內(nèi)部控制如何變成疫情中“看不見(jiàn)的手”？

來(lái)源：東奧會(huì)計(jì)在線責(zé)編：林泓宇2020-02-07 15:37:58

“宅”在家里，是這個(gè)新年帶給我們的第一體驗(yàn)。不僅僅是個(gè)人出于健康的考量，從疫情防控的大局出發(fā)，企業(yè)也對(duì)自己的員工提出了延遲復(fù)工、遠(yuǎn)程辦公的要求。那么在會(huì)計(jì)實(shí)操中，企業(yè)以往的內(nèi)部控制似乎已經(jīng)不能滿足當(dāng)前這種特殊的工作模式。如何在特殊情況下不讓管理失位，值得企業(yè)的管理層來(lái)研究。

一、充分利用線上交流

在正常的工作狀態(tài)下，企業(yè)的運(yùn)營(yíng)可以依照切實(shí)有效的內(nèi)部控制制度，層層施行。工作任務(wù)與事項(xiàng)處理，畢竟可以做到當(dāng)面交流。但是遠(yuǎn)程辦公的狀態(tài)下，信息之間的傳遞就不能保證時(shí)效性。以財(cái)務(wù)工作為例，目前大多數(shù)企業(yè)都在使用自己的賬務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行工作，在信息共享平臺(tái)，一項(xiàng)簡(jiǎn)單的付款，從提款人到審批再到出納支付，所有的流程都是在共享狀態(tài)下進(jìn)行。而遠(yuǎn)程辦公，變成了點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的線性交流。所以充分利用辦公軟件，保證信息的流暢十分重要。

二、事項(xiàng)審批要靈活

特殊時(shí)期，采取非常手段。還是以財(cái)務(wù)崗位工作為例，正常的付款審批需要后附合同原件、產(chǎn)品采購(gòu)明細(xì)、收款人銀行賬戶信息等紙質(zhì)材料，審批人在檢查材料完整無(wú)誤之后，簽字確認(rèn)再執(zhí)行后續(xù)的程序。但是在目前的條件下，遠(yuǎn)程辦公能夠提供電子材料的，提倡更多使用電子材料進(jìn)行審批。在需要銀行紙質(zhì)回單來(lái)入賬時(shí)，盡量自行打印電子回單。這些靈活的事項(xiàng)審批方法，都能很好的提高在線內(nèi)部控制的效果。

三、多人協(xié)同、網(wǎng)格管理

遠(yuǎn)程辦公對(duì)于內(nèi)部控制最大的挑戰(zhàn)，就是無(wú)法實(shí)現(xiàn)全覆蓋的管理。在線工作人員不能迅速調(diào)整到相同的工作頻道上。對(duì)于考勤、通知等覆蓋率高的控制措施，難以實(shí)行。這要求企業(yè)對(duì)于在線辦公的員工，要做到網(wǎng)格化的分區(qū)域管理。把工作內(nèi)容相同、業(yè)務(wù)交集較多的人員集中管理、統(tǒng)一工作，分時(shí)段多次進(jìn)行工作上的協(xié)調(diào)。

“點(diǎn)是沒(méi)有部分的東西，線是沒(méi)有寬度的長(zhǎng)”。這是《幾何原本》的第一句話。疫情當(dāng)前，企業(yè)在應(yīng)對(duì)的過(guò)程當(dāng)中也要在空間和邏輯上對(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行靈活的調(diào)整。盡管方式與場(chǎng)所在改變，但是內(nèi)部控制的管理與監(jiān)督功效仍然需要重視，要依靠它鼓勵(lì)許多人，度過(guò)這個(gè)艱難的時(shí)期。

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