實(shí)操就業(yè)如何縮減資金支出簽批流程？
報(bào)銷費(fèi)用等資金支出時(shí)，都需要哪些人簽批呢？中等規(guī)模的企業(yè)簽批流程一般為部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人、財(cái)務(wù)總監(jiān)、主管副總。如果公司沒有實(shí)行預(yù)算管理，還可能需要總經(jīng)理簽字。這么多人的簽批各有其作用，部門經(jīng)理簽字作用是為了證明事項(xiàng)屬實(shí)，財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人簽字是證明發(fā)票合規(guī)、金額無誤、費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)，財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字是為了知曉資金流向，副總或總經(jīng)理簽字是審批同意該筆報(bào)銷。
這只是費(fèi)用報(bào)銷簽批的常規(guī)操作，實(shí)際可能比這要復(fù)雜得多。不少企業(yè)架構(gòu)復(fù)雜、矩陣管理、多頭負(fù)責(zé)，員工費(fèi)用報(bào)銷動(dòng)輒需要十?dāng)?shù)人簽字。這么一長(zhǎng)串簽字真的都有必要嗎？
從內(nèi)控的角度看，一筆資金支出有三人簽批、相互牽制則可避免舞弊。以費(fèi)用報(bào)銷為例，這三個(gè)人可以是直接主管、部門領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人。企業(yè)規(guī)模較小時(shí)，直接主管、部門領(lǐng)導(dǎo)可能就是一個(gè)人。
資金支出審批簽字是重要的內(nèi)控手段，簽批流程一般由財(cái)務(wù)部門設(shè)計(jì)。很多企業(yè)財(cái)務(wù)部門喜歡打著加強(qiáng)內(nèi)控的幌子，肆意把簽批流程拉得越來越長(zhǎng)。拉長(zhǎng)的簽批大體可歸為兩種情形：
第一，財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)思考不夠，沒有能力識(shí)別有效的簽批人。本來只需要三人簽批就夠了，因?yàn)椴磺宄悄?個(gè)人，結(jié)果就設(shè)計(jì)成了13個(gè)人簽批了。設(shè)計(jì)者的意圖是，只要13個(gè)人含住了這3個(gè)人，風(fēng)險(xiǎn)就控制住了。道理雖如此，結(jié)果未必如此。這種設(shè)計(jì)容易導(dǎo)致簽批跟風(fēng)走形式，只要前面簽了，后面就跟簽了事。
第二，把知情權(quán)與審批權(quán)混同了。知情權(quán)只需要知情，審批權(quán)需要決策，設(shè)計(jì)者沒有考慮此中差別。如果只需要對(duì)資金支出事項(xiàng)知情，知會(huì)即可，并不需要簽批。
把簡(jiǎn)單問題復(fù)雜化就像魔怔一樣，幾乎會(huì)成為管理的趨勢(shì)。這種趨勢(shì)等于默認(rèn)追求內(nèi)控安全可以損害部分運(yùn)行效率。在很多人眼里，安全比效率重要，于是冗長(zhǎng)的簽字流程會(huì)被不斷強(qiáng)化，不斷固化。
除此之外，會(huì)計(jì)人員出于免責(zé)的考慮，在此過程中不乏推波助瀾之嫌。
2015年11月，華為財(cái)務(wù)曾因《一次付款的艱難旅程》，被任正非先生簽發(fā)電郵怒斥，“據(jù)我所知，這不是一個(gè)偶然事件，不知從何時(shí)起，財(cái)務(wù)忘了自己的本職是為業(yè)務(wù)服務(wù)、為作戰(zhàn)服務(wù)，什么時(shí)候變成了頤指氣使，皮之不存，毛將焉附?！?/p>
《一次付款的艱難旅程》背后反映的是財(cái)務(wù)人趨利避害的“算計(jì)”，按流程審批，自己沒有責(zé)任；不按流程審批，事做成了自己沒有功勞，做壞了自己要承擔(dān)責(zé)任。
除了簽字流程長(zhǎng)以外，還有的企業(yè)追求最后簽批人的級(jí)別要高，動(dòng)不動(dòng)就要求簽字流程走到總經(jīng)理那。果真如此，說明了兩點(diǎn)：一是總經(jīng)理授權(quán)不夠，凡事愿意親歷親為；二是總經(jīng)理用自己的簽批做最后的把關(guān)。說穿了，還在于公司的制度流程不健全、不規(guī)范、不透明，要靠人的責(zé)任心去補(bǔ)缺。
究竟哪些資金支出需要總經(jīng)理簽批呢？我的建議是：公司處于初創(chuàng)期或規(guī)模較小時(shí)，總經(jīng)理“一支筆”不失為好辦法；內(nèi)控缺失或內(nèi)控不健全時(shí)，總經(jīng)理做最后的把關(guān)；沒有實(shí)行預(yù)算管理的，總經(jīng)理決定資金安排；超預(yù)算的資金支出或預(yù)算外資金支出，總經(jīng)理擁有最終決定權(quán)；大額資金支出，總經(jīng)理應(yīng)親自掌控高管的費(fèi)用報(bào)銷。
資金支出簽批亟需減政，簡(jiǎn)政的思路是什么，用任正非先生的話說，讓聽得見炮聲的人做決策。公司要把決策權(quán)交給一線辦事的人，財(cái)務(wù)要做的是加強(qiáng)監(jiān)督權(quán)。
（本文來源：指尖上的會(huì)計(jì) 作者：袁國(guó)輝）
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