詳細(xì)注明：申購(gòu)部門、申購(gòu)物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、到貨日期及用途等內(nèi)容，一并交采購(gòu)部。采購(gòu)部據(jù)此辦理訂貨手續(xù)后，其中一份退回申購(gòu)部門或人員，以示答復(fù)。
采購(gòu)時(shí)要簽訂“采購(gòu)訂貨單”，規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)。公司除零星物品的采購(gòu)可隨時(shí)辦理外，大量采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)盡可能簽訂采購(gòu)合同并采用訂貨單制度，以保證采購(gòu)業(yè)務(wù)規(guī)范化?！安少?gòu)訂貨單”是采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)的一種業(yè)務(wù)執(zhí)行憑證，也是購(gòu)銷雙方應(yīng)當(dāng)共同遵守的一種契約，它不僅使采購(gòu)業(yè)務(wù)在開(kāi)始時(shí)就置于計(jì)劃控制之下，而且便于在任何時(shí)候、任何環(huán)節(jié)下對(duì)整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行查詢。
“采購(gòu)訂貨單”可根據(jù)實(shí)際情況，采用數(shù)張復(fù)寫的方式，其中一張送交銷貨單位，請(qǐng)求發(fā)貨；一張交倉(cāng)管部門，作為核收物品時(shí)與到貨票據(jù)核對(duì)的依據(jù)，即驗(yàn)收貨物的依據(jù)；一張由采購(gòu)部作為存根歸檔保存，以便對(duì)所有的訂貨與到貨情況進(jìn)行查對(duì)、分析。
采購(gòu)物資到達(dá)時(shí)應(yīng)填寫“入庫(kù)單”，嚴(yán)格驗(yàn)收之后方可入庫(kù)。采購(gòu)部門購(gòu)回的各種原材料，都應(yīng)及時(shí)送交倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)對(duì)照銷貨單位的發(fā)貨票和購(gòu)貨訂單等，對(duì)每一種貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等嚴(yán)格查驗(yàn)，在保證貨、單相符的基礎(chǔ)上填寫“入庫(kù)單”。
“入庫(kù)單”是證明原材料或商品已經(jīng)驗(yàn)收入庫(kù)的會(huì)計(jì)憑證?！叭霂?kù)單”有倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收人員填制，取得采購(gòu)人員的簽字后，一張留存，登記倉(cāng)庫(kù)臺(tái)帳或明細(xì)賬；一張退給采購(gòu)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)核算；一張送交財(cái)務(wù)部。嚴(yán)格的驗(yàn)收制度，有利于考核采購(gòu)人員的工作質(zhì)量，劃清采購(gòu)部人員與倉(cāng)管人員之間的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，確保物資入庫(kù)的準(zhǔn)確、安全。
規(guī)范審查制度、嚴(yán)格審查采購(gòu)業(yè)務(wù)的各種憑證。財(cái)務(wù)部門在正式記錄采購(gòu)業(yè)務(wù)、支付貨款之前，應(yīng)對(duì)各有關(guān)部門送來(lái)的各種原始憑證，包括發(fā)貨票、運(yùn)費(fèi)收據(jù)、入庫(kù)單以及訂貨單等進(jìn)行認(rèn)真的審查、核對(duì)。審查的內(nèi)容包括每一張憑證的購(gòu)貨數(shù)量、金額計(jì)算是否準(zhǔn)確，各關(guān)聯(lián)憑證之間是否內(nèi)容一致、時(shí)間統(tǒng)一、責(zé)任明確、手續(xù)清楚等。如果審核中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，分清責(zé)任，并合理解決，如有需要可以請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)解決。會(huì)計(jì)人員在此基礎(chǔ)之上編制付款憑證，由出納支付貨款，使財(cái)務(wù)核算與采購(gòu)兩種業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制統(tǒng)一起來(lái)。
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采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的內(nèi)容？
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