(二)采購(gòu)業(yè)務(wù)控制 (重要)

　　采購(gòu)，是指購(gòu)買物資(或接受勞務(wù))及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動(dòng)。

　　按照請(qǐng)購(gòu)、審批、購(gòu)買、驗(yàn)收、付款、采購(gòu)后評(píng)估等規(guī)定的程序辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)，并在采購(gòu)與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購(gòu)登記制度，加強(qiáng)請(qǐng)購(gòu)手續(xù)、采購(gòu)訂單或采購(gòu)合同協(xié)議、驗(yàn)收證明、入庫(kù)憑證、采購(gòu)發(fā)票等文件和憑證的相互核對(duì)工作。

　　建立采購(gòu)業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。

　　為實(shí)現(xiàn)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制目標(biāo)，建立以請(qǐng)購(gòu)單、合同、驗(yàn)收單、入庫(kù)單等結(jié)算憑證為載體的業(yè)務(wù)記錄控制系統(tǒng)。憑證要連續(xù)編號(hào)、記錄，簽字蓋章，做到賬證、賬賬、賬表、賬實(shí)相符，并且檢查有編號(hào)簽字的憑證與記錄是否按程序要求處理.

　　1.采購(gòu)活動(dòng)中的主要風(fēng)險(xiǎn)

　　(1)采購(gòu)計(jì)劃安排不合理，市場(chǎng)變化趨勢(shì)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，造成庫(kù)存短缺或積壓，可能導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi)。

　　(2)供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購(gòu)方式不合理，招投標(biāo)或定價(jià)機(jī)制不科學(xué)，授權(quán)審批不規(guī)范，可能導(dǎo)致采購(gòu)物資質(zhì)次價(jià)高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐。

　　(3)采購(gòu)驗(yàn)收不規(guī)范，付款審核不嚴(yán)，可能導(dǎo)致采購(gòu)物資、資金損失或信用受損。

　　2.購(gòu)買環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)及控制措施

　　(1)建立采購(gòu)申請(qǐng)制度，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)和審批程序。

　　(2)按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)。對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)。

　　(3)建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，確定合格供應(yīng)商清單，與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。

　　(4)根據(jù)市場(chǎng)情況和采購(gòu)計(jì)劃，采取招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)或定向采購(gòu)、直接購(gòu)買等方式合理選擇采購(gòu)方式。

　　(5)合理確定采購(gòu)價(jià)格。建立采購(gòu)定價(jià)機(jī)制，采取協(xié)議采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)、談判采購(gòu)、詢比價(jià)采購(gòu)等多種方式。

　　(6)按照規(guī)定權(quán)限簽訂采購(gòu)合同。根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購(gòu)方式、采購(gòu)價(jià)格等情況擬訂采購(gòu)合同，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任。

　　(7)建立嚴(yán)格的采購(gòu)驗(yàn)收制度，確定檢驗(yàn)方式，由專門的驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或驗(yàn)收人員對(duì)購(gòu)買物資(勞務(wù))進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明。發(fā)現(xiàn)異常情況，及時(shí)報(bào)告，及時(shí)處理。

　　(8)加強(qiáng)物資采購(gòu)供應(yīng)過(guò)程的管理，做好采購(gòu)業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)的可追溯性。及時(shí)跟蹤合同履行情況，對(duì)異常情況，出具書面報(bào)告并及時(shí)提出解決方案。

　　3.付款環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)及控制措施

　　(1)票據(jù)、單證與合同審核。

　　(2)加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理，定期追蹤核查大額或長(zhǎng)期的預(yù)付款項(xiàng)，發(fā)現(xiàn)有疑問(wèn)的及時(shí)采取措施。

　　(3)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，詳細(xì)記錄供應(yīng)商情況、請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)合同、采購(gòu)?fù)ㄖⅡ?yàn)收證明、入庫(kù)憑證、商業(yè)票據(jù)、款項(xiàng)支付等情況，確保會(huì)計(jì)記錄、采購(gòu)記錄與倉(cāng)儲(chǔ)記錄核對(duì)一致。企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定專人函證往來(lái)款項(xiàng)。

　　(4)建立退貨管理制度，對(duì)退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫(kù)、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，并在與供應(yīng)商的合同中明確退貨事宜，及時(shí)收回退貨貨款。

　　采購(gòu)業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括：

　　(1)請(qǐng)購(gòu)與審批。使用部門根據(jù)其需要提出申請(qǐng)，分管采購(gòu)工作的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。

　　(2)供應(yīng)商的選擇與審批。采購(gòu)部門和相關(guān)部門共同參與詢價(jià)程序并確定供應(yīng)商，決定供應(yīng)商的人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)審批。

　　(3)采購(gòu)合同協(xié)議的擬訂、審核與審批。采購(gòu)部門下訂單或起草購(gòu)貨合同并經(jīng)授權(quán)部門或人員審核、審批。

　　(4)采購(gòu)、驗(yàn)收與相關(guān)記錄。企業(yè)采購(gòu)、驗(yàn)收與會(huì)計(jì)記錄工作職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離。

　　(5)付款的申請(qǐng)、審批與執(zhí)行。企業(yè)付款的審批人與付款的執(zhí)行人職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離。