內(nèi)部控制要點(diǎn):不相容職務(wù)分離控制
不相容職務(wù)分離控制是內(nèi)部控制的措施之一,對于防范企業(yè)舞弊具有重大意義,下面小編就來談?wù)劜幌嗳萋殑?wù)分離控制的的方方面面。
一、什么是不相容職務(wù)分離控制
《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》中對不相容職務(wù)分離的描述是這樣的:不相容職務(wù)分離控制要求企業(yè)全面系統(tǒng)地分析、梳理業(yè)務(wù)流程中所涉及的不相容職務(wù),實(shí)施相應(yīng)的分離措施,形成各司其職、各負(fù)其責(zé)、相互制約的工作機(jī)制。
小編認(rèn)為,不相容職務(wù)分離控制的重點(diǎn)在于“制約”,防范舞弊行為。如果業(yè)務(wù)中的不相容職務(wù)全部由一人擔(dān)任,就很可能發(fā)生舞弊或者失誤的情形,又因?yàn)檫@些業(yè)務(wù)都由一人負(fù)責(zé),所以即使發(fā)生舞弊行為也很容易被掩蓋。這種時(shí)候不相容職務(wù)分離控制就顯得異常重要了,不相容的崗位由不同的人擔(dān)任,彼此之間相互制約,能夠有效防范舞弊行為。
二、常見的不相容職務(wù)分離控制
企業(yè)的不相容職務(wù)與其主要業(yè)務(wù)以及業(yè)務(wù)流程息息相關(guān),不同的行業(yè)有不同的不相容職務(wù),下面以企業(yè)中常見的貨幣資金業(yè)務(wù)和采購業(yè)務(wù)為例,講講這兩種業(yè)務(wù)中涉及的不相容職務(wù)。
(一)貨幣資金業(yè)務(wù)
貨幣資金的管控對一個(gè)企業(yè)來說異常重要,公司財(cái)務(wù)部門涉及到貨幣資金業(yè)務(wù)的不相容職務(wù)分離控制是我們最耳熟能詳?shù)摹1热纭俺黾{管錢不管賬”,具體來說就是出納人員不得兼任稽核、會計(jì)檔案保管和收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。
除此之外,還有付款審批,資金的保管與盤點(diǎn)清查,會計(jì)記錄與復(fù)核等業(yè)務(wù)都需要企業(yè)根據(jù)崗位的特性,實(shí)施不相容崗位分離控制。實(shí)務(wù)中有很多企業(yè),為了節(jié)約成本,出納和會計(jì)由一人擔(dān)任,甚至連網(wǎng)銀盾也全權(quán)由一人負(fù)責(zé),這種情況下是否出現(xiàn)舞弊全靠工作人員的自覺了。
(二)采購業(yè)務(wù)
采購業(yè)務(wù)在人們的印象中一般都是個(gè)“美差”“肥差”,究其原因就是企業(yè)的內(nèi)部控制做的不到位,讓員工鉆了空子。
實(shí)際上企業(yè)應(yīng)針對采購業(yè)務(wù)過程中的這些不相容職務(wù)實(shí)施分離控制:采買物品的請購與審批、合同的談判與審批、詢價(jià)與確定供應(yīng)商、采購合同的訂立與審核、貨物的采購與貨物的驗(yàn)收等等。只有在采購的過程中,各個(gè)崗位的人員各司其職,相互制約監(jiān)督,才能避免“吃回扣”“虛報(bào)價(jià)格”等舞弊行為的出現(xiàn)。
小編在這里舉一個(gè)前幾天聽到的真實(shí)案例?!痢凉镜牟少徑?jīng)理在采購業(yè)務(wù)上一門獨(dú)大,與供應(yīng)商的談判也全都由他一人負(fù)責(zé)。據(jù)他反映,前年供應(yīng)材料漲價(jià)了,公司也沒有懷疑直接照常付款。然而今年公司突然緊急需要一批材料,恰巧這位采購經(jīng)理請假了,于是CEO親自打電話給供應(yīng)商,交流的過程中就發(fā)現(xiàn)不對勁了,原來材料竟然一直沒有漲價(jià),公司這幾年多付的錢進(jìn)了誰的腰包就可想而知了。由此可見,在采購業(yè)務(wù)中進(jìn)行不相容職務(wù)分離控制還是十分有必要的。
三、實(shí)施難點(diǎn)
(一)管理層缺乏牽制思想
實(shí)施不相容職務(wù)分離控制的前提是公司有足夠多的員工,而很多管理層的想法則是人越少干得活越多越好,完全沒有考慮到牽制的問題。而在一人多崗的情況下,對員工的素質(zhì)要求就很高,很多時(shí)候并不能達(dá)到想要的效果。
(二)執(zhí)行力不足,浮于表面
有的企業(yè)雖然制定了相關(guān)的內(nèi)部控制,但執(zhí)行力不足,發(fā)揮不了應(yīng)有的控制作用。只有在出現(xiàn)問題的時(shí)候,才想起內(nèi)控的問題。大多數(shù)企業(yè)把更多的精力用在了開發(fā)產(chǎn)品、市場上,也就是“掙錢”上,但即使掙再多的錢,如果管控出現(xiàn)問題,那么企業(yè)也無法成功經(jīng)營,所以也應(yīng)當(dāng)給予內(nèi)部控制同樣的重視。
企業(yè)能否做好不相容職務(wù)分離內(nèi)部控制,關(guān)系著企業(yè)內(nèi)部控制是否有效,有時(shí)甚至對整個(gè)企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營產(chǎn)生巨大影響,企業(yè)對此應(yīng)給予高度重視。
(本文由東奧會計(jì)在線原創(chuàng),轉(zhuǎn)載請注明出處)