假如你是商學(xué)院會(huì)計(jì)系的一位資深教師，你的院長(zhǎng)韋勒（weller）正尋求你的幫助。在和財(cái)務(wù)副校長(zhǎng)開完年中預(yù)算會(huì)議后。她感到十分氣餒。學(xué)院的社會(huì)工作系（Department of Social Work）預(yù)算赤字十分嚴(yán)重，因此。副校長(zhǎng)有意將這個(gè)系全部撤掉或者取消它的學(xué)士班。這些年來，該系的頂算赤字始終是全校最嚴(yán)重的。九個(gè)月前，韋勒會(huì)晤了社會(huì)工作系的系主任喬什·雷諾茲（Josh Reynolds），要求他盡全力減少支出，但雷諾茲當(dāng)即表示沒辦法做到，支出已經(jīng)降到最低了。為了給一位未包含在基數(shù)預(yù)算之列的教師支付薪水，他不得不從其他系調(diào)轉(zhuǎn)資金。最后的赤字還得由學(xué)院來負(fù)擔(dān)，這意味著學(xué)院里的其他三個(gè)預(yù)算夠用的系將發(fā)現(xiàn)，預(yù)算即使有點(diǎn)結(jié)余也會(huì)被成比例地用光。韋勒院長(zhǎng)告訴你，從預(yù)算的角度來看，沒有了社會(huì)工作系，學(xué)院的境況將會(huì)好起來。但她不清楚實(shí)際情況將如何。赤字是明顯的，但雷諾茲說這個(gè)系正在迅速發(fā)展——有著大量的生源。韋勒請(qǐng)你對(duì)這一狀況進(jìn)行分析去參觀一下該系并和系主任雷諾茲談?wù)?。盡量探明情況、收集數(shù)據(jù)，盡快向她匯報(bào)。你從韋勒那里獲得了預(yù)算及其他所有可能相關(guān)的信息。包括學(xué)生的學(xué)時(shí)和學(xué)費(fèi)信息。分析案例得出結(jié)論來支持或反對(duì)副校長(zhǎng)的意向。

有關(guān)學(xué)院和預(yù)算系統(tǒng)的背景信息

由于人口變化，該學(xué)校的入學(xué)人數(shù)正在下降。學(xué)校所在州的高中畢業(yè)生數(shù)最在減少：除了做出種種努力來招募新生和維持入學(xué)率，該校也看到在下降的入學(xué)率和上升的成本之間，也還存在可以削減開支的余地。

學(xué)雜費(fèi)（請(qǐng)見表l）和其他各項(xiàng)學(xué)生繳費(fèi)約占學(xué)校收入的30%，但這些收入不會(huì)作為任何院系的預(yù)算。對(duì)一個(gè)系來說，只有那些明確由該系產(chǎn)生的收入（例如實(shí)驗(yàn)室收費(fèi)）才能被納入該系的預(yù)算中。除了學(xué)雜費(fèi)，該校預(yù)算收入的其他來源包括州政府撥款、專用撥款、接受私人捐贈(zèng)收入和其他收入，這些收入也不作為各學(xué)院或其他單位的預(yù)算，同樣地，各學(xué)院的管理費(fèi)用也不列在其預(yù)算中。

        早在會(huì)計(jì)年度開始前，每位院長(zhǎng)就會(huì)收到財(cái)務(wù)副校長(zhǎng)送來的學(xué)院基數(shù)預(yù)算：可用于薪水和其他成本的總金額。通常這個(gè)金額與上年預(yù)算數(shù)相等（有細(xì)微調(diào)整）。各位院長(zhǎng)將他們的預(yù)算發(fā)送給所在學(xué)院的系主任。然后與他們會(huì)晤來討論他們的關(guān)注點(diǎn)。最后，院長(zhǎng)去見財(cái)務(wù)副校長(zhǎng)。答復(fù)一些常規(guī)性問題，如各系和學(xué)院能否在預(yù)算內(nèi)完成工作；是否存在增加收入的機(jī)會(huì)；哪些地方將會(huì)削減開支。無論是身為院長(zhǎng)，還是系主任。都無法全盤否定整個(gè)預(yù)算。對(duì)預(yù)算做出的改變通常是提高數(shù)額，而且往往是暫時(shí)性的。這意味著，一位院長(zhǎng)可以為某一特定目的獲得一次性的資金轉(zhuǎn)撥，但很少能在基數(shù)預(yù)算上長(zhǎng)期增加一筆資金。有一事例外，便是新增教師，而非更換教師。另一例外則發(fā)生在整個(gè)入學(xué)的預(yù)算被削減時(shí)，即：當(dāng)整個(gè)學(xué)校的預(yù)算削減時(shí)。從已經(jīng)過去的情況來看，年景暗淡，原先設(shè)定的預(yù)算，已不可能維持了。

