JEA：邁向成本透明的大道
與車隊部會晤
Steven請Jones博士給車隊的營運分析員Rachel Davis發(fā)一封電郵，向他說明工作組正在為JEA公司進行一項有關成本透明化的研究，需要有關該部門的一些資料。工作組特別需要的資料，包括車隊的組織機構、流程圖、以及預算方面的信息。Rachel跟她的上司討論了這一封電郵，后者指示她用電郵向Jones博士提供所需要的一切資料。Rachel安排在下周三與Jones博士和他的同事們會晤，討論Rachel用電郵發(fā)給Jones博士的各項信息。
3月1日星期三上午，教授們與Rachel在Steven的辦公室會面。教授們向Rachel簡要地介紹了這項研究的目的、以及他們所擔當?shù)娜蝿?，接著就單刀直入地提出有關車隊消費TS資源的問題。
Dr. Jones：基本上，我們已經(jīng)把你的員工在車隊里所做的每一件事以及與TS服務之間的關系，都用線路圖描繪了出來。迄今為止，我們已經(jīng)繪制了你們的各項流程圖，我們首先要做的是請你把這些流程圖瀏覽一下，并告訴我們它們是不是準確地反映了當前的情況。
Rachel：沒問題。實際上，我最近剛把大部分的流程根據(jù)當前的情況作了一番修改。因此，我可以把你給我的復印件和我們最近的流程圖作一對比……是呀，看來你給我的都對。我們現(xiàn)在有1,426輛車子了。其中大約1,000輛是可以行駛的機動車輛，其余400輛則為拖車和挖掘機之類的設備。我們有13名員工，今年的預算為500萬美元。
Dr. Jones：好。那么你們花費在耗用TS的資源方面，主要是哪些費用呢？
Rachel：我得說主要是一種稱為Maximo的軟件系統(tǒng)。
Dr. Jones：能不能請你解釋一下Maximo是個什么意思呢？
Rachel：當然可以。我們用它來管理資產(chǎn)。車隊的每一輛車子都存放在那個軟件里，甚至在把一輛車賣掉以后，它仍然繼續(xù)作為一項退役資產(chǎn)保留在那里（占用著存儲空間）。Maximo不但用于資產(chǎn)管理，它還用于下達需要做的工作任務單——小到需要換一個燈泡，大到需要一臺新的引擎。JEA公司使用Maximo已經(jīng)有8年之久了，我們這個車隊是去年12月開始用的。
Dr. Jones：哦。Steven，當你這個車隊開始改用Maximo時，TS需要做些什么？你需要購買新的許可證、新的模塊、增加服務器什么的嗎?
Steven：是的，這就要增加數(shù)據(jù)，大量的數(shù)據(jù)，從而增加了數(shù)據(jù)庫的容量，也增加了采用Maximo所需要的電腦運算能力。我們買了一臺帶有8個處理程序的全新的服務器，但可惜目前只是利用了其中一個處理程序的一半能力，利用率只達到9%。
Dr. Jones：是嗎？哦，這里正有幾個有關成本透明度的問題呢！
Steven：愿聞其詳。
Dr. Jones：在你們現(xiàn)行的預算制度下，把TS的預算成本分配給各個用戶時，是用什么做分母的？
Steven：我不知道呀。這是什么意思？
Dr. Jones：嗯，就車隊而言，需要的那臺新服務器的利用率只達到9%。包括在車隊預算中的服務器成本額，是按實際占用的新服務器的容量（即車隊預計要占用的容量）計算出來的，還是按它的有效產(chǎn)能，即把它能夠提供的多余的產(chǎn)能全都計入到車隊的預算中去了呢？
Steven：目前來說，我想應該按我們車隊當前所用的服務器的9%來計算。
Dr. Jones：這就引出了一個如何非常清晰地確定未被利用的產(chǎn)能容量和由誰來負責這部分產(chǎn)能的問題。談到成本的透明性問題，Rachel，能不能請你解釋一下，TS的成本是如何列示在車隊預算上的？
Rachel就TS的成本（包括許可證費用、維修費、專業(yè)服務費、物料、人工和個人用品等）是如何計入她的預算的，作了一番解釋。取得了這一資料之后，教授們就能夠為車隊編出一份報告書的樣本，把整個的TS預算分類為綠色、黃色和紅色成本。這份報告書可以用作一個范本，編出JEA公司其他各個部門的報告書。
最終報告書
最后，教授們編出了可以呈交的第3階段的流程成熟模式，遞給Wanyonyi。它包括幾個主要的文件，幫助TS的經(jīng)理人員重溫教授們在車隊對PBC所作的分析。教授們編制了一份“PBC立方體”的圖式，這個圖把成本分配系統(tǒng)加以分類和歸納。在立方體的左側，列示了各個業(yè)務單位；在立方體的前方，列示了提供的服務（或應用）；在立方體的頂部，列示了成本的類別/資源。立方體中的交叉部分，實際上都記入到一份龐大的電子表格（Excell），在表格中把整個TS的預算，分解到JEA公司的所有單位。教授們準備召開最后一次會議，跟Wanyonyi和JEA公司參與到這個項目中來的主任們討論報告書。
PBC立方體
Wanyonyi：我理解這個立方體和它與Excel之間的關系。我也了解每一個業(yè)務單位（或副總裁）會收到一份報告書，標出該單位的綠色、黃色和紅色成本。
Dr. Jones：正是如此。通過這份報告書，副總裁們能提出自己對節(jié)約成本的倡議。
Wanyonyi：對，我對這一點也是理解的。不過，我對于這項制度如何逐年地執(zhí)行下去，還有些不夠明白。我的意思是，預算是每年都有所不同的，某些成本所包括的范圍更會發(fā)生變化，因而這份報告書應該只能適應這一年的實際情況。
Steven：我可以來解釋這個問題。我認為，年度預算代表一個部門將要發(fā)生的費用。因此，我們可以把成本分配的過程和編制預算的過程聯(lián)結起來，由于第二年采用的是同一個成本分配過程，這就可以編制出第二年的報告書了。我可以建立一個數(shù)據(jù)庫程序，把Excel的各個項目“拖”到數(shù)據(jù)庫中，從而“迫使”用戶們把他們新的預算在每年年初就編制出來。
Dr. Jones：這看來是個極好的主意。企業(yè)內(nèi)部各個用戶都應該照辦，不能把它擱置在次要地位。在每一年的年初，就應該立即做這件事。
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