企業(yè)賬簿是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)、反映財務(wù)狀況的重要載體，也是稅務(wù)機關(guān)核查企業(yè)納稅情況的核心依據(jù)。無論是初創(chuàng)企業(yè)還是成熟企業(yè)，規(guī)范設(shè)置和妥善保管賬簿都至關(guān)重要。今天就為大家梳理企業(yè)賬簿設(shè)置與保管的全流程要點，附帶實用稅務(wù)小貼士～

一、賬簿設(shè)置：合規(guī)是前提，實用是關(guān)鍵

1. 賬簿設(shè)置的 3 大基本原則

合法性原則：必須按照《會計法》《稅收征管法》及國家統(tǒng)一會計制度規(guī)定設(shè)置賬簿，不得擅自簡化或遺漏必要賬簿。未按規(guī)定設(shè)置賬簿的，稅務(wù)機關(guān)可責(zé)令限期改正，并處以 2000 元以下罰款;情節(jié)嚴(yán)重的，處 2000 元以上 1 萬元以下罰款。

完整性原則：賬簿需全面反映企業(yè)經(jīng)濟活動，涵蓋收入、成本、費用、資產(chǎn)、負(fù)債等所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)，避免因賬簿不全導(dǎo)致納稅申報不準(zhǔn)確。

實用性原則：結(jié)合企業(yè)規(guī)模和業(yè)務(wù)特點設(shè)置賬簿。小型企業(yè)可簡化設(shè)置，大型企業(yè)或復(fù)雜業(yè)務(wù)需增設(shè)輔助賬簿(如固定資產(chǎn)臺賬、應(yīng)收賬款明細(xì)賬)。

2. 必設(shè)的 4 類核心賬簿

總賬：總括反映企業(yè)全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿，按會計科目設(shè)置賬戶，記錄資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費用等總金額，是核對明細(xì)賬和編制報表的基礎(chǔ)。

明細(xì)賬：按明細(xì)科目設(shè)置，詳細(xì)記錄某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)(如 “應(yīng)收賬款 ——XX 客戶”“管理費用 —— 辦公費”)，便于追溯具體業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，常見格式有三欄式、多欄式、數(shù)量金額式。

日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，需逐日逐筆登記，每日結(jié)出余額，確保與實際庫存現(xiàn)金、銀行對賬單核對一致，防止資金管理漏洞。

其他輔助賬簿：根據(jù)業(yè)務(wù)需求設(shè)置，如固定資產(chǎn)卡片賬(記錄資產(chǎn)原值、折舊、使用部門)、備查賬(登記租入固定資產(chǎn)、代管物資等)。

3. 不同企業(yè)的賬簿設(shè)置要點

小規(guī)模企業(yè)：可設(shè)置 “總賬 + 明細(xì)賬 + 日記賬” 簡化版賬簿體系，明細(xì)賬合并核算同類科目(如將 “銷售費用”“管理費用” 合并為 “費用明細(xì)賬”)。

一般納稅人：需按稅種設(shè)置明細(xì)賬(如 “應(yīng)交稅費 —— 應(yīng)交增值稅” 下設(shè) “進項稅額”“銷項稅額” 等專欄)，并單獨核算免稅項目、簡易計稅項目。

高新技術(shù)企業(yè)：需增設(shè) “研發(fā)支出明細(xì)賬”，分項目核算研發(fā)費用，詳細(xì)記錄人員人工、直接投入等費用，為加計扣除備案提供依據(jù)。

二、賬簿設(shè)置流程：從建賬到啟用步步合規(guī)

1. 建賬前的準(zhǔn)備工作

確定會計制度：小企業(yè)選擇《小企業(yè)會計準(zhǔn)則》，大中型企業(yè)選擇《企業(yè)會計準(zhǔn)則》，行業(yè)特殊企業(yè)(如金融、農(nóng)業(yè))需遵循行業(yè)會計制度。

梳理初始數(shù)據(jù)：新企業(yè)建賬初始數(shù)據(jù)為 0;存續(xù)企業(yè)需核對上期期末余額，確保總賬與明細(xì)賬銜接無誤(如接手舊賬，需先對賬實、賬證、賬賬不符情況進行調(diào)整)。

選擇記賬方式：可采用手工記賬或財務(wù)軟件記賬(推薦使用經(jīng)備案的財務(wù)軟件，如用友、金蝶等，需將電子賬簿定期打印留存)。

2. 賬簿啟用規(guī)范

填寫賬簿啟用表：在賬簿扉頁注明企業(yè)名稱、賬簿名稱、啟用日期、記賬人員和會計主管姓名，并加蓋公章和個人名章。記賬人員變更時，需辦理交接手續(xù)并注明交接日期和人員。

建立賬戶目錄：在總賬和明細(xì)賬首頁編制賬戶目錄，注明科目名稱及頁碼，便于快速查找。例如總賬目錄需列出 “庫存現(xiàn)金”“銀行存款”“主營業(yè)務(wù)收入” 等一級科目的頁碼范圍。

3. 稅務(wù)小貼士：避免設(shè)置誤區(qū)

不得 “賬外設(shè)賬”：私設(shè)小金庫、隱瞞收入的 “兩套賬” 屬于違法行為，稅務(wù)稽查中一旦發(fā)現(xiàn)，將面臨補稅、罰款甚至刑事責(zé)任。

明細(xì)賬不能 “打包核算”：需按明細(xì)科目逐項登記，如 “主營業(yè)務(wù)收入” 需分產(chǎn)品或客戶核算，“成本” 需與收入匹配，避免籠統(tǒng)記賬導(dǎo)致稅務(wù)核查時無法準(zhǔn)確劃分應(yīng)稅與免稅收入。

三、賬簿保管：期限要記牢，存放有講究

1. 賬簿保管的法定期限

永久保管：年度財務(wù)會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

30 年保管：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿(固定資產(chǎn)卡片賬在固定資產(chǎn)報廢清理后需保管 5 年)。

10 年保管：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等。

2. 日常保管要求

物理保管：賬簿需存放于干燥、防火、防盜的專門檔案柜，電子賬簿需備份存儲(U 盤、硬盤或云端)，并定期檢查防損壞、防丟失。

借閱管理：內(nèi)部借閱需登記 “賬簿借閱單”，注明借閱人、日期、用途;外部單位(如稅務(wù)機關(guān)、審計機構(gòu))借閱需出具正式函件并經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

交接規(guī)范：企業(yè)注銷或清算時，賬簿需移交主管部門或檔案保管機構(gòu);企業(yè)合并分立時，需辦理賬簿交接手續(xù)并由各方簽字確認(rèn)。

3. 賬簿銷毀流程

保管期滿后，由會計部門提出銷毀意見，會同檔案管理部門共同鑒定，編制 “會計檔案銷毀清冊”，經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。

銷毀時需有監(jiān)銷人在場(一般由會計機構(gòu)和檔案機構(gòu)共同派員)，銷毀后監(jiān)銷人需在清冊上簽字。但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)賬簿和涉及未了事項的賬簿，即使期滿也不得銷毀，需單獨抽出立卷直至事項完結(jié)。

政策來源于：浙江稅務(wù)公眾號