首先，每個(gè)系必須平衡各自的基數(shù)預(yù)算：允許的支出必須等于計(jì)劃的支出。所有帶薪職位（教師、行政人員和工作人員）都納入預(yù)算中的薪水欄中，福利則納入預(yù)算中的另一欄（幾乎相當(dāng)于50％的薪水）。助教人員，按課程付酬，福利率很低——目前為8.5%。他們的工資出現(xiàn)在另一欄中。除了已知的薪水、工資和福利外，院系預(yù)算人員將剩余的基數(shù)預(yù)算資金列支為經(jīng)營預(yù)算。其中一些預(yù)算可能用于復(fù)印機(jī)、電話、差旅和會(huì)員費(fèi)等。在一年里，各系可在不同的預(yù)算項(xiàng)目之間改變預(yù)算的分配（除業(yè)務(wù)方面的預(yù)算不能轉(zhuǎn)用在薪水方面以外）來應(yīng)對(duì)特定的需要。支出在發(fā)生時(shí)登記。

大約在整個(gè)會(huì)計(jì)年度過半時(shí)。院長(zhǎng)要再次與學(xué)校官員會(huì)面，討論當(dāng)年的預(yù)算是否平衡。我們現(xiàn)在就處在這個(gè)時(shí)點(diǎn)上。評(píng)估每個(gè)系和每個(gè)學(xué)院基數(shù)頂算（允許的支出）和實(shí)際的支出之間的差額。預(yù)算試算表（電子表）有五列數(shù)據(jù)（見圖表1）。第一列是初始基數(shù)預(yù)算額。第二列是當(dāng)前的預(yù)算，它是根據(jù)暫時(shí)的財(cái)務(wù)調(diào)整對(duì)基數(shù)預(yù)算所做的修改，修改發(fā)生在年中，會(huì)增加或減少一個(gè)部門可用的預(yù)算總額（如一次性的預(yù)算變化）。第三列是年初至今與該部門明確相關(guān)的實(shí)際支出和實(shí)際收入（如實(shí)驗(yàn)室收費(fèi)或課程收費(fèi)）。第四列是預(yù)算撥款的保留數(shù)額，主要是薪水、工資和福利。最后一列是預(yù)算差異額，即第2列減去第3和第4列后的凈值。全部預(yù)算差異的總額顯示了該部門的結(jié)余或赤字。此時(shí)，社會(huì)工作系已經(jīng)有將近50 000元的赤字。

社會(huì)工作系的信息

該系開設(shè)的學(xué)士學(xué)位和碩士學(xué)位課程是得到資格認(rèn)證的。兩個(gè)學(xué)位都很受歡迎，入學(xué)人數(shù)均滿額。每年大約有30位本科畢業(yè)生獲得學(xué)士學(xué)位。并且該系有全校第二大的碩士班，每年有50位畢業(yè)生。去年。社會(huì)工作系分別開設(shè)了1 619學(xué)時(shí)的本科生課程和2 282學(xué)時(shí)的研究生課程，本科生班有107位新生人學(xué)，研究生班有119位新生注冊(cè)。（大部分研究生的課時(shí)全部都是本學(xué)院的課程。本科生則不同——他們要上其他系的很多公共基礎(chǔ)課或選修課等。）這幾年這些數(shù)字一直保持穩(wěn)定，也可能會(huì)這么保持下去。

大部分的本科生和全部的研究生都是本州居民，本科生每學(xué)期平均修13.5個(gè)學(xué)分，研究生則為9.5個(gè)學(xué)分。系主任估計(jì)該系有35％~50％的本科生是一進(jìn)大學(xué)就選的這個(gè)班，

