兩筆獨(dú)立的業(yè)務(wù)

在ERP系統(tǒng)中，最核心的處理原則是：將“銷售新機(jī)”和“回收舊機(jī)”視為兩筆獨(dú)立但關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)。新機(jī)銷售是主營業(yè)務(wù)，舊機(jī)回收是附加服務(wù)（通常會(huì)產(chǎn)生成本或費(fèi)用）

一、 前期設(shè)置：ERP主數(shù)據(jù)與規(guī)則配置

在處理具體訂單前，需要在ERP中進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)置：

1. 商品主數(shù)據(jù)：

   • 新機(jī)：正常銷售商品，物料類型為“產(chǎn)成品”或“貿(mào)易商品”。

   • 舊機(jī)：需要?jiǎng)?chuàng)建對(duì)應(yīng)的“回收舊機(jī)”物料代碼。物料類型通常設(shè)置為“非庫存物料”或“服務(wù)”，因?yàn)樗皇怯糜阡N售的商品，而是代表一種回收服務(wù)或成本項(xiàng)。為其設(shè)置一個(gè)象征性的價(jià)格（如1元），但實(shí)際價(jià)值通過折扣券體現(xiàn)。

2. 價(jià)格方案：

   • 創(chuàng)建專門的“以舊換新折扣”促銷方案或優(yōu)惠券類型。這個(gè)折扣的金額就是給客戶的舊機(jī)抵扣款。

   • 例如：一臺(tái)新冰箱售價(jià)3000元，舊機(jī)抵扣300元，那么客戶實(shí)際支付2700元。這300元折扣需要與回收舊機(jī)業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)。

3. 舊機(jī)評(píng)估體系：

   • 最好有一個(gè)外部系統(tǒng)或表格與ERP集成，用于定義不同品類、品牌、型號(hào)、使用年限的舊機(jī)的標(biāo)準(zhǔn)回收價(jià)。這個(gè)價(jià)格是財(cái)務(wù)計(jì)提成本和給客戶折扣的依據(jù)。

4. 倉庫設(shè)置：

   • 設(shè)置一個(gè)專門的“舊機(jī)暫存?zhèn)}”或“待處理倉”，用于接收和存放回收的舊機(jī)，與正常銷售庫存嚴(yán)格區(qū)分。

二、 具體業(yè)務(wù)流程在ERP中的操作

場(chǎng)景：客戶在電商平臺(tái)（如天貓、京東、自有商城）下單購買新機(jī)并選擇以舊換新服務(wù)。

步驟1：電商平臺(tái)下單與訂單同步

• 客戶在電商平臺(tái)下單，選擇“以舊換新”，并填寫舊機(jī)信息（品類、品牌、型號(hào)、大致情況）。

• 電商平臺(tái)根據(jù)規(guī)則初步估算舊機(jī)抵扣金額（例如300元），并在訂單金額中直接扣除。

• 電商平臺(tái)將訂單信息（包括新機(jī)SKU、數(shù)量、成交價(jià)（已減抵扣額）、以及“以舊換新”標(biāo)識(shí)和舊機(jī)信息）通過API接口同步到ERP系統(tǒng)。

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步驟2：ERP創(chuàng)建銷售訂單（Sales Order）

• ERP接收到同步的訂單信息。

• 創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)銷售訂單，包含：

  • 行項(xiàng)目1：新機(jī)商品，正常售價(jià)3000元。

  • 行項(xiàng)目2：“以舊換新折扣”項(xiàng)目（或優(yōu)惠券），金額為 -300元。

  • 訂單總額為2700元。

• 在訂單抬頭或行項(xiàng)目中添加備注，注明此為“以舊換新訂單”，并記錄舊機(jī)的相關(guān)信息（平臺(tái)傳遞過來的）。

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步驟3：新機(jī)出庫與財(cái)務(wù)收款

• 物流處理：倉庫人員根據(jù)銷售訂單（金額2700元）進(jìn)-行揀貨、打包、發(fā)出新機(jī)。在ERP中做發(fā)貨過賬（Post Goods Issue）。

  • 系統(tǒng)產(chǎn)生會(huì)計(jì)分錄：

    • 借：主營業(yè)務(wù)成本

    • 貸：庫存商品-新機(jī)