因?yàn)樗麄兿氆@得這個(gè)學(xué)位；余下的人則是從其他項(xiàng)目轉(zhuǎn)過來的：大約20％的研究生來自于該系的本科生班。其他人在別的學(xué)校獲得本科學(xué)位，或者沒有本科學(xué)位而進(jìn)人研究生班，但要求后者修更多的學(xué)分。研究生班很受歡迎，因?yàn)樗姓衅笝C(jī)構(gòu)都保證，會(huì)提高獲得碩士學(xué)位的研究生的薪酬。

社會(huì)工作教育委員會(huì)（一個(gè)認(rèn)證評(píng)審機(jī)構(gòu)）要求碩士班至少有6位專職教師。學(xué)士班至少有2位專職教師。案例中這所大學(xué)的社會(huì)工作系有7位專職教師和2位兼職教師（在其他系仍有兼職）。系主任表示該系教師的數(shù)量勉強(qiáng)達(dá)到認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，他是其中的一位兼職教師（有行政職務(wù)在身，不能全職教學(xué)），另一位則是實(shí)地研究協(xié)調(diào)員（也沒辦法專職授課）。認(rèn)證評(píng)審機(jī)構(gòu)要求全職教師與學(xué)生人數(shù)比率：碩士層次為1:12。本科層次為l:25。它還要求每個(gè)本科學(xué)生參與至少400個(gè)小時(shí)的實(shí)踐學(xué)習(xí)，每位研究生則為900小時(shí)。學(xué)生們用這些時(shí)間服務(wù)于周圍地區(qū)的各種機(jī)構(gòu)，（醫(yī)院、戒酒和戒毒治療中心、青少年收容所等。一些機(jī)構(gòu)距離學(xué)校有60~100英里遠(yuǎn)。實(shí)踐學(xué)習(xí)需要分成小組并進(jìn)行個(gè)性化的管理。所以需要大量的助教。最近一年來，為滿足38門課以及實(shí)踐學(xué)習(xí)的需要而聘請(qǐng)了助教。在請(qǐng)助教上，系里每年花費(fèi)大約100 000美元（外加8 500美元的福利）。

其中有60％用于研究生班。社會(huì)工作系的基數(shù)預(yù)算是1 045 000美元，其中的1 037 000美元用來支付薪水、工資和福利（參見圖表l）。這1 037 000美元中。包括了：47 676美元的助教工資和4 050美元的助教福利。全職助教的薪水和福利不列入基數(shù)預(yù)算。學(xué)院最近聘用的一位人員就不在基數(shù)預(yù)算之列。（學(xué)院為他支付的薪水和福利列在“當(dāng)前預(yù)算”列，資金是從其他項(xiàng)轉(zhuǎn)來的。）該系預(yù)期大約有61 000美元的其他收入：6 000美元（基數(shù)預(yù)算）的實(shí)線學(xué)習(xí)經(jīng)費(fèi)，14 000美元的課程費(fèi)（這是學(xué)校發(fā)給所有系的），另外41 000美元的課程包干費(fèi)來自教師獲得的專用撥款，這筆錢可用來雇兼職教師或支付其他支出。但這41 000美元不能保證每年都有。

院長(zhǎng)希望教師今后獲得的專用撥款數(shù)額能有所增加。但是沒人能給出許諾。該系還預(yù)期在其他營運(yùn)支出上總共需花75 000美元，包括復(fù)印機(jī)和電話、會(huì)員費(fèi)、教師發(fā)展基金（出差——每位1 000關(guān)元）、學(xué)生手冊(cè)、更換電腦等支出。所有的實(shí)際收入或支出可以在圖表l中找到。

與社會(huì)工作系主任的談話

你詢問道，“喬什，去年批準(zhǔn)基數(shù)預(yù)算的時(shí)候，你如何能夠讓副校長(zhǎng)和院長(zhǎng)通過這些數(shù)字的呢？”

喬什回答說：“我們不匯報(bào)我們的需要就行了。我們不能反映自己的需要，他們不允許我們這么做。所以我們?cè)诨鶖?shù)預(yù)算上列示教師、行政人員和工作人員的工資，而助教的薪酬只報(bào)4 7000美元——還不足我們需要的一半。余下還有大約13 000美元的預(yù)算，我們報(bào)的是運(yùn)營費(fèi)用。我們的運(yùn)營費(fèi)用差不多得花70 000到80 000美元?！?/span>

“但是，”你說，“如果副校長(zhǎng)看到每年得支付100 000美元左右的助教工資，她怎么能做到堅(jiān)持不上報(bào)這部分資金呢？"

喬什回答道，“這是一個(gè)謎題。我想她是希望問題消失。重要的是，如果她堅(jiān)持把所需的全部金額都包括在基數(shù)預(yù)算中，那她就得找資金來增加我們的預(yù)算，她找不到的話，就得從其他系的預(yù)算中轉(zhuǎn)來資金：最終，這部分資金確實(shí)來自其他系的預(yù)算，不過是來自我們學(xué)院的其他系。”

喬什繼續(xù)說，“不管怎么說，我們基數(shù)預(yù)算中余下的這13 000美元在運(yùn)營預(yù)算欄中是隨機(jī)分配的（見圖表1）。我們不能靠這些錢來運(yùn)營。該花的錢我們還是得花。理論上，只有在資金足夠時(shí)才應(yīng)該雇助教，但我們沒辦法，不然就無法開課。盡管我有時(shí)希望看看，如果停止開設(shè)這些課程的反應(yīng)如何，但我們不能那樣做。這個(gè)春季，我們有21門課程或?qū)嵺`學(xué)習(xí)課程是由兼職教師教授的，這些課程并非選修課?！?/span>

“幾年前，有兩個(gè)因素對(duì)我們的赤字增長(zhǎng)影響很大。首先，大約有30 000美元的助教費(fèi)用，原本是由學(xué)校的繼續(xù)教育部門支付的，后來，由于預(yù)算削減，學(xué)校改變了政策這筆錢讓我們自己來付了，而且沒有增加我們的基數(shù)預(yù)算另一個(gè)主要的因素是補(bǔ)助基金的干涸一一很多學(xué)科都出現(xiàn)了這一現(xiàn)象：

我們的教師仍繼續(xù)爭(zhēng)取專業(yè)撥款。但獲得的專用撥款筆數(shù)不是很多，金額也不大。以前每年能獲得60 000~80 000元的專用撥款，我們可以依賴這筆錢補(bǔ)充物資的供應(yīng)，支付出差和助教獎(jiǎng)學(xué)金費(fèi)用〕有一筆很大的多年的專用撥款不再繼續(xù)供給，這筆資金原本是向一位教師提供的經(jīng)費(fèi)。你知道的，學(xué)院今年還要支付這筆工資。我不知道明年會(huì)發(fā)生什么?！?/span>

“獲得專用撥款的教師，在支付課程包干費(fèi)后，其教學(xué)責(zé)任可以得到豁免，這筆錢可用來支付助教工資、日常用品和出差費(fèi)用等。我們的預(yù)算人員將由專用撥款支付的工資額從工資欄中扣除，并將這些金額轉(zhuǎn)入其他支出項(xiàng)欄目中。它將出現(xiàn)在試算表‘年初至今’一欄里。因?yàn)榘窗嗉?jí)數(shù)計(jì)算的工資。專職教師所得的遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于助教所得之?dāng)?shù)，課程包干費(fèi)，幫助我們支付超過助教工資的那些支出。遺憾的是，我們不能依賴于各年度專用撥款。學(xué)校鼓勵(lì)各個(gè)科系積極把握創(chuàng)造收入的機(jī)會(huì)，但是由于大星的教學(xué)負(fù)擔(dān)和補(bǔ)助機(jī)構(gòu)的資金緊縮。我們不知道如何創(chuàng)造這種機(jī)會(huì)?！?/span>