    • 借：應(yīng)收賬款 2700

    • 貸：主營業(yè)務(wù)收入（不含稅）

    • 貸：應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅（銷項(xiàng)稅額）

• 財(cái)務(wù)收款：客戶支付2700元至電商平臺(tái)賬戶，平臺(tái)后續(xù)與公司結(jié)算。ERP中核對(duì)結(jié)算單，確認(rèn)收款。

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步驟4：舊機(jī)回收與入庫（關(guān)鍵步驟）

• 預(yù)約回收：客服或物流部門聯(lián)系客戶，預(yù)約上門回收舊機(jī)時(shí)間。

• 上門評(píng)估：師傅上門后，根據(jù)實(shí)物情況進(jìn)行最終核價(jià)。可能與平臺(tái)初步估價(jià)有出入（例如，實(shí)際舊機(jī)狀況差，只值200元）。

• ERP操作：

  • 情況A：核價(jià)與預(yù)估一致（300元）：

    1. 師傅回收舊機(jī)，運(yùn)回倉庫。

    2. 倉庫收到舊機(jī)后，在ERP中做一筆收貨到“舊機(jī)暫存?zhèn)}” 的移動(dòng)。物料就是之前創(chuàng)建的“回收舊機(jī)”物料。此時(shí)不影響財(cái)務(wù)賬，僅作庫存數(shù)量管理。

  • 情況B：核價(jià)低于預(yù)估（實(shí)際200元，預(yù)估300元）：

    • 這是一個(gè)異常處理場(chǎng)景。需要與客戶溝通，解釋原因。通常處理方式是：客戶接受則繼續(xù)；客戶不接受則取消以舊換新，訂單按3000元支付（需補(bǔ)差價(jià)）。

    • 如果客戶接受，需要在ERP中調(diào)整原銷售訂單：將“以舊換新折扣”的行項(xiàng)目金額從 -300元 修改為 -200元。

    • 這意味著客戶需要補(bǔ)付100元差價(jià)（聯(lián)系客戶付款或由平臺(tái)發(fā)起補(bǔ)款）。

    • 舊機(jī)實(shí)物依然收回，入庫到“舊機(jī)暫存?zhèn)}”。

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步驟5：舊機(jī)處置與成本確認(rèn)

• 處置舊機(jī)：公司將回收的舊機(jī)銷售給專業(yè)的回收商。

• ERP操作：

  1. 創(chuàng)建一張采購訂單（或廢舊物資銷售訂單），客戶是回收商，商品是“回收舊機(jī)”，價(jià)格為處置價(jià)（例如，所有舊冰箱統(tǒng)一50元/臺(tái)）。

  2. 從“舊機(jī)暫存?zhèn)}”做發(fā)貨過賬給回收商。

  3. 回收商付款，公司確認(rèn)收入（例如50元）。

• 財(cái)務(wù)計(jì)提成本：

  • 這才是處理“以舊換新”成本的關(guān)鍵。在步驟4中，公司已經(jīng)給了客戶300元（或200元）折扣，但舊機(jī)只賣得了50元。

  • 公司實(shí)際虧損了250元（300 - 50），這250元就是本次以舊換新活動(dòng)的真實(shí)成本。

  • 在月末，財(cái)務(wù)需要根據(jù)“回收舊機(jī)”的計(jì)提價(jià)（給客戶的折扣） 和預(yù)計(jì)處置價(jià)的差額，計(jì)提成本費(fèi)用。

  • 會(huì)計(jì)分錄示例（計(jì)提時(shí)）：

    • 借：銷售費(fèi)用-以舊換新補(bǔ)貼 250

    • 貸：預(yù)計(jì)負(fù)債-以舊換新補(bǔ)貼 250

  • 實(shí)際處置后（收到50元）：

    • 借：庫存現(xiàn)金/銀行存款 50

    • 借：預(yù)計(jì)負(fù)債-以舊換新補(bǔ)貼 250

    • 貸：其他業(yè)務(wù)收入（廢舊物資）50

    • 貸：銷售費(fèi)用-以舊換新補(bǔ)貼 250 （或反向沖減費(fèi)用）