“我們花起錢來盡量小心翼翼，我們避免長(zhǎng)途電話，教師經(jīng)常自行購買所需辦公用品。我們需要所有的助教，但我們無法支付他們很多的工資。我們就是無法達(dá)到預(yù)算平衡。即便是我們保持零運(yùn)營支出（即：除薪水和工資之外，無其他支出），我們還是有赤字！我不知道我們能做什么。我清楚我們做得很好一一項(xiàng)目的注冊(cè)人數(shù)很多，本科生全都能找到工作。本州對(duì)執(zhí)業(yè)社會(huì)工作者有需求。我們以通過要求的實(shí)踐學(xué)習(xí)為社區(qū)做了非常多的貢獻(xiàn)。所有教師工作都很努力，他們都積極參與研究項(xiàng)目。一些還設(shè)法取得了專用撥款。在過去的這一年里，我們系通過補(bǔ)助形式獲得的間接資金達(dá)到大約102 000美元。這筆資金實(shí)際上直接進(jìn)了學(xué)校的賬戶，沒到我們手上?！?/span>

“我們可以削減出差費(fèi)用，但出差是學(xué)術(shù)人員必需的一部分。我們?cè)诟鞣N會(huì)議上呈現(xiàn)我們的研究成果，了解其他網(wǎng)行在做些什么，獲得關(guān)于教學(xué)、研究、申請(qǐng)基金的新觀點(diǎn)。找們只給每位教師1 000美元的出差經(jīng)費(fèi)，但教師們會(huì)為我們帶來更多的補(bǔ)助其金?！薄敖處煴陡袎毫ΑＫ麄儾焕斫鉃槭裁幢豢闯纱蟀?，他們擔(dān)心社會(huì)工作系會(huì)被取消。取消其中的一個(gè)項(xiàng)目沒有任何意義。如果我們?nèi)∠究粕?，我估?jì)大約能節(jié)省l3 000美元——?dú)w屬于本科生班的運(yùn)營成本。同樣可以節(jié)省大約40％的助教工資和福利。電話費(fèi)和復(fù)印機(jī)費(fèi)用大多是固定費(fèi)用，無法節(jié)省?？梢哉?qǐng)教師接著用原來的電腦，再多用個(gè)一或兩年。但最多也就能省這么多了。我們沒有浪費(fèi)資金。我們只有兩個(gè)非教學(xué)的行政助理，他們要處理學(xué)生、教師的需求，操辦本系專用撥款相關(guān)的事情來彌補(bǔ)預(yù)算需要。他們很忙。另外很重要的一點(diǎn)是．在本州其他一些學(xué)校也開設(shè)了社會(huì)工作專業(yè)的本科生和研究生班，所以我們的學(xué)生可以選擇其他學(xué)校的這些項(xiàng)目。我估計(jì)到本預(yù)算年度末，在運(yùn)營預(yù)算這塊還得再花15 000美元：這將導(dǎo)致大約65 000美元的赤字。我希望你能找到一些方法幫助我們?！?/span>

要求：按照韋勒院長(zhǎng)的要求，你需要對(duì)這個(gè)系的財(cái)務(wù)狀況做出估計(jì)，并將結(jié)果以一種令人信服的方式呈報(bào)給財(cái)務(wù)副校長(zhǎng)。請(qǐng)對(duì)你所做的一些假設(shè)進(jìn)行清晰的闡述院長(zhǎng)想在下一次的預(yù)算會(huì)議上使用你的資料。你披露的信息必須清晰，確保非財(cái)務(wù)人員也能理解。以適當(dāng)?shù)男问教岢鼋ㄗh并呈報(bào)給他們?？紤]在當(dāng)前的預(yù)算系統(tǒng)條件下，如果取消社會(huì)工作系，與該系相關(guān)的支出將不發(fā)生，赤字也會(huì)消失，你們學(xué)院的狀況將好起來。但是，學(xué)校會(huì)因此而受益嗎？你可以假定如果取消該系的一個(gè)本科生班，學(xué)?？梢越鈫⒔處煻恢Ц读P金。你不需要考慮像設(shè)備的維護(hù)或折舊成本。注意：在非營利組織中，使用“支出”來替代“費(fèi)用”。

1）社會(huì)工作系目前做出了怎樣的貢獻(xiàn)，既有財(cái)務(wù)方面的又有其他方面的嗎？

2）取消社會(huì)工作系對(duì)這所學(xué)校將會(huì)產(chǎn)生什么影響？

3）取消社會(huì)工作系的學(xué)士班對(duì)這所學(xué)校將會(huì)產(chǎn)生什么影響？

4）總的來說，問題出在哪？為什么社會(huì)工作系在財(cái)務(wù)上看起來這么糟糕？